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Comment faire un plan de formation ?

gestion d'équipe - logiciel rh
Marine Guilloit
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Aujourd’hui, dans un monde ou tout évolue rapidement, il est important de se tenir au goût du jour. Il est donc important pour tout salarié de faire de la veille dans son secteur d’activité. Aujourd’hui, dans un monde ou tout évolue rapidement, il est important de se tenir au goût du jour. Au-delà de la veille, d’autres salariés souhaitent, eux, évoluer perpendiculairement dans l’entreprise et monter en compétences dans d’autres domaines. Certains souhaitent peut-être augmenter leur niveau en anglais. Ou des managers souhaitent faire une piqûre de rappel à leurs équipes sur une compétence particulière. Pour tous ces cas, il y a besoin de formations.

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Et pour que les salariés soient au courant de toutes les formations retenues et mises en place par l’employeur, il faut effectuer un plan de formation ou plan de développement des compétences. Un plan de formation est donc un document qui recense toutes les formations qui auront lieues. 

 

Pourquoi mettre en place un plan de formation ?

 

Un plan de formation n’est pas obligatoire et la loi n’oblige pas les entreprises à en mettre en place. Cependant, il est fortement conseillé d’en faire un. En effet, chaque employeur doit s’assurer que le salarié dispose des compétences nécessaires à la bonne réalisation de leur travail/à leur poste. C’est dans ce contexte que de nombreux employeurs mettent en place des plans de formation dans leurs entreprises. Mettre en place un plan de formation et donc proposer des formations à vos salariés a pour but de : 

  • Permettre aux salariés le maintien de leurs postes : leur permettre d’assurer correctement leur poste en leurs offrant la possibilité de réaliser les différentes missions qu’on va leur attribuer. Cela peut passer par une remise à niveau dès leur arrivée dans l’entreprise, mais aussi par des formations permettant de faire une veille dans le secteur d’activité dans lequel ils évoluent.

 

  • Prévoir la mobilité dans l’entreprise : un de vos collaborateurs va partir à la retraite ? Il peut être intéressant de former un de vos collaborateurs pour le remplacer. C’est ce qu’on appelle un plan de succession. La mobilité en entreprise s’anticipe et peut, si elle est correctement mise en place, permettre de faire des économies d’argent et de temps. La mobilité interne peut être une mobilité horizontale ou bien verticale. Dans le second cas, il faut également former le salarié pour qu’il acquiert de nouvelles compétences en management par exemple.

 

  • Motiver vos collaborateurs : certains salariés souhaitent se former sur des sujets particuliers, leur offrir ces formations peut donc les motiver et créer une relation de confiance. Cela peut permettre aux salariés d’évoluer et de s’épanouir dans le cadre professionnel. 

 

 

Les étapes pour effectuer un plan de formation

 

a. Effectuer un recensement des compétences et des besoins

Un plan de formation va donc permettre à vos employés de monter en compétences encore faut-il savoir dans quelle compétence ils souhaitent évoluer, dans quelle compétence leurs manager souhaite les voir évoluer. Il faut donc, avant de commencer à faire votre plan de formation (plan de développement des compétences) établir un recensement des compétences présentes dans votre entreprise. Cela peut passer par la mise en place d’un tableau avec le nom des salariés dans lequel les différents managers pourront écrire les compétences acquises, en cours d’acquisition ou non acquises par exemple. 

 

Acquis

En cours d’acquisition

Non acquis

DUPONT Martin

 

 

 

 


Ce recensement des compétences peut évidemment permettre de recenser des compétences professionnelles et techniques comme l’utilisation de certains logiciels, ou comme une discipline particulière : orthographe, logique, un langage informatique... Ce recensement peut aussi permettre de recenser des compétences personnelles ou interpersonnelles qu’on appelle soft skills : l’esprit d’équipe, la communication, la créativité… Pour vous simplifier la tâche, certains logiciels RH ou SIRH peuvent vous permettre d’effectuer ce recensement plus rapidement et plus facilement. 

