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5 astuces pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise

mettre en place le télétravail
Alexandre Diard
mettre en place le télétravail

Avec l’apparition d’internet et d’outils informatiques de plus en plus performants, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à avoir recours au télétravail. Pour ceux dont la définition est encore floue, le télétravail désigne une organisation du travail qui permet aux salariés d’exercer leur activité professionnelle hors des locaux de l’entreprise. Il s’agit donc de répondre à des problématiques ou des besoins particuliers tels que la mobilité des employés ou les horaires décalés.

Il existe deux types le télétravail. Le premier, dit « classique », signifie que les collaborateurs ne sont jamais présents dans les locaux de la société, à l’exception de rencontres exceptionnelles organisées. Le deuxième, dit « pendulaire » qui s’effectue de manière ponctuelle, voir exceptionnelle, à raison de trois jours maximums par semaines.

Bien qu’il soit de plus en plus répandu, il subsiste des craintes du côté des managers quant à ce procédé, notamment sur la question de l’isolement et de la déstructuration de leurs équipes, mais aussi sur la difficulté de monitorer le travail. Etant devenu un atout pour la productivité et la fidélisation des salariés, il s’agit donc de se poser les bonnes questions pour mettre en place le télétravail de façon pertinente.

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1) Définir clairement les modalités du télétravail


Tous les secteurs d’entreprise ne peuvent pas prétendre au télétravail. Certaines structures se doivent d’avoir au moins la moitié de leurs salariés présents dans leurs locaux pour des questions de logistique, d’apparence ou encore de nécessité de collaboration. C’est pourquoi il est essentiel de bien déterminer dans quelle mesure le télétravail est accepté, à quelle fréquence, pour quelles raisons et pour quels profils dans l’entreprise.

Pour ce faire, il est primordial d’identifier au préalable  les  salariés  qui  peuvent  travailler à distance et pourquoi. Selon leur fonction et les tâches qui leurs sont confiées, il  peut  apparaitre  que  l’absence  physique  de  certains  collaborateurs  dans  les locaux nuit au fonctionnement de l’entreprise. Les salariés doivent donc bien comprendre que les employés de certains services tel que le service ressources humaines, le service commercial (qui nécessite des rencontres avec des clients), ou le service de maintenance informatique ne peuvent être absents pendant la journée. Par ailleurs, certains employés sont plus motivés lorsqu’ils travaillent au sein des locaux et qu’ils sont bien suivis, alors que d’autres favoriseront un environnement d’autonomie et de liberté. Ainsi, il est important d’établir clairement les modalités du travail à distance afin que les collaborateurs comprennent pourquoi ce régime particulier est appliqué à leurs collègues sans ressentir un sentiment d’injustice.

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Une fois les craintes des salariés dissipées, la mise en place de règles est conseillée car ce mode de travail exige de la part du télétravailleur une ligne de conduite qu’il doit acquérir et respecter : discipline, distinction de la vie privée et professionnelle en fonction des heures de la journée, respect des rendez-vous physiques ou en visioconférences, atteinte des objectifs, investissement dans les tâches et volonté de rester en lien avec son équipe.

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2) Utiliser les bons outils de communication


En plus d’autoriser et de donner un accès sécurisé, gratuit et illimité au réseau de l’entreprise via internet, le télétravailleur a besoin d’outils spécifiques pour rester en contact avec son manager et ses collaborateurs lorsqu’il n’est pas présent sur le lieu  de travail. En effet, afin que la communication et la compréhension soient optimales, il est important de mettre en place des dispositifs permettant de renforcer l’esprit d’équipe.

Pour faciliter cela, de nombreux outils peu onéreux et faciles à utiliser existent pour transmettre des informations, faire un point sur son avancée ou envoyer des fichiers entre collaborateurs :

Les outils de messagerie :

Instantanés ou non, les outils tels que Outlook, Thunderbird, Messenger, ou encore les « communicators » via les plateformes d’entreprises constituent de bons moyens pour communiquer de manière directe ou indirecte, par écrit ou de vive voix, afin d’échanger des fichiers, partager ses idées, poser ses questions et même, lors de courtes pauses, prendre des nouvelles de son équipe. Ils sont indispensables pour faciliter la communication et permettre aux employés éloignés d’être tenus au courant de ce qu’il se passe.

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Les vidéoconférences :

Afin d’être plus présent lors des réunions, de faciliter la résolution d’un problème qui nécessite de voir l’objet de l’interrogation ou encore de rendre un entretien plus formel, les outils de web conférence tels que Skype, Windows Live Call, Wengo ou encore Yahoo Messenger permettent d’échanger en live et en vidéo avec son interlocuteur. Au sein de ces applications, le partage d’écran est disponible pour faciliter la compréhension.

Les outils de partage :

Ils permettent au télétravailleur de participer et suivre en temps réel les missions de chacun, l’avancement des projets et les évènements prévus ou imprévus dans l’entreprise. Grâce à des plateformes modifiables en ligne et connectées avec l’ensemble des équipes, rester en contact et se tenir au courant est moins complexe. Le sentiment d’isolation est donc rompu pour laisser place à une cohésion d’équipe liée au partage. 

