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La base de données économiques et sociales ou BDES, aussi appelé BDU (Base de données uniques) est aujourd’hui obligatoire dans toutes les entreprises de 50 salariés au minimum.

La fonction principale de la BDES est de partager l'ensemble des informations le plus simplement possible et de façon plus transparente entre dirigeants et représentants du personnel afin de renforcer le dialogue social. 


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Que signifie la base de données économiques et sociales (BDES) ?


Document essentiel qui permet de regrouper toutes les données économiques et sociales d’une entreprise, la BDES rassemble de très nombreuses données chiffrées en lien avec l’activité de l’entreprise : bilan social et financier, documents comptables, orientations stratégiques, informations périodiques, etc. Par ailleurs, depuis plusieurs années, la BDES est confrontée à plusieurs évolutions; comme par exemple avec la loi Rebsamen. 

Cette base est mise à jour très régulièrement et se présente sous la forme papier ou numérique. C’est un document qui sert de support de préparation aux consultations ponctuelles du CSE (Comité social et économique) ou alors du CE (comité d’entreprise). Les membres élus par les employés d'une entreprise doivent représenter le personnel, négocier les accords collectifs et veiller à la prévention des risques professionnels. En cas de non respect du droit du travail, santé ou libertés individuelles, le CSE se doit d'alerter la direction dans l'immédiat. D'ou la nécessité de suivre une BDES.  Avec la BDES,  l'employeur est dans l'obligation de fournir de nombreux indicateurs. Ces indicateurs, une base de données unique à l'entreprise, permettront aux élus du comités de citer et justifier toutes informations relatives à un non respect du code du travail. L'ambition d'une BDES consiste à mettre à plat la situation actuelle de l'entreprise, de prendre connaissance des orientations stratégiques et d'améliorer le dialogue social. Une démarche d'échange d'information en toute transparence, ayant pout vocation d'avancer dans l'intérêt de tous, salariés et entreprise. 

La BDES porte généralement sur 3 thématiques :

  • La situation économique et financière de l’entreprise : 
  • Les différentes stratégies de l’entreprise ;
  • La politique économique et sociale de l’entreprise, ainsi que les conditions de travail.

À noter: que toutes les informations communiquées doivent être faites de manière récurrente afin que les IRP (instances représentatives du personnel) puissent obtenir une  vision globale de la répartition de la valeur qui est créée par les activités de l’entreprise. La BDES doit être accessible aux membres du comité d'entreprise, de la délégation unique du personnel, du CHSCT, du comité central d'entreprise et aux organisations syndicales.

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La BDES en pratique

Que doit-elle contenir ?

Comme mentionné précédèmment, le document unique qu’est la BDES se présente souvent sous 3 thématiques. Dans chacune d'entres elles plusieurs éléments et indicateurs sont à fournir.

À noter: le contenu obligatoire de la BDES diffère selon le nombre d'employé dans l'entreprise. 

Thématique : économique et financière 

  • La présentation de la situation économique et financière de l’entreprise ;
  • La rémunération des actionnaires et des salariés ;
  • Les différents flux financiers : crédits d’impôt, subventions, etc.
  • Les fonds propres et l’endettement en cours ;
  • Les dépenses en matière de sécurité

Thématique : politique sociale de l'entreprise

Investissements social: 

  • L’évolution de l'effectif de l'entreprise par type de contrat ;
  • Investissement dans les formations professionnelles 
  • L'emploi des personnes handicapées, ou du nombre de stagiaire de plus de 16 ans. 
  • Contribution aux activités sociales et culturelles du CSE. 

Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes :

  • Situation d'embauche homme/ femme 
  • Situation de formation homme/femme
  • Situation de promotion professionnelle homme/ femme 
  • Situation rémunération homme/ femme 

Thématique : les différentes stratégies de l'entreprise

  • Gestion des emplois et parcours professionnel
  • L’exposition des effectifs face aux risques et accidents ;
  • Le taux d’absentéisme ;
  • L’investissement matériel et dépenses de R&D ;

Toutes ces informations vont permettre aux instances représentatives du personnel (ou IRP) d’avoir une vision précise sur chacune de ces situations.

Le Code du travail prévoit que certains de ces renseignements doivent être complétés d’une analyse ou d’une fiche explicative. En effet, les données brutes ne sont pas toujours lisibles ni digestes, c’est pourquoi un rapport rédigé et qui aide à décrypter les informations chiffrées est toujours très apprécié.

L’important est que le document que représente la BDES soit le plus compréhensible pour tout le monde, quel que soit son statut ou son niveau hiérarchique. Il est à noter que la BDES peut être amendée ou complétée par un accord d’entreprise, un accord de branche, un accord collectif ou un accord de groupe.

Cet accord peut prévoir ainsi que ne figurent que certaines informations sur une durée déterminée (rétrospective sur 2 ans et perspective sur 3 ans par exemple). L’accord va enfin pouvoir prévoir les modalités de fonctionnement ou d’utilisation de la BDES. En l’absence du délégué syndical, ces modalités peuvent être fixées par accord avec la consultation du comité social et économique et l’employeur. 

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Qui peut y accéder ?

La base de données économiques et sociales doit être accessible en permanence aussi bien aux membres de CSE ou du CE, mais à toute personne faisant partie des IRP.

Toutefois, certaines personnes extérieures au comité sociale et économique peuvent accéder à la BDES comme l’inspection du travail ou encore le médecin du travail. Chaque utilisateur de la BDES a une obligation de discrétion, surtout quand il manipule des données indiquées comme confidentielles par l’entreprise.

Alors que jusqu’ici c’était l’employeur qui décidait des modalités et de l’accès à la BDES, la loi Travail change la donne : aujourd’hui, à défaut d’accord d’entreprise à propos de cette accessibilité, tous les IRP et délégués syndicaux peuvent accéder à cette base de données.