Il est évidemment essentiel de demander l’avis des manager concernant les compétences de vos collaborateurs, mais également des besoins de l’entreprise en termes de formation. Il ne faut pas oublier de demander également l’avis de vos salariés. Peut-être ont-ils des envies particulières de formation. Effectuer un sondage en interne peut vous permettre d’obtenir l’avis de vos salariés. Profitez aussi des entretiens professionnels obligatoires pour tous les employés tous les deux ans, pour évoquer les possibles évolutions de carrières et les formations envisageables. Un salarié qui se sent écouté sera plus motivé et plus productif. 

Enfin, au-delà de penser individuellement pour chaque salarié, pensez également collectivement : quels sont les succès dans l’entreprise ? Des équipes sont-elles moins performantes que d’autres ? Pourquoi ? Toutes ces questions vont vous permettre par la suite de faire les bons choix en ce qui concerne les formations à proposer. 

 

b.Budgétiser votre plan de formation 

Budgétiser votre plan de formation ou plan de développement des compétences est une étape importante. Il faut se rappeler que le budget de votre plan de formation dépendra de plusieurs critères : 
- Les dépenses externes : les prestations pédagogiques, les maîtres de conférences... les prestations pédagogiques, les maîtres de conférences...
- Les dépenses internet : les formateurs internes, les plateformes LMS (Learning Management System …)

 

c. Choisir les formations adéquates pour votre plan de formation

Une fois que vous avez effectué le recensement des compétences dans votre entreprise, analysez les besoins en formations. Quelles sont les compétences prioritaires ? Quelles formations pouvez-vous mettre en place pour les développer ? En répondant à ces questions, vous définirez une orientation stratégique pour votre entreprise. Il est important de bien prendre en compte deux types de compétences : les Soft skills et les Hard skills
Les Hard skills sont des compétences techniques qui sont souvent facile à démontrer, cela peut être la maîtrise d’un logiciel, d’une langue ou encore la comptabilité ou la gestion de projet. On oublie trop souvent que les Soft skill sont toute aussi importantes que les hard skills. Les Soft skill sont les compétences personnelles d’un individu, elles dépendent du caractère et de la personnalité du salarié. Parmi les soft skills importantes recherchées dans une entreprise on retrouve le travail en équipe, la gestion du temps, du stress, l’organisation, ou encore la communication. Les formations vont principalement permettent d’améliorer ou d’acquérir de nouvelles hard skills, cependant, il est possible de former ses collaborateurs pour développer diverses soft skills. Cela va passer par des formations ludiques, des mécanismes ou des techniques permettant de gérer par exemple son stress ou son temps.

 

d. Quel type de formation dans votre plan de formation

  • Les formations obligatoires : bien que l’élaboration d’un plan de formation ne soit pas obligatoire, certaines formations, elles, le sont. Parmi ces formations, on retrouve celles permettant aux salariés d’occuper leur emploi, celles prévues dans la convention collective, mais également, celles permettant d’assurer la sécurité au travail. Ces formations font partie du temps de travail et doivent donc être rémunérées. 

 

  • Les formations présentiellesC’est le type de formation le plus courant, les salariés sont regroupés et se réunissent pour assister à une formation menée par un maître de conférences ou un formateur. Ce type de formation a pour avantage de favoriser les échanges entre le formateur et les salariés. Il est alors facile pour les salariés de poser des questions et de mieux comprendre les propos de la formation.

 

  • Les formations à distance, e-learning : la formation en ligne ou formation à distance est de plus en plus prisée des entreprises. Chaque salarié possède un compte et peut se connecter à sa guise pour suivre la formation. Chacun évolue ainsi à son rythme. Ce type de formation peut aller de la simple mise à disposition de ressources à des échanges via des messageries ou des vidéos avec un formateur. 

    Attention à choisir le bon type de formation. En effet, si vous souhaitez améliorer l’esprit d’équipe par exemple, il est évident qu’une formation en e-learning n’est pas la bonne solution. 

