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Le flex office : mode d’organisation de travail 2.0

le flex office
Alexandre Diard
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Précurseurs dans ce domaine, les géants du conseil adoptent le flex office (ou sans bureau fixe) dès les années 90. Celui-ci répond alors parfaitement aux besoins de ce secteur où les salariés exercent le plus souvent leur métier chez les clients. Parallèlement, la naissance des start-ups ouvre la voie à des espaces de travail innovants. Axé sur l’esprit collaboratif, l’environnement de travail doit désormais stimuler la créativité. 

Ce concept original rompt avec le schéma classique des bureaux individuels et fermés et fait ainsi figure de modèle disruptif. La révolution digitale s’installe et l’éloignement n’est plus un frein à la productivité. Les entreprises découvrent peu à peu le télétravail. Sa généralisation lors de la pandémie a permis de lever les réticences de nombreuses entreprises. 

L’alternance entre présentiel et distanciel se propage, les espaces de coworking et les centres d’affaires fleurissent. L’offre de bureaux se diversifie et modifie profondément le lien entre vie professionnelle et vie privée. Dès lors, il s’agit pour les dirigeants de repenser l’espace de travail. Le flex office et son mode d’organisation de travail 2.0 ont l’ambition de trouver un nouvel équilibre entre efficacité et qualité de vie sur le lieu de travail.

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Le flex office : comment ça fonctionne ? 

Le flex office : à quoi ça correspond ? 

Les espaces cloisonnés n’ont plus la cote. Dans cette réorganisation des espaces, le space planning fait la part belle aux plateaux vastes et lumineux. À première vue, on pourrait croire que les bureaux en open space, en vogue dans les années 70, sont de retour. 

Passée la première impression, la différence saute aux yeux : le salarié n’a plus de siège attitré. Chaque matin, il s’installe à une place disponible, choisie à son arrivée ou sur réservation, suivant la fréquentation du jour. Nomade, il est muni de son ordinateur ou de sa tablette et se déplace en fonction de ses besoins. À tout moment de la journée, on peut le trouver à son poste de travail ou dans une salle de réunion. Il peut également s’isoler dans une alcôve pour un moment plus confidentiel, pour travailler en toute quiétude ou bien échanger avec ses collègues dans l’espace de convivialité.

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L’environnement n’est plus figé, il devient modulable. Le mouvement et l’agilité sont de mise. Alternant souvent télétravail et vie au bureau, le salarié actuel a une autre relation au travail. Il se déplace pour partager des idées, entretenir son réseau et ne pas perdre cette part d’enrichissement inhérente à toute interaction sociale. Une nouvelle façon de travailler émerge et, avec elle, des attentes inédites des collaborateurs. Finis les bureaux standardisés, il est indispensable d’encourager la rencontre, l’émulation et l’innovation. 

Le bien-être au travail n’est plus une utopie. L’entreprise crée un environnement où le salarié peut s’épanouir, un univers qui incarne sa culture et ses valeurs. Il faut donner envie, favoriser le partage et la cohésion des équipes.

C’est en réalité un changement profond. Décloisonner peut paraître anecdotique, mais faire tomber les murs, c’est aussi modifier les codes de la hiérarchie, casser la tour d’ivoire et adopter un nouveau mode de management. Pour emporter l’adhésion des salariés, cette mutation doit faire l’objet d’une étude soigneuse avant d’être instaurée.

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Le flex office : comment mettre en place ce mode d’organisation au sein de votre entreprise ? 

Une transformation de cette ampleur ne s’improvise pas. La réussite du flex office est conditionnée à une étude précise de l’organisation de l’entreprise. Qui interagit au quotidien avec qui ? Quels sont les flux de communication ? Flexibilité ne signifie pas désordre. 

Par exemple, le nombre de places doit être soigneusement étudié pour éviter de voir des salariés désespérés errer dans les couloirs à la recherche d’un bureau. Les services qui ont le plus d’interrelations sont regroupés à un même étage ou bien chaque département a une zone spécifique. Il existe des solutions pragmatiques.

L’aménagement doit être conçu autour de deux piliers : l’efficacité et le lien social. Ainsi la diversité de la typologie des espaces est primordiale : 

  • La « phone box » permet de s’isoler pour téléphoner. 
  • Une multitude de salles sont destinées aux situations confidentielles, aux brainstormings ou réunions avec des externes. 
  • Pour une discussion plus informelle, ou une envie de travailler dans un cadre plus convivial, la cafétéria ou un espace de convivialité propose une autre ambiance.
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Le flex office prend tout son sens lorsqu’il parvient à stimuler le travail en équipe. Les zones de dialogue et de partage, ou tiers lieux, doivent être particulièrement soignés. On peut s’installer, boire un café, être assis sur un coin de table pour discuter. C’est l’échange qui est important. 

