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Planning de présence : 3 atouts indéniables

Planning de présence
Alexandre Diard
Planning de présence

À l’heure où les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter une organisation hybride du travail, partagée entre distanciel et présentiel, la gestion du temps est un enjeu majeur. La transformation numérique rend le tableur Excel ou les feuilles de papier dérisoires, voire anachroniques, pour ce sujet qui dépasse la simple administration du personnel.

D’abord conçu pour centraliser et automatiser les processus des ressources humaines, le planning de présence est aujourd’hui souvent intégré à des solutions complètes de gestion des temps et des activités. Il répond en premier lieu au besoin vital de toute organisation : assurer un fonctionnement optimisé et garantir la continuité des services tout en évitant les points de blocage. Plus largement, il permet de réaliser des programmes prévisionnels pour une équipe ou un projet et apporte alors un ressort essentiel à la prise de décision. Cet ERP (Enterprise Resource Planning) de nouvelle génération, simple d’utilisation et axé sur le collaboratif, joue ainsi un rôle déterminant dans la performance globale de toute entité.

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Atout n° 1 : le gain de temps lié à l’automatisation

La fin des saisies manuelles

La gestion digitale des ressources, notamment la tenue du planning des congés et absences, est souvent une libération pour les métiers des ressources humaines (RH). Cette tâche chronophage s’est complexifiée au fil des années en fonction de la législation et plus récemment de modes de travail inédits. Dans le tertiaire, le contrôle du temps de travail fragmenté entre bureau, nomadisme et télétravail peut vite devenir le cauchemar des gestionnaires RH. Il ne suffit plus de suivre les absences pour maladie, les accidents du travail, les congés ou les RTT… Le salarié d’aujourd’hui est mobile et l’outil doit coller à cette réalité. La dématérialisation est primordiale dans ce contexte.

Un planning de présence digitalisé met fin aux saisies répétitives et aux risques d’erreur. Associée au badgeage en ligne, il supprime également les cartes de pointage.

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L’efficacité même en environnement complexe

Le gain de temps est d’autant plus sensible dans les secteurs d’activité aux horaires décalées, par exemple la restauration, la santé (le planning prévisionnel infirmier) ou l’industrie. Les contraintes inhérentes à ces métiers rendent la planification hebdomadaire ardue. Le logiciel de gestion de présence permet de piloter facilement la complexité des plannings. Il existe une multitude de modèles : le travail 7 jours sur 7, de jour comme de nuit, le travail posté en ⅜, les heures supplémentaires ou les roulements pour les week-ends et jours fériés, etc.

L’outil est calqué sur les besoins spécifiques de l’activité. Il tient compte de la législation, de la convention collective ou des accords d’entreprise et des différentes catégories de contrats. Chaque salarié a un profil type avec les caractéristiques qui lui sont propres.

En résumé, le dispositif est intelligent et individualisé : la vérification des heures devient un jeu d’enfant.

Par ailleurs, les analyses et tableaux de bord sont disponibles selon les indicateurs clés de suivi paramétrés : les taux d’absentéisme, taux par motif d’absence, jours travaillés… Les points de fragilité de l’organisation sont d’autant plus faciles à identifier et les plans d’action rapides à mettre en place.

En définitive, les ressources humaines laissent de côté de nombreux travaux administratifs, manuels et ingrats, pour revenir à leur cœur de métier, l’humain.

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Atout n° 2 : la simplification des processus pour plus de productivité

Faciliter la gestion des présences et absences

La digitalisation permet un traitement rapide des demandes de congés. Le flux de validation clairement défini au préalable (demande du salarié, notification du manager, réponse transmise à la DRH et au salarié) est transparent. Il offre une réactivité et une fiabilité hors pair.

Parallèlement, le processus de paie est significativement accéléré grâce à la compilation des EVP (Éléments variables de paie) et à l’export automatisé des données en interface avec le logiciel de paie. Cette fluidité améliore la productivité des services RH.

Le planificateur est également un atout précieux pour ajuster les organisations. Il est incontournable pour anticiper et détecter en amont les risques pour faire face aux objectifs en toute sérénité. Dès que le système enregistre une modification sur un compte individuel, une alerte est déclenchée, la mise à jour est instantanée et la synchronisation immédiate avec les calendriers collectifs. Fini le casse-tête de l’absence imprévue, des roulements ou des équipes en travail posté, à revoir au dernier moment. L’outil peut même générer une proposition de remplacement ou de planning de roulement. C’est un accélérateur et un élément clé pour un quotidien de meilleure qualité.

