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Comment bien mener un entretien d'embauche ?

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Alexandre Diard
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Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à effectuer un recrutement. Il peut s’agir d’un surcroît de travail ou la mise en place d’une nouvelle activité. L’embauche peut aussi être causée par le départ d’un collaborateur, que ce soit provisoire ou définitif. Une fois que vous avez mis en place votre stratégie de recrutement et défini le profil idéal du candidat pour ce poste vacant, l’offre d’emploi est partagée et les candidatures arrivent en masse ou au compte-gouttes. 

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Vient ensuite la phase de rencontre avec les postulants : comment s’organiser et se préparer pour bien mener un entretien d’embauche ? Dans cet article, nous aborderons les bonnes pratiques et les questions incontournables d’un entretien d’embauche. Dans le face à face entre le candidat et le recruteur, il existe une grande part de préparation et d’interaction humaine.



 

1. Quelles sont les précautions préalables pour bien mener un entretien d’embauche : le cadre légal  ?

Pour commencer, il est judicieux de bien connaitre le cadre légal d’un entretien d’embauche. Pour cela, vous pouvez vous référer à l’article L1221-6 du Code du Travail. Celui-ci stipule que les informations demandées au candidat pour l’emploi doivent uniquement avoir pour but d’estimer sa capacité à occuper le poste proposé. Le lien direct avec l’emploi doit être évident afin d’évaluer ses aptitudes professionnelles. De son côté, le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations.

La règle importante à respecter concerne la limitation des questions à poser lors de l’entretien d’embauche : le recruteur doit connaitre et respecter les règles légales. Autrement dit, les questions posées devront permettre de percevoir les qualités et les capacités du candidat. En dehors de ce cadre, l’entreprise risque d’enfreindre des lois sur la discrimination ou des dispositions sur la protection des données personnelles.

Concernant les réglementations et la protection de la vie privée ainsi que des données personnelles, certaines questions sont à exclure lors d’un entretien d’embauche. Le respect de celles-ci pourra vous éviter que le candidat entame un procès pour diffamation ou divulgation de données personnelles contre votre entreprise. Les sujets suivants ne doivent donc pas figurer parmi votre liste de questions à l’embauche.

 

  • L’origine du candidat :

Il peut s’agir des origines de ses parents, l’origine de son nom de famille ou même du quartier ou de sa ville d’origine. L’employeur ne peut pas refuser un candidat en raison de son apparence physique, de son ethnie ou de sa nation.

 

  • La sexualité

Il s’agit ici d’éviter de parler de ses mœurs, de son orientation sexuelle ainsi que de son identité du genre. Certaines personnes n’hésitent pas à le communiquer, mais il est interdit au recruteur d’aborder ce sujet dans un entretien d’embauche.

 

  • La situation familiale

La plupart des candidats énoncent déjà sur leur CV leur situation matrimoniale et le nombre d’enfants. Mais il est important de savoir que selon l’art. L. 123-1 du code du travail, l’employeur peut être sanctionné s’il prend en compte la situation de famille du candidat dans sa décision d’embauche. Toutefois, si le poste est en relation directe avec des informations confidentielles de l’entreprise, il est autorisé à poser des questions sur la société de son conjoint(e). Mais il est interdit au recruteur de poser une question telle que : « voulez-vous des enfants ? »

 

  • La situation de grossesse

Le recruteur n’a pas le droit de demander ou de rechercher des informations relatives à la grossesse d’une candidate. Celle-ci n’a aucune obligation d’annoncer sa grossesse ou de répondre à des questions sur ce sujet au cours de l’entretien d’embauche selon l’article L122-25 du code de travail.

 

  • L' état de santé 

Le candidat n’est pas tenu de révéler des informations concernant son état de santé actuel ou passé. De même, les questions sur une perte d’autonomie ou un handicap visible ou non, ne doivent pas être posées lors d’un entretien d’embauche.

Le code du travail stipule également des objections sur des questionnaires demandant des informations sur l’appartenance ou non à une race, un parti politique, une conviction religieuse ou une appartenance syndicale.

Ces rubriques touchent les nombreux motifs de discriminations énoncés dans l’article L1132-1 du Code du Travail, entrée en vigueur le 24 avril 2019. Les recruteurs disposent, cependant de grandes latitudes pour bien mener un entretien d’embauche.