Il est recommandé d’user et d’abuser de ces très nombreux outils afin que la communication entre vous, vos télétravailleurs et vos autres salariés soit optimale et que l’ensemble de vos équipes puissent travailler de manière cohérente. Une bonne communication et une bonne organisation sont la clé du succès  d’un  télétravail  réussi.

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3) Fixer des objectifs précis mais réalistes

En tant que manager, vous devez comprendre que le télétravail, qui est une méthode de travail très différente de la forme traditionnelle qui demande un management spécifique et réfléchi. En  effet,  vous n’êtes plus derrière  vos salariés pour  leur  confier  des tâches ou pour les surveiller et les recadrer.

Ainsi, une bonne gestion du télétravail demande de passer d’un rôle de « distributeur- contrôleur » à un rôle « d’animateur-entraineur ». Vous n’êtes plus un chef d’orchestre    qui dirige du bout de sa baguette, mais un pivot qui va fixer des objectifs et des résultats à atteindre tout en donnant au télétravailleur la liberté de choisir la façon dont il les atteindra et les moyens qu’il désire employer.

Bien sûr, pour que cela puisse être possible et que les deux parties soient gagnantes, il est important que vous fixiez des objectifs précis et des délais à tenir. Bien que le télétravailleur doive, de lui-même, faire preuve de discipline, il est important que vous imposiez tout de même la vôtre. Il faudra évidemment que la difficulté des objectifs fixés soit équitable entre les salariés dans vos locaux et ceux qui sont en situation de télétravail. Des objectifs intelligemment  répartis  tout  au  long  de  l’année  promettent  une hausse de la productivité. Le télétravailleur comprend de cette manière ce que l’on attend de lui et est donc disposé à prendre ses responsabilités pour atteindre les résultats demandés.

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Cependant, il est recommandé d’éviter les objectifs trop difficiles à atteindre ou des deadlines trop courtes. Cela risque d’avoir un impact néfaste sur vos collaborateurs qui, par trop de pression, risquent d’être démotivés et de s’éloigner de leur équipe. Chaque collaborateur doit se sentir libre d’exprimer ses craintes lorsqu’il en a et vous devez être en mesure de réajuster les objectifs s’ils s’avèrent trop difficile à atteindre.

Il faut donc trouver un juste milieu entre discipline et confiance que l’on met en place en tant que manager. En effet, bien que la distance entre le manager et le salarié impose une définition d’objectifs rigoureusement établie (afin que le collaborateur sache précisément ce que l’on attend de lui), il faut tout de même savoir réajuster ce que l’on a imposé lorsque cela s’avère nécessaire. La transparence et la communication, du côté manager comme du côté salarié, sont donc indispensables pour que la mise en place du télétravail soit un succès.

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4) Mettre en place des règles


Une des difficultés les plus fréquentes rencontrées dans le télétravail est la mise en place de règles. En effet, un nouveau modèle de management fondé sur la confiance, l’autonomie et surtout le coaching demande une mise en place des règles. Ainsi, le télétravail sera utilisé à bon escient et aucun abus ne sera réalisé du côté des salariés.

  • Tout d’abord, le télétravail ne doit ni être imposé, ni interdit, mais doit être proposé comme une option entièrement envisageable et acceptée par l’entreprise. Les salariés peuvent donc l’utiliser à plein temps, ou seulement de temps en temps, à leur guise, afin de mieux gérer les problèmes du quotidien (longs trajets, maladies, panne, …). Cela permettra de diminuer le stress et d’améliorer la fidélisation employé.
  • Le télétravail nécessite une organisation du travail En effet, afin que le travail du salarié ne déborde pas sur sa vie privée, il faut fixer des plages horaires selon lesquelles l’employé en télétravail doit  être  disponible.  Hors  de ces horaires, il est libre de décider sa disponibilité ou non. Le but est de structurer la journée de tous les salariés, présents ou non dans les bureaux pour réussir à les faire travailler ensemble à des moments de la journée et à les laisser libres à d’autres moments.
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  • En outre, l’employeur se doit de participer à la préparation de l’environnement de travail du collaborateur en télétravail. En effet, ce dernier va faire en sorte de reproduire un espace de travail chez lui et aura besoin de matériel : Ordinateur, abonnement internet, téléphone portable, imprimante… Ainsi, il s’agit donc de prendre en charge les coûts découlant des équipements qui sont liés au travail du collaborateur, mais également d’assurer l’installation, l’entretien et l’appui technique.
  • De plus, il faut que le collaborateur se crée un espace de En effet, il est primordial d’établir un véritable bureau dans l’une des pièces de la maison. La famille devra notamment apprendre à respecter cet espace et ne pas déranger le collaborateur. Cette pièce aide à résister aux tentations qui accompagnent le fait de travailler de chez soi, telles que regarder la télé, prendre un livre, faire la cuisine ou passer un coup d’aspirateur.
  • Enfin, l’employeur se doit de réaliser un entretien, tous les ans, portant sur les conditions de travail afin que le collaborateur puisse discuter des difficultés qu’il rencontre et des points à améliorer dans la mise en place du télétravail.