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Par ailleurs, l’interconnexion avec l’ensemble des logiciels de gestion au sein d’une plateforme SIRH (Système d’information de ressources humaines) permet de bénéficier pleinement de tous les avantages de ces outils numériques.

Gérer au plus juste les ressources dédiées à un projet

Le suivi des temps et des activités permet d’établir des plannings à l’infini, par équipe ou par projet. Le temps de travail peut être ventilé par activité, projet, client ou budget. Les échéances sont visibles immédiatement et les modifications rapides. Le chef de projet peut programmer des alertes informatives ou bloquantes sur certains jalons cruciaux. Il peut apprécier la charge de travail des collaborateurs et adopter des décisions stratégiques : l’arrêt d’un programme chronophage ou le recrutement en cas de surcharge des équipes par exemple.

L’outil ergonomique simplifie le monitoring des objectifs. En un clic, le manager visualise les équipes disponibles ou le temps affecté à une tâche, un projet. Il mesure de façon juste la rentabilité des activités. L’organisation gagne en flexibilité. En prise directe avec la réalité, elle s’adapte en permanence en fonction des évènements pour remplir sa mission.

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Atout n° 3 : le planning de présence, facilitateur pour tous

L’autonomie pour le collaborateur

L’ensemble de l’entreprise bénéficie des outils de gestion du temps, intégrés au portail RH et en libre accès. Leur prise en main rapide et l’accessibilité sécurisée 24h/24 et 7j/7 (sur PC, tablette ou smartphone) en mode Saas (Software as a Service) réconcilient les employés avec les tâches administratives. Le salarié peut directement visualiser son calendrier : en un clic, il consulte son solde, il fait ses demandes de congés ou les modifie tout en ayant une vue globale sur plusieurs mois. Cela guide ses décisions. Il peut même avoir un regard sur le planning du service par exemple et faire des choix judicieux suivant les jours déjà posés par ses collègues.

 

Intégré à une équipe, le salarié a également une vision d’ensemble du projet auquel il participe. Il peut s’organiser, se concerter avec tous les acteurs concernés. Il se sent impliqué et trouve du sens à sa fonction.

L’esprit collaboratif des outils favorise les interactions, le partage et finalement la communication interne.

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Le soutien pour le manager

Le pilotage des équipes est favorisé par les plannings de présence actualisés. Grâce aux données à jour, le manager sait qu’il peut compter sur une cartographie précise de ses moyens humains. Il les suit en instantané et peut adapter en permanence les ressources affectées aux différentes tâches. L’anticipation devient facile, de même la gestion des heures supplémentaires ou le recours à l’intérim. Le rôle du manager est dynamisé, car il est davantage en prise avec le terrain. Il sait qu’il a les moyens de découvrir les failles et d’apporter en temps voulu les corrections nécessaires.

De plus, le manager peut évaluer plus aisément la performance de ses collaborateurs, identifier et déceler les freins éventuels. Le calendrier devient un révélateur de fragilités, un lanceur d’alertes, qui prend le pouls des troupes tout au long du cycle de vie des projets. Il détecte les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.

Cela change l’approche de l’encadrement qui aborde son rôle de façon plus apaisée. Cela rassure les équipes qui se sentent exister et comprennent mieux les attentes à leur égard.

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Le rêve pour les ressources humaines

La gestion administrative est largement soulagée par le planning de présence, mais ce n’est pas tout. La transparence des processus est un élément clé pour des relations humaines apaisées. Les échanges plus fluides et le traitement rapide des demandes des collaborateurs contribuent à un climat serein. Chacun a une vue identique de l’emploi du temps, a accès aux mêmes informations, ce qui évite les erreurs d’interprétation et les conflits potentiels. L’anticipation est appréciée : elle permet d’atteindre plus facilement l’équilibre entre les contraintes du service et les préférences personnelles. Le salarié responsabilisé a le sentiment que sa voix est entendue. Il se sent investi et son engagement s’en trouve renforcé. La Direction des ressources humaines y gagne en crédibilité.

Le planning de présence est devenu un incontournable en matière d’outils de gestion du temps. Il s’adresse à tous les types de structures des plus petites aux plus grandes. Quel que soit le secteur d’activités, y compris ceux fonctionnant avec des temps de travail particuliers, toute société peut tirer des avantages de ces moyens collaboratifs. Connectés aux autres outils de gestion, ils facilitent la vie des collaborateurs à tous niveaux de la hiérarchie et participent au bien-être des salariés. Il crée un environnement dynamique et motivant, ancré dans le réel et dans le monde du travail actuel, flexible et mouvant.


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