Prenez le temps de connaitre les différentes lois et réglementations en vigueur pour définir les bonnes questions à poser. Un écart, que ce soit exprès ou non, peut vous couter cher. Comme le rappelle le guide Prévention des discriminations dans l’emploi, réalisé par Le Défenseur des droits (ex-Halde), « toute discrimination commise à l’égard d’une personne fait encourir une peine pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Les personnes morales peuvent être déclarées responsables des discriminations commises par leurs organes ou représentants et condamnées à une amende pouvant atteindre 225 000 euros. (Articles 225-1 et suivants du code pénal.) ». Le candidat peut entamer une procédure judiciaire, même si le refus de lui donner le poste a été effectué de manière objective.

 

2. Les règles d’or pour bien mener un entretien d’embauche

 

Le process de recrutement obéit à des règles incontournables. Il s’agit de créer un environnement favorable à l’interaction afin de permettre au candidat de se « vendre ». Il doit pouvoir parler librement, sans se sentir obligé de répondre même dans un entretien d’embauche. Voici quelques conseils que la plupart des directions des ressources humaines pratiquent lors de leurs entretiens.

  1. Préparer minutieusement la rencontre

  2. Rester cool et détendu : même si vous avez déjà reçu 25 candidats aujourd’hui !

  3. Recenser les motivations du postulant.

  4. Rester psychologue pour apprécier l’expression de votre candidat.

  5. Évaluer les compétences et aptitudes du postulant en regard du profil recherché pour le poste

  6. Rester objectif dans la recherche du profil idéal pour le poste

  7. Faire de la pub : vendre son entreprise et parler des perspectives d’évolution

  8. Multiplier et maîtriser les regards et attitudes : maîtriser les techniques de PNL ou la programmation neurolinguistique

  9. Rester lucide et maîtriser ses émotions, garder à l’esprit l’objectif de l’entretien

  10. Éviter les erreurs de casting

 

2.1 Quelles sont les différentes phases d’un entretien d’embauche : le déroulé de l’entretien ?

L’entretien doit commencer par une accroche, une phase où il est nécessaire de mettre à l’aise le candidat. Le recruteur peut rappeler le contexte de l’entretien en précisant le poste auquel le candidat postule et le déroulement de l’entretien.

Il est ensuite conseillé de donner la parole au candidat pour qu’il parle un peu de lui, de son parcours, de ses motivations ainsi que ses aptitudes pour le poste proposé. Le recruteur peut poser des questions pour avoir plus d’informations, sans toutefois aller trop loin et risquer d’aborder les sujets qui fâchent.

Il est également nécessaire de présenter l’entreprise ainsi que le poste. Cela permettra au candidat de se faire une idée du lieu où il va travailler, des personnes avec qui il devra collaborer et des missions qui lui seront attribuées s’il est embauché. Cette étape peut aussi l’aider à se rendre compte des difficultés qu’il aura à surpasser. Vient ensuite une phase de questionnement qui permet de revenir sur les points importants du parcours du candidat ou de ses motivations.

Pour finir, il est conseillé de donner la parole au candidat afin qu’il pose des questions. C’est généralement l’étape où la question du salaire et des conditions de travail est abordée. Si le candidat ne les demande pas, n’hésitez pas à les préciser pour vous assurer de la motivation du candidat.

 

3. Les questions pour bien mener un entretien d’embauche

La préparation minutieuse permet de conduire convenablement un entretien d’embauche. Cela vous permettra de comprendre les motivations d’un candidat. Voici une liste non exhaustive des questions utiles pour mieux connaitre le candidat. Elles permettront aussi de savoir s’il est en adéquation avec le poste proposé. Autrement dit, ces questions feront ressortir les « soft-skills » ou les compétences relationnelles du candidat.

 

 

3.1 Faire connaissance avec le candidat

Les questions suivantes ont pour objectif de briser la glace et de laisser la porte ouverte au candidat pour qu’il puisse résumer son parcours et en faire une synthèse. Le fil conducteur devrait apparaître de façon claire et logique aux yeux du recruteur. Le parcours atypique d’un candidat peut parfois inquiéter les recruteurs à ce stade. De manière générale, le candidat reprend la chronologie de son CV. Le recruteur a la possibilité de lui demander plus de détails, s’il le souhaite.

