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Système de pointage : tout ce qu’il faut savoir

Système de pointage
Alexandre Diard
Système de pointage

Procédé impartial et universel, le système de pointage est un moyen de connaître exactement les temps de travail d’un employé ou un salarié.

Mais comment cela fonctionne-t-il ? Quelles sont les raisons d’utiliser un tel système ? Et sur quels critères choisir le bon modèle ?

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Qu’est-ce qu’un système de pointage ?

 

Origine de la pointeuse

La loi française imposant à chaque employeur d’organiser le pointage de son personnel, celui-ci doit trouver un moyen efficace pour réaliser cette tâche en optant pour du matériel adapté et une méthode de pointage pertinente.

C’est le système de pointage.

Dispositif permettant de contrôler le temps de travail de chaque travailleur, le système de pointage ou pointeuse est aujourd’hui très répandu dans les entreprises.

Auparavant, les premières pointeuses étaient manuelles. Il y avait donc une personne chargée de noter et de vérifier manuellement les heures d’entrée et de sortie de chaque travailleur.

Mais il arrivait souvent qu’il y ait des écarts.

Par exemple, pour un employé arrivé à 13 h 58, on notait l’arrivée à 14 h. On s’est rendu compte que cela nuisait à la productivité de l’entreprise et des employés.

Un système automatisé de contrôle des allées et venues des salariés a permis de simplifier ce contrôle quotidien, permettant à chaque entreprise de gagner du temps.

À noter que chaque donnée récoltée participe à l’établissement des bulletins de salaire.

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Les différents systèmes de pointage

De nos jours, plusieurs choix sont possibles en matière de système de pointage.

En fonction de la taille de votre entreprise, de votre activité et du nombre de travailleurs, vous allez plus facilement vous orienter vers un modèle plus qu’un autre.

On retrouve ainsi, au choix :

  • Une pointeuse mécanique (il existe aussi des modèles numériques) : son fonctionnement est simple puisqu’il suffit d’insérer un support comme une carte plastique ou un carton dans l’appareil. Les horaires d’arrivée, de pause et de sortie de l’entreprise seront alors annotées et informatisées de manière automatique.
  • Une pointeuse mobile : très utile quand les salariés travaillent sur différents postes de travail ou sont en déplacement professionnel régulier, ce système de pointage permet de gagner du temps et de simplifier son utilisation au quotidien.
  • La pointeuse biométrique : système de pointage très récent et ultra moderne, le dispositif facilite le contrôle d’accès de tous les salariés. Il suffit de récupérer une trace de chaque employé comme une empreinte de main ou de doigt ou encore une signature oculaire pour signifier vos déplacements dans et hors de l’entreprise. Ce système est aussi préconisé en interne pour les déplacements vers des zones protégées et sensibles dans certains bâtiments.

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Pourquoi utiliser un système de pointage ?

La première réponse à la question « pourquoi utiliser un système de pointage » se situe au niveau de la productivité de l’entreprise.

En effet, cette productivité si essentielle à la vie et à l’avenir de l’entreprise, notamment dans certains secteurs d’activité, est telle qu’un salarié doit être capable d’accéder rapidement à son poste de travail.

Son temps de travail est alors mesuré de manière très précise, de manière à ce que personne, ni lui ni l’employeur, ne soit lésé.

L’autre argument d’instaurer un système de pointage est le gain de temps dans la gestion de la paie.

En effet, il suffit de vérifier la pointeuse pour s’assurer des cohérences des renseignements fournis pour établir un document social comme le bulletin de salaire.

C’est un dispositif très efficace que les équipes RH vont adopter très rapidement parce qu’il leur fera le travail dans le décompte des horaires de présence de chacun (surtout si l’entreprise a un grand nombre de collaborateurs).

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L’obligation légale de se munir d’un système de pointage

Même si le système de pointage apporte de nombreux avantages concrets, il n’en demeure pas moins que ce dispositif doit être légalement très bien encadré.

Son installation ne se fait pas n’importe comment et elle doit présenter des caractéristiques précises au regard de la législation, exigeant un certain nombre de formalités préalables.

La première chose à faire est de contacter et prévenir la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). L’entreprise doit alors déclarer la future installation de la pointeuse, voire en demander l’autorisation pour certains modèles.

À noter que la CNIL publie régulièrement des avis sur tel dispositif de traitement de données étant attesté comme conforme avec le respect des libertés individuelles.

En règle générale, les systèmes de pointage mécaniques, numériques et les badgeuses respectent les principes de la CNIL tandis que les pointeuses biométriques ne font pas partie des modèles admis par l’organisme.

