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La base de données économiques et sociales ou BDES, aussi appelé BDU (Base de données uniques) est aujourd’hui obligatoire dans toutes les entreprises de 50 salariés au minimum.

La fonction principale de la BDES est de partager les informations le plus simplement possible et de façon plus transparente entre dirigeants et représentants du personnel.


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Que signifie la base de données économiques et sociales (BDES) ?

Document essentiel qui permet de regrouper toutes les données économiques et sociales d’une entreprise, la BDES rassemble de très nombreuses données chiffrées en lien avec l’activité de l’entreprise : bilan social et financier, documents comptables, orientations stratégiques, informations périodiques, etc.

Cette base est mise à jour très régulièrement et se présente sous la forme papier ou numérique. C’est un document qui va servir de base pour des consultations régulières du CSE (Comité social économique) ou alors du CE (comité d’entreprise).

La BDES porte généralement sur 3 thématiques :

  • La situation économique et financière de l’entreprise ;
  • Les différentes stratégies de l’entreprise ;
  • La politique économique et sociale de l’entreprise, ainsi que les conditions de travail.

Dès lors, les IRP ont une vision globale de la répartition de la valeur qui est créée par les activités de l’entreprise sur une période donnée.

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La BDES en pratique

Que doit-elle contenir ?

Si on entre dans les détails, le document unique qu’est la BDES permet d’avoir un aperçu concis sur :

  • La présentation de la situation économique et financière de l’entreprise ;
  • La rémunération des actionnaires et des salariés ;
  • Les différentes activités sociales et culturelles ;
  • Les différents flux financiers : crédits d’impôt, subventions, etc.
  • Les fonds propres et l’endettement en cours ;
  • L’évolution des effectifs par type de contrat ;
  • L’exposition des effectifs face aux risques et accidents ;
  • Le taux d’absentéisme ;
  • L’investissement matériel et dépenses de R&D ;
  • Les dépenses en matière de sécurité

Toutes ces informations vont permettre aux instances représentatives du personnel (ou IRP) d’avoir une vision précise sur chacune de ces situations.

Certains de ces renseignements doivent être complétés d’une analyse ou d’une fiche explicative selon le Code du travail. En effet, les données brutes ne sont pas toujours lisibles ni digestes, c’est pourquoi un rapport rédigé et qui aide à décrypter les informations chiffrées est toujours très apprécié.

L’important est que le document que représente la BDES soit le plus compréhensible pour tout le monde, quel que soit son statut ou son niveau hiérarchique. Il est à noter que la BDES peut être amendée ou complétée par un accord d’entreprise, ou de branche ou de groupe.

Cet accord peut prévoir ainsi que ne figurent que certaines informations sur une durée déterminée (rétrospective sur 2 ans et perspective sur 3 ans par exemple). L’accord va enfin pouvoir prévoir les modalités de fonctionnement ou d’utilisation de la BDES.

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Qui peut y accéder ?

La base de données économiques et sociales doit être accessible en permanence aussi bien aux membres de CSE ou du CE, mais à toute personne faisant partie des IRP.

Toutefois, certaines personnes extérieures au comité sociale et économique peuvent accéder à la BDES comme l’inspection du travail ou encore le médecin du travail. Chaque utilisateur de la BDES a une obligation de discrétion, surtout quand il manipule des données indiquées comme confidentielles par l’entreprise.

Alors que jusqu’ici c’était l’employeur qui décidait des modalités et de l’accès à la BDES, la loi Travail change la donne : aujourd’hui, à défaut d’accord d’entreprise à propos de cette accessibilité, tous les IRP et délégués syndicaux peuvent accéder à cette base de données.

base de données

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La création du comité social et économiques (CSE) impacte-t-elle la BDES ?

Depuis que les ordonnances Macron ont instauré le CSE à la date du 22 septembre 2017, quels sont les impacts sur la BDES ?

L’impact majeur de la création du CSE sur la BDES est la prééminence de l’accord d’entreprise pour les structures de moins de 300 salariés. Concrètement, cet accord peut décider des modalités d’accès ou de restructuration dans la BDES, mais également de sa forme. Certains éléments ne sont plus obligatoires, notamment les contenus qui concernent la sous-traitance ou encore les flux intragroupes.

Désormais, le CSE est le nouvel IRP puisqu’il fusionne le CE (ou les délégués du personnel) et le CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail). Le CSE, arrivé dans les entreprises depuis le 1er janvier 2020, est destiné aux entreprises de 11 à 50 salariés. Les attributions du CSE se rapprochent de celles des délégués du personnel pour une entreprise de moins de 50 salariés. Mais, si votre structure possède plus de 50 salariés, alors le rôle du CSE se rapproche de celui d’un CE ou du CHSCT.

Le CSE doit alors faire l’objet des 3 grandes consultations obligatoires, à savoir la situation économique et financière, les orientations stratégiques et la politique économique et sociale de l’entreprise.

La BDES doit alors être mise à jour très tôt pour que le CSE puisse reprendre connaissance avant chaque consultation.

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Que dit la législation pour la BDES ?

Si aucun accord d’entreprise n’est prévu sur le contenu de la base de données économiques et sociales, ce dernier se retrouve détaillé dans les articles R.2312-8 (si votre entreprise possède moins de 300 salariés) ou l’article R.2312-9 issu du décret du 29 décembre 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés.

À noter que depuis le 1er janvier 2016, chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit dresser un bilan de l’avancement de légalité entre hommes et femmes et, qui plus est, détailler les éventuelles mesures mises en avant ou prévues pour favoriser cet équilibre.

La loi préconise que la BDES se présente sous la forme de données chiffrées ou de tendances lisibles pour le commun des mortels. Si ce n’est pas le cas, l’employeur se doit d’ajouter des explications.

législation BDES

En somme, la base de données économiques et sociales est un outil majeur du travail des IRP. En effet, son contenu qui doit être le plus synthétique et le plus compréhensible possible, est une photographie globale de la vie de l’entreprise.

Si la BDES n’est pas complète ou non mise à jour, le CSE (mais aussi un représentant du personnel, un inspecteur du travail ou un syndicat) peut décider de saisir le tribunal de grande instance (TGI) afin d’ordonner l’employeur à communiquer sur les éléments manquants.

Une amende pour délit d’entrave d’une personne physique est alors prévue avec un montant de 7500 €. Si cela concerne la responsabilité d’une personne morale, l’amende passe alors 37 500 € peut atteindre, en cas de récidive, 75 000 €.

Une astreinte peut être appliquée par jour de carence (exemple de 1000 €/jour de retard).

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