  1. Parlez-nous de vous.

  2. Pouvez-vous nous expliquer la logique de votre parcours professionnel ?

  3. Décrivez-nous brièvement votre parcours académique.

  4. Quelles sont vos principales responsabilités à votre poste actuel ?

 

De manière générale, les questions suivantes se posent vers la fin de l’entretien. L’objectif étant d’inviter le candidat à s’autoévaluer. Vous pourrez y percevoir également son niveau d’honnêteté intellectuelle et connaitre son opinion sur son environnement actuel.

  1. Quels sont vos points forts et vos points faibles ?

  2. Quelle est votre pire faiblesse ?

  3. Citez-nous 3 de vos qualités ou défauts au travail ?

 

Les questions qui suivent peuvent parfois inquiéter les candidats ou les déstabiliser. Ils peuvent se lancer rapidement dans la description des aspects négatifs et de leur mauvaise expérience dans leur entreprise actuelle ou passée. Le recruteur devra penser à bien le cadrer en précisant qu’il peut décrire ici de façon factuelle les compétences acquises, les réalisations. En aucune façon, il ne s’agit pas de dénigrer son employeur précédent, même si le candidat a des raisons personnelles ou professionnelles de se séparer de lui.

  1. Que disent vos collègues de vous ?

  2. Que disait de vous votre ancien manager ?

  3. Quelle est votre expérience la plus enrichissante en enseignement ?

  4. Parlez-nous de votre ancien travail ?

  5. Quelles sont les difficultés importantes que vous avez déjà rencontrées dans votre parcours ?

  6. Pourquoi avez-vous quitté votre poste précédent ?

  7. Vos responsabilités ont-elles changé depuis que vous occupez ce poste ?

  8. Avez-vous obtenu des promotions ces dernières années ?

 

3.2 Évaluer l’adéquation des candidats au poste : sa motivation, ses aptitudes

Tout bon candidat devrait avoir pris soin de s’informer sur l’entreprise, son historique, sa situation économique ainsi que sa situation sur son marché avant de postuler. Les questions suivantes pourront vous aider à déterminer son niveau de motivation pour le poste et l’entreprise.

  1. Que savez-vous de notre entreprise, de notre activité ?

  2. Suivez-vous notre entreprise sur les réseaux sociaux ?

  3. Pourquoi le poste vous intéresse-t-il ?

 

Les lettres de motivation contiennent souvent des phrases un peu « bateau », pré-formatées. C’est ici l’occasion de cerner la réelle motivation du candidat par rapport à l’entreprise, à ses objectifs, à ses contraintes.

  1. Qu’est-ce que vos compétences et vos idées peuvent apporter à notre entreprise ?

  2. Pourquoi devrions-nous vous embaucher ?

  3. Préférez-vous travailler en équipe ou en individuel ?

  4. Faites-vous du sport : collectif ou individuel ?

  5. Êtes-vous un leader ?

 

Le recruteur invite le candidat à lui fournir des cas concrets de situations de leadership dans des situations de conduites de projets où il a fait preuve de communication pour mener à bien un projet en équipe.

  1. Savez-vous diriger une équipe ? Avez-vous déjà dirigé une équipe ?

  2. De quel niveau de supervision ou de feedback avez-vous besoin au quotidien ?

  3. Êtes-vous capable de travailler sous pression ? Comment gérez-vous la pression ?

  4. Avez-vous développé une méthodologie de travail ? Si oui, pensez-vous l’ajuster ou l’adapter à votre futur environnement de travail ?

 

Loin de piéger le candidat, ces questions visent à retracer les différentes étapes de son parcours. Il s’agit de donner des anecdotes, des faits vécus ou chiffrés si possible : par exemple, quel était son chiffre d’affaires, sa meilleure vente ? D’autre part, si le candidat évoque ses échecs, le recruteur peut évaluer dans cette phase, son niveau d’honnêteté ou sa capacité de répartie. On peut également évaluer son niveau de résilience, si cela est particulièrement nécessaire dans certains postes à forte pression.