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Ensuite, l’autre obligation légale est d’informer les représentants du personnel de l’entreprise. Cela peut être aussi le CE ou encore le CHSCT.

Si les déclarations de l’entreprise concernant l’installation de la pointeuse ne devaient pas être exactes, l’entreprise s’exposerait à des amendes et à une éventuelle peine de prison.

S’il y a non-respect avéré des déclarations, en cas de litige aux Prud’hommes, les représentants du personnel peuvent alors demander simplement et purement le retrait du système de pointage.

Aucune information relevée ne pourra alors être retenue comme preuve.

Si l’on doit résumer, l’installation du système de pointage doit respecter 4 points essentiels :

  1. La proportionnalité en termes de finalités : son installation doit être justifiée et ne doit surtout pas remettre en cause les droits et libertés de chacun.
  2. La fiabilité : l’enregistrement du décompte des heures de travail effectué doit être automatique, fiable et infalsifiable.
  3. La facilité d’accès des agents de contrôle : les inspecteurs du travail ainsi que les représentants du personnel (ou le CE) doivent pouvoir vérifier le respect des dispositions légales de l’installation (présentation du code d’identification).
  4. La protection des données personnelles : l’installation d’une pointeuse doit respecter le règlement RGPD sur la protection des données.

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Comment choisir un système de pointage pour son entreprise ?

Décider d’installer un système de pointage requiert une vérification en amont dans l’optique de repérer les éventuels problèmes, mais surtout les besoins de l’entreprise.

Cet audit va permettre de mettre le doigt sur les attentes en matière de taille et d’organisation de l’entreprise.

Dès lors, on décidera sur quel type de pointeuse il faut s’orienter, on décidera également du nombre de dispositifs nécessaires en fonction de la taille de l’entreprise et des besoins internes.

Une fois les besoins identifiés, l’employeur va décider du système de pointage en se posant des questions telles que :

  • Quel est son coût ?
  • Quel retour sur investissement ? Est-ce que l’appareil est capable de s’adapter à l’évolution de l’entreprise ?
  • Quelle difficulté pour son utilisation ? Quelles fonctionnalités sont-elles nécessaires ?

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Combien coûte un système de pointage ?

Le coût d’un système de pointage dépend non seulement du type de l’appareil, mais il faut prendre aussi en compte les coûts liés à son fonctionnement à long terme : électricité, modifications ou mises à jour du logiciel, formation du personnel, dépannage, etc.

Les coûts d’installation sont aussi importants ainsi que les coûts liés à la sauvegarde des données recueillies par la pointeuse en cas de panne informatique ou de piratage.

Selon le type du dispositif, voici un aperçu des tarifs actuels pour l’appareil en lui-même.

 

Type de la pointeuse

Présentation

Entreprise cible

Tarif moyen

Pointeuse mécanique

Système de pointage autonome qui n’est pas relié à un logiciel de gestion des heures

TPE entre 2 et 3 personnes

Entre 400 et 600 €

Pointeuse numérique

Système de pointage le plus utilisé en France. Fonctionne avec badge RFID et est relié à un logiciel par Ethernet ou Wifi.

TPE, PME et grandes entreprises

Entre 600 et 6000 €

Pointeuse mobile

Solution qui permet de pointer depuis un appareil connecté (terminal, tablette ou smartphone).

Personnel nomade ou itinérant (BTP, chantiers, entreprises de nettoyage, agents de maintenance, aides à domicile, etc.)

Entre 500 et 2500 €

Pointeuse virtuelle

Solution accessible depuis un ordinateur.

Personnel administratif de grandes entreprises, consultants externes, cadres.

Entre 3000 et 8000 €

Pointeuse biométrique

Solution innovante

Entreprises privées et publiques

+ 5000 €

Pour gagner en efficacité, pour gérer le temps de travail de chacun en toute impartialité, le système de pointage est aujourd’hui un dispositif qui mérite sa place au sein des entreprises, quelle que soit leur taille. Le système de pointage est un véritable atout pour la gestion du temps de travail en entreprise. Avec un tel outil, les ressources humaines sont capables de d'obtenir des données fiables sur les temps de présences des collaborateurs, de calculer facilement les heures supplémentaires, de réaliser les plannings des équipes, de visualiser des horaires et heures travaillées, de contrôler des entrées et sorties sur le lieu de travail... Le logiciel de pointage de PeopleSpheres, en mode SaaS, est un système de contrôle du temps de travail des salariés.

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