 

5) Aménager des espaces de rencontres


Le taux d’occupation moyen des bureaux dans une entreprise dépasse rarement les 50 %. Ce chiffre démontre qu’il y a une utilisation excessive des locaux, alors qu’ils sont chers et peu écologiques la plupart du temps. Il est donc temps de repenser son lieu de travail afin que l’entreprise profite des bénéfices certains du télétravail.

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  • Tout d’abord, il est judicieux de changer de locaux. Plus petits, adaptés au nombre d’employés présents dans l’entreprise, plus jolis, mieux placés... Un lieu de travail bien pensé permet des économies d’argent et des dépenses plus intelligentes.
  • Par ailleurs, vous pouvez organiser des rencontres dans des lieux qui changent du quotidien, aussi bien pour vos télétravailleurs que pour vos employés physiquement présents. Vous pouvez notamment vous renseigner sur les différents espaces de travail qui s’offrent à vous (café, espace de coworking, espaces en plein air…).
  • De plus, il est judicieux de penser à organiser des rencontres moins formelles telles que des afterworks, des soirées d’entreprises ou des week-ends. La cohésion d’équipe est d’autant plus importante lorsque vous avez des télétravailleurs. Il faut palier à leur sentiment d’isolation et les faire se sentir appartenir au Cela augmentera nettement leur implication au travail.
  • Organisez des co-voiturages ou des transports collaboratifs, pour permettre aux salariés habitants dans les mêmes environs de se rendre ensemble aux différentes réunions.

En ce qui concerne vos télétravailleurs le reste de l’année, n’hésitez pas à leur proposer des solutions. Le télétravail ne se limite pas forcément au domicile, et vous devriez pouvoir être en mesure de proposer à vos salariés de nouveaux espaces pour sortir de leur quotidien et ainsi, optimiser leur productivité. Deux tendances émergent de ce nouveau mode de fonctionnement :

  • Le « travail distribué » qui consiste à passer des accords avec des bureaux satellites (selon une logique géographique) qui pourraient constituer de véritables espaces de travail. 
  • Le « tiers-lieu de travail » qui offrent des abonnements (que vous pouvez négocier pour vos salariés) pour accéder à des centres d’affaires ou espaces de coworking avec un accès illimité au wifi.

 

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Conclusion

Bien que le télétravail présente des avantages certains autant d’un point de vue économique qu’humain, il demande tout de même une organisation réfléchie. La priorité est de maintenir un équilibre entre rigueur et souplesse tout au long de l’année.

Il faut tout d’abord définir clairement les modalités du télétravail dans votre société et s’assurer qu’elles correspondent à votre culture d’entreprise. Il est primordial que chaque employé comprenne bien le fonctionnement du télétravail et les différentes raisons pour lesquelles il est mis en place. L’objectif est  de  maintenir l’équilibre au sein des équipes et que chacun se sente traité de manière égale.

Ensuite, tâchez de mettre en place une bonne communication entre les différents membres des équipes et vous-même et assurez-vous de mettre à leur disposition les bons outils pour y parvenir. Vidéoconférence, applications, outils de collaborations, n’hésitez pas à exploiter ce qui s’offre à vous et poussez vos salariés à en profiter.

En ce qui concerne l’organisation et la répartition du travail entre les équipes, il est important de communiquer clairement aux télétravailleurs sur les objectifs qu’ils doivent remplir et de mettre en place des deadlines, tout en faisant preuve de compréhension en cas de délais. Le secret est de savoir maintenir une certaine discipline pour ne pas laisser le télétravailleur se relâcher sans non plus exercer de forte pression. En mettant en place un planning avec des missions à remplir et des objectifs à atteindre, le salarié pourra se sentir utile à l’entreprise et s’auto disciplinera pour remplir ses tâches.

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Enfin, n’hésitez pas à communiquer et à vous impliquer dans le fonctionnement du télétravail. Des règles de vie s’imposent  pour  effectuer  du  télétravail  et  veillez  à  ce que celles-ci soient respectées. Discipline, respect, communication et compréhension sont les maîtres mots du télétravail.

Enfin, fédérez vos équipes. Il est important, pour une équipe, de se connaître, de mettre un visage sur chaque nom et d’échanger pour pouvoir collaborer et communiquer sans tension, ni soucis d’interprétation. Pensez à organiser des évènements, des rencontres, des meetings ou des séminaires pour que les différents collaborateurs apprennent à se connaître. Du côté des télétravailleurs, montrez- leur que, même à distance, ils font partie intégrante de l’équipe et n’hésitez pas à leur proposer des alternatives de lieu de travail à leur domicile.

Le télétravail, bien qu’il implique une distance physique entre un salarié et les autres membres de son équipe, demande donc de la proximité, de la communication et du respect entre le manager et le managé.

Le télétravail a le vent en poupe et les RH sont confrontés à une gestion à distance des tâches RH ce qui peut s’avérer compliqué au quotidien. Notre logiciel SIRH vous accompagne sur toutes vos tâches que ce soit la gestion administrative ou des talents : de nombreux modules sont là pour vous accompagner.

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