  1. Quels ont été vos principaux succès et échecs professionnels ?

  2. Comment gérez-vous les échecs et les critiques ?

  3. Savez-vous gérer les conflits ?

  4. Pouvez-vous nous exposer un projet professionnel dont vous êtes particulièrement fier ?

  5. Comment faites-vous pour tenir les délais et réaliser les objectifs fixés, surtout quand vous êtes sous pression ?

  6. Comment faites-vous pour gérer le stress ?

  7. Êtes-vous habile avec les nouvelles technologies ?

  8. Comment gérez-vous les « remises à niveau » professionnelles ? Comment maintenez-vous votre niveau dans votre domaine ?

 

Cette question ouverte met en situation le candidat par rapport à ses compétences-clés : sa réactivité, sa capacité d’analyse, sa réelle aptitude au poste. Vous connaîtrez aussi ses capacités à gérer des situations nouvelles.

  1. Si vous êtes choisi pour ce poste, quelles décisions prendriez-vous en premier ?

 

3.3 Évaluer les intentions et les prétentions des candidats

Argent, pouvoir, sécurité de l’emploi ou promotion ? Cette question, sous ses différentes formulations, vise à discerner les objectifs du postulant, ses valeurs, ses motivations. Vous pourrez ainsi estimer s’il peut s’épanouir dans votre entreprise avec son profil.

  1. Quelles sont les raisons qui vous ont poussé à changer d’entreprise ?

  2. Pourquoi choisir notre entreprise plutôt qu’une autre ?

  3. Comment envisagez-vous la poursuite de votre carrière ?

  4. Combien de temps pensez-vous travailler dans notre entreprise ?

  5. Où vous voyez-vous dans cinq ans ?

 

Nous y voilà ! La question délicate et fréquente qui inquiète les candidats. En général, ils sont déstabilisés pour répondre à cette interrogation. Pourtant, on devrait apprendre à chaque postulant qu’il faut demander quelle est la fourchette salariale en vigueur dans votre entreprise ou prévue pour ce poste.

  1. Quelles sont vos prétentions salariales ?

 

3.4 Conclusion de l’entretien

  1. Avez-vous des questions ?

  2. Comment avez-vous trouvé cet entretien ?

  3. Nous autorisez-vous à contacter votre ancien patron pour en savoir un peu plus sur vous ?

  4. Quand seriez-vous prêt à commencer si l’on vous embauche ?

 

4. Grille d’évaluation lors d’un entretien d’embauche

La grille d’évaluation d’un candidat est construite à partir des critères nécessaires au poste proposé. Ces critères devront avoir été déterminés lors de la définition du profil du poste. On peut indiquer dans le tableau ci-dessous quelques critères, à personnaliser selon les exigences de votre entreprise.

Critères

Note de 1 à 5

Premières impressions : tenue vestimentaire, savoir-vivre, adaptation au milieu

 

Présentation orale

 

Communication non verbale

 

Connaissance de l’entreprise, sa marque

 

Connaissance du secteur d’activité

 

Travail collaboratif, esprit d’équipe

 

Rigueur et conscience professionnelle

 

Maitrise des outils informatiques et bureautiques

 

Maitrise des réseaux sociaux

 

Gestion des priorités

 

Sens commercial

 

Compétences relationnelles

 

Patience

 

Respect d’autrui, empathie

 

Leadership, assertivité

 

Capacité d’écoute, réactivité, dynamisme, pertinence, prise de parole

 

Ouverture d’esprit

 

Capacité face aux critiques

 

Force de conviction

 

Capacité de gestion du stress, contrôle de soi

 

Disponibilité horaire, ponctualité

 

Réactivité

 

Autonomie, adaptabilité

 

Cohérence avec sa lettre de motivation

 

Expérience

 

Motivation

 

Prétentions salariales

 

Ambition

 

Degré de motivation pour le poste

 

Ressentis du recruteur par rapport à l’adéquation du candidat au poste

 

Avis et commentaire pour suite à donner à sa candidature

 

 

Compte tenu du nouveau cadre légal sur la collecte des données personnelles, cette grille doit être personnalisée en fonction des critères strictement nécessaires au profil du poste.