Période couverte par la BDES

L'employeur chargé de fournir cette BDES ne doit pas uniquement se contenter de fournir des données historiques et actuelles. L'intérêt d'une BDES repose également sur l'aspect prévisionnel. 

L'employeur doit fournir des l'informations récurrentes sur les deux années précédentes, de l'année actuelle ainsi que des perspectives pour les trois prochaines années. 

 

base de données

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La création du comité social et économiques (CSE) impacte-t-elle la BDES ?


Depuis que les ordonnances Macron ont instauré le CSE à la date du 22 septembre 2017, quels sont les impacts sur la BDES ?

L’impact majeur de la création du CSE sur la BDES est la prééminence de l’accord d’entreprise pour les structures de moins de 300 salariés. Concrètement, cet accord peut décider des modalités d’accès ou de restructuration dans la BDES, mais également de sa forme. Certains éléments ne sont plus obligatoires, notamment les contenus qui concernent la sous-traitance ou encore les flux intragroupes.

Désormais, le CSE est le nouvel IRP puisqu’il fusionne le CE (ou les délégués du personnel) et le CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail). Le CSE, arrivé dans les entreprises depuis le 1er janvier 2020, est destiné aux entreprises de 11 à 50 salariés. Les attributions du CSE se rapprochent de celles des délégués du personnel pour une entreprise de moins de 50 salariés. Mais, si votre structure possède plus de 50 salariés, alors le rôle du CSE se rapproche de celui d’un CE ou du CHSCT.

Le CSE doit alors faire l’objet des 3 grandes consultations annuelles obligatoires :

1. La situation économique et financière: 

2. Les orientations stratégiques: durant cette consultation annuelle, le CSE s'informe de toute stratégie adoptée adoptée par l'entreprise afin d'analyser les conséquences sociales de chacune d'entre elle. 

3. La politique économique et sociale de l’entreprise: les sujets abordés sont l'égalité professionnelle hommes/femmes, la qualité de vie au travail, 

La BDES doit alors être mise à jour très tôt pour que le CSE puisse reprendre connaissance avant chaque consultation obligatoire.

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Que dit la législation pour la BDES ?


Si aucun accord d’entreprise n’est prévu sur le contenu de la base de données économiques et sociales, ce dernier se retrouve détaillé dans les articles R.2312-8 (si votre entreprise possède moins de 300 salariés) ou l’article R.2312-9 issu du décret du 29 décembre 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés.

À noter que depuis le 1er janvier 2016, chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit dresser un bilan de l’avancement de légalité entre hommes et femmes et, qui plus est, détailler les éventuelles mesures mises en avant ou prévues pour favoriser cet équilibre.

La loi préconise que la BDES se présente sous la forme de données chiffrées ou de tendances lisibles pour le commun des mortels. Si ce n’est pas le cas, l’employeur se doit d’ajouter des explications.

législation BDES

En somme, la base de données économiques et sociales est un outil majeur du travail des IRP. En effet, son contenu qui doit être le plus synthétique et le plus compréhensible possible, est une photographie globale de la vie de l’entreprise.

Si la BDES n’est pas complète ou non mise à jour, le CSE (mais aussi un représentant du personnel, un inspecteur du travail ou un syndicat) peut décider de saisir le tribunal de grande instance (TGI) afin d’ordonner l’employeur à communiquer sur les éléments manquants.

Une amende pour délit d’entrave d’une personne physique est alors prévue avec un montant de 7500 €. Si cela concerne la responsabilité d’une personne morale, l’amende passe alors 37 500 € peut atteindre, en cas de récidive, 75 000 €.

Une astreinte peut être appliquée par jour de carence (exemple de 1000 €/jour de retard).

Réalisez votre BDES à l'aide d'un logiciel 

 

La création d'une BDES entraine un rassemblement de données exorbitant. Pour les DRH, souvent chargés de remplir les rubriques et de leur réactualisation, la création d'une BDES représente une masse considérable de travail. Par ailleurs, les entreprises qui n'ont toujours pas digitalisé leur processus RH, complexifient la tâche du CSE. Données dispersées sous différents formats de documentations. Les membres du CSE ont beaucoup de difficulté à avoir accès aux informations qui leur sont nécessaires pour remplir efficacement leurs missions. Par conséquent, de nombreuses interrogations surgissent de la part des élus du comité: Ou pouvons nous trouver la BDES de notre entreprise? Pouvons-nous négocier son contenu? Quels sont nos intérêts à le faire? 

Il existe des logiciels spécialement conçus pour traiter la BDES. Un logiciel BDES vise une mise en place simplifiée et garanti une constante sécurisation des données.

Avec un core RH, la BDES fournira des informations plus précises et pertinentes.

Nombreuses sont les raisons d'adopter un tel outil: 

Mise à jours régulières: un logiciel BDES assure des mises à jours constantes pour que l'entreprise puisse être  toujours en mesure de respecter les obligations légales. 

Analyse interne des données

Contrôle des données: l'entreprise gère ses droits d'accès. 

Gain de temps: En récoltant les données de vos divers outils RH, un logiciel BDES génèrera automatiquement vos rapports avec des représentations graphiques. 

Il n'y a aucun doute, les entreprises dotées d'un logiciel BDES seront plus organisées et performantes.  

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La BDES, outil de dialogue social, a pour vocation d'améliorer les relations collectives au travail. 

La BDES joue un rôle majeur dans le cadre des consultations périodiques avec les membres du CSE. En se fiant à l'ensemble d'informations provenant de la BDES, le CSE peut négocier des accords collectifs. Son contenu est un réel support pour les CSE qui disposent désormais d'indicateurs pertinents pour construire leur avis et argumenter efficacement.