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Tout savoir sur la gestion de formation

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Alexandre Diard
Tout savoir sur la gestion de formation

La culture de la formation est essentielle aujourd’hui au sein d’une entreprise. Le but est de soutenir et d’accompagner les salariés et employés dans des apprentissages qui auront un impact positif non seulement sur leur carrière, mais sur la performance de l’entreprise. En établissant une bonne gestion de formation, vous mettez en place des pratiques et des outils de gestion qui s’inscrivent dans le cadre d’un plan de développement des compétences.

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Définition de la gestion de la formation

La montée en compétence et perfectionnement en entreprise (PME, grande entreprise, groupe, startup) est primordiale pour que la société gagne en productivité et que chacun des salariés se sent motivé et épanoui. Grâce à cette montée, tout le monde se sent écouté.

Le collaborateur ressent le désir que l’entreprise a de le mettre devant un défi afin de transmettre un maximum de compétences au cours de sa carrière.

Pouvoir donner la possibilité de contribuer à la réalisation des objectifs de chacun, que ce soit sur le plan personnel et professionnel, donner l’envie de s’impliquer davantage, tout cela n’est possible qu’avec une bonne gestion de formation en amont.

La gestion de formation consiste concrètement à gérer et à suivre toutes les données qui concernent toutes les formations au sein de l’entreprise en optimisant le budget de formation de manière intelligente et adaptée.

La gestion de formation est devenue aujourd’hui un volet important de la politique RH. De plus, depuis le 5 septembre 2018, la loi pour la liberté de choisir son avenir permet d’inciter les entreprises à faire évoluer les politiques en matière de gestion des ressources humaines.

Aujourd’hui, la gestion des compétences et de talents devient un pilier non négligeable d’une stratégie RH et in fine, d’une entreprise.

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Les enjeux de la gestion de la formation en entreprise

Mettre en place la gestion de formation en entreprise a de multiples enjeux et de nature diverse.

Le premier enjeu est de répondre aux obligations légales en la matière. La réglementation évolue constamment et l’entreprise doit être en mesure d’intégrer de nouveaux dispositifs avec agilité si elle désire demeurer compétitive et conforme à la loi.

Ensuite, l’entreprise et plus particulièrement les services des ressources humaines doivent mutualiser et faciliter la gestion des modules de formation qui peuvent s’avérer relativement complexes dans certains cas.

Ainsi, de l’inscription de chaque salarié jusqu’au suivi du budget alloué à la formation, en passant par la gestion du plan de formation et des coûts de formation, tout doit être accessible et plus fluide dans la mise en œuvre.

La mise en place d’une gestion performante de formation amène à valoriser le capital humain de l’entreprise. Comment ?

  • Grâce à une meilleure circulation, plus fluide, des connaissances ;
  • Grâce à une mobilité mise en avant et encouragée ;
  • Grâce à un investissement accru sur l’employabilité.

Cette mise en place favorise indéniablement la fidélisation des talents au sein de l’entreprise et attire de nouveaux candidats qui y voient là non seulement des perspectives d’évolution, mais aussi une forme de reconnaissance.

Inévitablement, cet effet s’inscrit dans un cercle vertueux. Les employés se sentent écoutés et accompagnés dans leurs démarches et leur progression au sein de l’entreprise. Ils sont davantage engagés et cela booste leur productivité et les performances de l’entreprise au final.

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Le rôle du gestionnaire de formation au sein de l’équipe RH

Pour que la gestion de formation se passe au mieux, il est impératif de nommer un gestionnaire au sein de l’équipe RH.

Ce professionnel travaille en étroite collaboration avec le DRH.

Son objectif est le suivant : accompagner tous les salariés dans le développement de leurs compétences en restant en phase avec les besoins de l’entreprise.

Ainsi, le gestionnaire de formation, au même titre qu’un organisme de formation, est une sorte de chef d’orchestre de la gestion de formation.

Il dispose de plusieurs prérogatives :

  • Il définit une politique de formation continue et de développement des compétences.
  • Il analyse et évalue les besoins en compétences en rapport avec les besoins de l’entreprise ;
  • Il met en place un plan de développement des compétences en ayant anticipé les coûts de formation. Dans ce plan de développement, le gestionnaire de formation peut arbitrer entre plusieurs modalités comme l’alternance, le présentiel, la formation à distance, le blended ou encore le mentoring par exemple.
  • Sa mission est de chiffrer le plan de formation et d’arbitrer un planning sur l’année.
  • Il pilote l’ensemble des projets de formation : sélection des prestataires éventuels, suivi du cahier des charges, mis en place d’une évaluation finale.

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Comment optimiser son budget de formation ?

Pour qu’une gestion de formation soit réussie, cela implique de savoir piloter le budget alloué.