 

Une fois le type de formation sélectionné, il faut penser au niveau de la formation : 


Débutant : si vous souhaitez que vos salariés se familiarisent avec une nouvelle compétence alors il leur faudra une formation pour débutant. Cela peut être également le cas pour une remise à niveau.


Intermédiaire : si vos salariés possèdent déjà les bases, il vaut mieux leur proposer une formation de niveau intermédiaire.


Confirmé : le niveau confirmé est pour vos collaborateurs qui possèdent déjà les compétences, mais souhaitent être plus sûr d’eux quant à celles-ci. 


- Expert : le niveau expert va permettre à vos collaborateurs de devenir des experts dans le domaine, cela peut être utile pour votre entreprise sur le point de vue concurrentiel. Cela peut également être proposé aux salariés souhaitant faire de la veille ou se tenir au goût du jour dans leur secteur d’activité. 


Choisir une formation du bon niveau est très important : il ne faudrait pas que vos collaborateurs s’ennuient parce qu’ils savent déjà ce que raconte le formateur, mais il ne faudrait pas non plus qu’il ne comprenne rien à ce qu’il leur raconte. Lorsqu’il s’agit de formation en présentiel, il est souvent plus difficile de choisir un niveau : chaque individu du groupe n’est pas forcément au même niveau. On privilégie alors les formations à distance pour que chacun y trouve son compte.

 

L’après formation

Après qu’une formation ait eu lieu, il est important de s’assurer que celle-ci a été utile. Certaines formations permettent d’obtenir des certificats ou diplômes, d’autres proposent des tests ou des questionnaires afin de mesurer l’évolution d’apprentissage du salarié ». Si ce n’est pas le cas, c’est à vous de questionner le salarié sur sa formation : l’a-t-il apprécié ? En a-t-il retenu quelque chose ? Pense-t-il que cette formation lui a été utile ? Réalisez vous-même une enquête !
Cette phase d’après-formation est essentielle pour s’assurer qu’une bonne mise en pratique est suivie par votre collaborateur. Il faut dans cette phase post-formation accompagner votre collaborateur et le motiver à mettre en pratique ce qu’il a appris. Cela peut passer par des exercices, des mises en situation, mais également par un coaching. 
Mais alors, a quoi sert cette phase post-formation ? Et bien elle sert dans un premier temps à savoir si la formation a été bénéfique. Le salarié, a-t-il compris les propos de la formation ? Pense-t-il que cela lui sera utile ? L’après-formation permet également de réajuster votre plan de formation : vos salariés ont trouvé que la formation sur le management était trop simple ? Ils n’ont rien appris ? Dans ce cas-là, il faut se poser les bonnes questions : ai-je mal réalisé le recensement des compétences ? Dois-je revoir à la hausse le niveau de mes collaborateurs. 

L’après-formation permet finalement de perfectionner votre plan de formation et ainsi d’éviter les erreurs de formation qui peuvent parfois coûter cher. 

 

Les LMS

Un LMS ou Learning Management System est en réalité un logiciel mettant à disposition des entreprises différentes formations de tous types : e-learning, présentiel… Il permet également de gérer l’organisation de ces formations : les inscriptions à celles-ci, les rappels les concernant, mais également les retours sur la formation, qui, comme nous l’avons évoqué plus tôt est très important. Une plateforme LMS va donc vous permettre de gérer au mieux votre plan de formation.

Pour conclure, nous allons reprendre les différentes étapes indispensables à l’élaboration d’un plan de formation : le recensement des compétences et des besoins dans votre entreprise, la budgétisation de votre plan de formation, le choix des formations en fonction de votre budget, de votre recensement des compétences et des besoins, les formations en elles-mêmes et l’après-formation. 
Tout ce cheminement peut paraître complexe, mais il est en réalité indispensable pour organiser les formations adéquates pour vos collaborateurs. N’oubliez pas qu’un LMS comme PeopleSpheres peut vous aider à mettre en place ce plan de formation et ainsi vous faire gagner un temps précieux !