 

5. Comment conclure un entretien d’embauche ? Nos recommandations.

Durant les recrutements pour des postes à responsabilité, il arrive parfois que le recruteur sollicite des recommandations aux candidats. Les bonnes pratiques voudraient que vous informiez le candidat que l’on va contacter son ancien manager ou le chef d’entreprise. Si le candidat a entretenu de bonnes relations cordiales en quittant son précédent employeur, il communiquera facilement les coordonnées des personnes à contacter. Il est aussi possible qu’il ait obtenu une lettre de recommandation. Mais le recruteur ne doit jamais appeler, sans prévenir au préalable le candidat.

La CNIL a édité un guide pour les employeurs et les salariés à ce sujet. Ces pratiques permettent donc de bien mener un entretien d’embauche. L’ancien employeur peut confirmer vos premières impressions, bonnes ou mauvaises, sur le candidat que vous vous apprêtez à embaucher.

 

6. Informer le candidat retenu après un entretien d’embauche : comment faire ?

 

Les entretiens sont terminés, du moins la première phase.

 

 

Vous avez analysé vos grilles d’évaluation des entretiens d’embauche. Le candidat curieux vous a probablement posé la question : quelle est la suite de votre processus de recrutement ? Y-a-t-il un deuxième entretien ou une rencontre avec le responsable opérationnel du poste proposé ?

A cette étape, vous pouvez informer le candidat de comment vous l’informerez de la suite favorable ou non du recrutement. Ce choix devra être défini au préalable dans votre stratégie de recrutement. Les bonnes pratiques ou le savoir-vivre exigent toutefois de donner une réponse au candidat sur ce sujet. Dans le contexte des nouvelles technologies mises à votre disposition, il n’est pas conseillé de répondre de façon laconique en disant par exemple : « On vous appellera ». Si c’est le cas, respectez votre parole et contactez le candidat dès que les résultats des entretiens sont connus.

Vous pouvez aussi préparer un calendrier de traitement des réponses comprenant les retours d’informations. Celles-ci peuvent être envoyées soit par mail ou par un appel téléphonique direct. L’appel est recommandé pour les candidats qui ont été retenus pour le poste ou la deuxième phase du recrutement. Bon nombre de candidats en recherche active utilisent, de façon, permanente leurs smartphones pour guetter la moindre réponse des recruteurs concernant l’entretien qu’ils viennent de passer. Un message ou un appel pour informer ne sera pas de refus.

De nombreux candidats n’attendent plus après une entreprise souvent au bout d’un mois, surtout s’il s’agit d’un profil technique très recherché. Ne perdez pas de vue que c’est peut-être un futur collègue à intégrer dans votre équipe. Cette personne pourrait aussi être celle qui propagera une bonne ou mauvaise image de l’entreprise dans ses posts dans les réseaux sociaux à propos de son expérience durant l’entretien d’embauche.

 

Conclusion

Bien mener un entretien d’embauche nécessite le respect de plusieurs règles. Tout recruteur, soucieux de bien mener un entretien d’embauche, doit se tenir informé des dernières informations sur les jurisprudences. Cela vous évitera d’exposer votre entreprise à un procès après avoir écarté un candidat. Une seule question mal posée pourrait avoir des conséquences désastreuses.

Lors de la rédaction de cet article, nous nous sommes rendu compte que beaucoup de recruteurs ne prennent pas consciences des questions pouvant les entraîner à payer de lourdes amendes. Nous avons listé ainsi pour vous les questions à exclure lors d’un entretien d’embauche. Certaines de ces questions étaient posées habituellement. Mais le contexte de protection des libertés des individus oblige les responsables de recrutement à rester prudents. Dans cet article, nous avons listé toute une batterie de questions à poser lors de l’entretien d’embauche pour cerner les motivations d’un candidat pour le poste que vous proposez. Une grille d’évaluation vous est également proposée. Tout recruteur peut donc personnaliser ces questions selon le profil recherché et limiter ses critères aux seuls besoins nécessaires du poste proposé à l’embauche.

Après avoir achevé votre processus de recrutement, vous aurez choisi un seul candidat pour le poste proposé. Quelle réponse donneriez-vous à tous les autres qui n’ont pas été retenus ? Dès l’entretien d’embauche, il convient de prévoir par quelle procédure ils seront tenus informés et qui sera leur interlocuteur si nécessaire.

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