C’est la fonction RH, et notamment le gestionnaire de formation (à l’image d’un centre de formation), qui doit trouver des leviers pour optimiser les coûts tout en proposant des formations qualitatives aux salariés.

Voici 3 astuces possibles.

Réaliser un travail d’analyse des besoins

Avant toute chose, il est essentiel d’affiner la liste des besoins de formation, que ce soit du côté de l’entreprise comme celui des salariés.

Une bonne formation professionnelle continue est une formation qui correspond à un besoin précis et est étudiée en amont.

Ensuite, il est important de mutualiser les formations afin d’obtenir une vision globale et transversale de tous les besoins de professionnalisation et des compétences déjà existantes.

Pour ce faire, il convient de lier la formation à une performance précise et de mettre en œuvre une action de formation en rapport avec plusieurs besoins.

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Diversifier les modalités de formation

Aujourd’hui, l’e-learning est une chance de maitriser le budget de la formation professionnelle, car elle limite tous les frais annexes.

Les formations à distance sont désormais intégrées dans le quotidien des salariés. Elles offrent plusieurs avantages intéressants comme une meilleure efficacité, une rapidité et une mise en place graduelle en fonction de l’emploi du temps de chaque salarié. 

Il est possible aussi d’utiliser les compétences internes. En créant une bourse aux compétences par le biais d’un réseau d’experts ou d’une communauté métiers en interne, cela a l’opportunité de valoriser les compétences de chaque salarié et de les faire connaître auprès du plus grand nombre pour un coût relativement économique. 

Enfin, pourquoi ne pas mettre l’accent sur les dispositifs de formation en intra ?

Le monitoring permet de gérer un budget de formation tout en optimisant le transfert de compétences.

De même, la création d’un « catalogue » de compétences transversales (soft skills, compétences digitales, etc.) est une solution pour que les collaborateurs deviennent formateurs à leur tour et fassent profiter de leur expérience professionnelle.

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Anticiper le budget de formation

Pouvoir identifier au plus près les différents affiliés à la formation est une opportunité d’optimiser le budget global de formation.

Ainsi, le coût de formation comprend la formation en elle-même, mais aussi les locaux, et les frais de déplacement.

Un logiciel RH permet de faciliter l’élaboration d’un budget en prenant en considération toute la comptabilité (frais directs et indirects).

 

Pourquoi s’équiper d’une solution digitale de gestion de la formation ?

Pouvoir cartographier les besoins en formation professionnelle, et les développer de manière fluide est aujourd’hui un enjeu stratégique majeur en entreprise.

Pour cela, le choix d’une solution digitale comme un logiciel SIRH permet de gérer les actions de formation en temps réel et d’optimiser tous les coûts affiliés.

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Avantages d’une solution digitale de gestion de formation

  • Le pilotage de toutes les étapes importantes de la stratégie de formation à partir de tableaux de bord : mise en place d’un plan de développement des compétences, suivi des KPI, optimisation de la gestion administrative.
  • La centralisation de toutes les activités de formation pour avoir une vision globale et gagner en réactivité.
  • Obtenir une approche collaborative et simplifiée de la formation : gestion facilitée entre les équipes et les RH, entre les managers et te les collaborateurs.
  • Gestion de l’offre de formation pour les équipes RH : déterminer un plan prévisionnel sur l’année et définir un budget affilé à la formation.
  • Définir les besoins en fonction des collaborateurs pour les managers : réception des demandes de formation, consultation de l’historique des formations professionnelles réalisées, accompagnement des salariés.

Avec le logiciel digital de gestion de formation, le gestionnaire de formation peut facilement simuler un plan de formation.

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Comment bien choisir le logiciel de gestion de formation ?

Choisir le bon outil de gestion, c’est s’assurer d’avoir un outil à la fois agile et évolutif en fonction des besoins de l’entreprise. Le logiciel de gestion de formation s’adapte aux besoins spécifiques de l’entreprise et non l’inverse.

C’est pourquoi il est essentiel de prendre en compte les processus de l’entreprise et les ajuster à la culture d’entreprise.

Ce logiciel doit répondre explicitement aux besoins concernant le processus de formation : demandes, inscriptions, entretiens, habilitations, suivi financier, etc.

Le logiciel de gestion de formation doit permettre une planification et une précision de toutes les activités de formation : calendrier, simulation et prévisions des charges.

L’automatisation de toutes ces tâches administratives fait gagner du temps à toute l’entreprise, notamment aux services des ressources humaines.

Dès lors, un bon logiciel de gestion de formation reflète enfin la stratégie RH dans sa globalité.

C’est en restant en adéquation entre les besoins de l’entreprise et ceux des collaborateurs que la gestion de formation sera assurée de manière efficace.

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