Tout doit être pensé pour offrir des conditions de travail optimales. Le lieu de travail est aussi un lieu de vie : les espaces sont agrémentés de plantes vertes, le mobilier de bureau est ergonomique. L’insonorisation des lieux et la qualité de l’équipement — casques, écrans, connexion haut débit — sont particulièrement soignées.

Tout au long de la journée, et ce à partir du moment où il ouvre son casier, le collaborateur doit vivre une expérience positive et motivante.

Cette approche peut en dérouter certains. La gestion du changement est ainsi la clé d’une migration réussie vers cette nouvelle façon de travailler. Les règles de vie doivent être claires pour écarter les nuisances propres aux espaces partagés. Par ailleurs, les cadres ont souvent besoin d’être accompagnés dans la transition vers un management basé sur la confiance.

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Les avantages du flex office 

Décloisonner l’espace et les esprits : cet objectif, a priori ambitieux, devient accessible. Le flex office efface la routine quotidienne. Les échanges avec des collègues de tous horizons aident à appréhender les différents métiers, à mieux comprendre leurs imbrications et à saisir une vision globale de l’entreprise. De ces nouvelles interactions naissent des idées qui bousculent les certitudes dans un environnement de travail dynamique et propice à l’innovation. Le flex office peut être un facilitateur dans ce domaine.

La communication fluide entre acteurs d’un même projet, quel que soit le niveau hiérarchique, donne une agilité et participe à l’esprit d’équipe et à la cohésion. Bien entendu, cela implique de quitter l’organisation en silo pour adopter un mode de management transversal offrant plus de souplesse et de réactivité.

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Pour 69 % des salariés*, l’environnement de travail est l’élément contribuant le plus à leur épanouissement, et ils sont 71 % à vouloir que celui-ci soit optimisé. La possibilité de travailler dans un climat plus harmonieux ou d’être dans un groupe tout en pouvant s’isoler, participe à la satisfaction des salariés. Elle libère les tensions et peut atténuer le stress dans le milieu professionnel.

Par ailleurs, un espace de travail avec une identité affirmée incarne la culture et les valeurs d’une entreprise. Vecteur d’une marque employeur forte, ces types d’aménagements modernes contribuent à une image positive de la société et constituent un facteur d’attractivité pour les candidats.

 

Les inconvénients du flex office

Le flex office pourrait être un monde parfait. Ce serait sans compter sur la diversité des hommes. Même s’il est bien préparé, ce modèle peut perturber une partie des salariés. Finis les photos de famille sur le bureau et les souvenirs de voyage. Sortir de sa routine est toujours difficile. Il faut savoir oublier ses repères et aborder le flex office comme une nouvelle page.

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Perdre son bureau, c’est pour certains, toucher à leur statut, à leur position dans l’entreprise et dans la société. Le flex office nous interpelle sur notre rapport au travail, sur nos attentes et la place que nous lui accordons. Il est question de reconnaissance sociale, d’accomplissement et d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. 

Et puis la vie collective n’est pas un long fleuve tranquille : il y a ceux qui ont du mal à respecter les règles de vie, les rebelles à un modèle imposé, les réfractaires au changement alors que « c’était mieux avant ». Pour les entreprises qui ont décidé de ne pas répartir l’espace en tenant compte des différents métiers, l’effet « bibliothèque » est contre-productif. On s’assoit au milieu d’une multitude d’inconnus qui ne lèvent pas la tête de leur bureau et on repart sans avoir parlé à personne. Frustration et stress assurés !

En résumé, il y a flex office et flex office. La formule doit être choisie avec soin, car on le voit, la vie professionnelle est désormais en lien continu avec la vie personnelle. La conduite de changement est essentielle pour éviter les déceptions et les blocages.

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Les salariés attachent de plus en plus d’importance à leur qualité de vie. Le temps de transport, l’équilibre travail/famille sont souvent des critères de décision lors d’un recrutement. Le flex office combiné avec le télétravail répond à ces préoccupations. Du point de vue de l’employeur, les enjeux vont bien au-delà de l’avantage économique corrélé à la diminution des mètres carrés occupés. La difficulté est de fédérer les salariés autour de ce nouveau mode de travail. Établir les conditions d’une émulation qui renforce la performance globale et bénéficier de tout le potentiel créatif des équipes est un vrai défi.

La pandémie l’a révélé : on sait que ce mode de travail partagé entre le distanciel et la présence physique au bureau peut fonctionner. Le flex office est un facilitateur, peut-être le modèle de demain, et sans doute celui qui colle le mieux à ce mode de travail hybride. Comme dans tout nouveau processus, il y aura des ajustements avant de trouver la formule qui fera l’unanimité. Mais la tendance de fond est bien là et s’inscrit durablement dans le temps.

 

*Sondage YouGov pour CD&B, spécialiste de l’aménagement des espaces de bureau

 

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