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SIRH en mode Saas, ASP et On-premise : quelles sont les différences ?

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Alexandre Diard
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Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un système regroupant différents modules RH auparavant présents sur des logiciels distincts : paie, gestion du personnel, recrutement, note de frais, organigramme etc. Ce dernier permet notamment l’automatisation des tâches RH et par conséquent un gain de temps et de productivité pour les collaborateurs des ressources humaines d’une entreprise. En d’autres termes, il est le CRM (Customer Relationship Management) de la fonction RH.

Indispensable, le SIRH peut être mis en place sous différentes formes : plateforme Saas, application ASP ou encore via un logiciel On-premise. Vous vous demandez ce que ces acronymes signifient ? Explications.

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La signification des termes : Saas, ASP, On premise

Il existe de nombreux acronymes dans la fonction RH. Néanmoins, les termes Saas, ASP et On-premise n’en font pas partie. Ces derniers auront davantage de sens pour le service informatique de l’entreprise. En effet, ce sont des acronymes qui correspondent à des modes d’hébergement de logiciels [notamment des logiciels de gestion RH].  

Avant d’aller plus loin et de choisir un logiciel ou une plateforme SIRH, il vous faut savoir quel type d’hébergement sera le plus adapté aux besoins de l’entreprise. Voici donc la signification de chacun de ces termes techniques :

 

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Saas : Software as a Service.

En français, il peut se traduire par “logiciel en tant que service”. L’entreprise loue la plateforme SIRH à un prestataire externe. Cette plateforme est délocalisée et hébergée directement chez l'éditeur. Par ailleurs, elle est accessible via une connexion internet, en tapant l’url de celle-ci. Enfin, l’utilisation de la plateforme Saas demande un abonnement mensuel (ou annuel) auprès de l’éditeur. Outil collaboratif, il peut également être relié à d’autres solutions via des API. Il est également possible d’entendre parler de logiciel “on-demand” ou “cloud”.

Exemples : PeopleSpheres, Salesforce, Slack, Microsoft Office 365, Adobe...

ASP : Application Service Provider.

Il peut être traduit par “fournisseur de services d'application”. En d’autres termes, cela signifie que le logiciel se trouve sous forme d’une application à installer mais accessible par internet. Comme le Saas, l’hébergement du serveur se trouve chez l’éditeur. Néanmoins, l’entreprise paye des licences d'utilisation pour ses collaborateurs. Ce paiement peut s’effectuer mensuellement ou annuellement. Enfin, contrairement au Saas, il n’est pas possible de le relier à d’autres solutions. Par ailleurs, sachez que ASP désigne non pas le logiciel mais plus le type d’éditeur.

Exemples : IBM, Paypal...

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On-premise : En mode hébergé

Ce terme qui signifie “sur place” en anglais définit parfaitement le type de logiciel le plus classique et connu de tous. Le logiciel On premise ou “de bureau” est le premier type de logiciel qui a existé. Effectivement, il correspond au logiciel installé directement sur un ordinateur ou sur le réseau local de l’entreprise. Il a été acheté entièrement ou via des licences auprès du fournisseur et appartient donc entièrement à l’entreprise. Son hébergement se fait alors en interne, sur les serveurs de l’entreprise.

Exemples : Quadratus, Cegid, Sopra...

 

Les avantages et inconvénients de ces logiciels

Même si le SIRH Saas connaît aujourd’hui une forte croissance et oblige les fournisseurs de logiciels exclusivement On-Premise à faire évoluer leurs offres, chaque type de logiciel ou de plateforme a ses propres avantages et inconvénients. Faisons le point sur les forces et les faiblesses de chacun de ces modèles de déploiement de logiciel SIRH.

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Le Saas : l’hébergeur externe, un atout pour l’entreprise ?

Avec son hébergement sur un serveur externe à l’entreprise ou dans le cloud, le logiciel Saas permet aux collaborateurs de se connecter depuis n’importe quel appareil ayant une connexion internet. Attention tout de même, il arrive que les logiciels Saas ne soient pas responsive et par conséquent, ils seront moins ergonomiques avec une utilisation depuis une tablette ou un téléphone mobile. Toutefois, le Saas connaît un grand succès grâce à ses nombreux avantages, notamment en terme de sécurité de la data.

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Avantages du Saas :

  • Mise en place du SIRH simple et rapide : L’éditeur s’occupe de la mise en place du logiciel selon le cahier des charges au préalablement défini avec le DRH en fonction des besoins de l’entreprise. Il ne restera plus qu’à définir les noms d’utilisateur et les mots de passe. L’éditeur s’occupe également des mises à jours et généralement de la maintenance.
  • Sécurisation des données : L'hébergement et le stockage des données se fait sur les serveurs de l’éditeur ou dans le cloud (solution Cloud Computing). Ces derniers sont généralement très puissants et sécurisés. Vous n’avez plus à vous soucier de la confidentialité de vos données.
  • Disponible partout, tout le temps : Étant un web service, il suffit d’une connexion internet pour se servir du logiciel SIRH. Certains éditeurs proposent même des solutions avec un mode “hors connexion”.
  • Unification des systèmes d’information : Possibilité de connecter d’autres logiciels au SIRH via les API ouvertes.
  • Prix attractifs : Pas de frais de matériel, de mise en route, de cloud privé etc. Tout est compris dans l’abonnement.

Inconvénients du Saas :

  • La dépendance : Si l’éditeur cesse son activité, il vous faudra être en mesure de trouver une autre solution très rapidement afin de migrer vos données et éviter que cela n’affecte l’activité de l’entreprise.
  • Le paiement de l’abonnement peut être avec engagement sur plusieurs mois ou sur une année. Il faut également bien comprendre les services auxquels vous avez souscrit : modules compris dans l’abonnement et ceux qui seront à ajouter comme “modules supplémentaires” si besoin.
  • Le logiciel ne vous appartient pas : Il vous faut être attentif sur les clauses de récupération des données en fin de contrat ainsi que sur la gestion de la data faite par l’éditeur.
  • Si le logiciel Saas n’a pas de mode “hors-connexion” vous serez alors dépendant du bon fonctionnement d'internet dans vos locaux ou lors de vos déplacements.

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L’On-premise : garder le contrôle de son hébergeur

Le logiciel SIRH On-Premise est le plus classique et à déjà fait ses preuves. Hébergé sur un cloud privé ou sur le serveur local de l’entreprise, il devient la propriété de l’entreprise après l’achat de celui-ci auprès de l’éditeur. Il est donc plus aisé de vérifier la sécurisation et la confidentialité de la data RH. Néanmoins, plus il y aura de data plus il faudra une infrastructure informatique solide : serveurs dans des data centers, nombreuses sauvegardes, back-up en cas de sinistre …

Avantages du On premise :

  • Données centralisées et non délocalisées : Vous n’êtes pas dépendant de l’éditeur.
  • Sécurisation en interne de la data : Vous êtes le seul maître de la confidentialité de vos données RH.
  • Pas de dépendance à internet : Le logiciel est directement installé sur le serveur local ou sur l’ordinateur. Il est donc possible de travailler dessus sans connexion internet.
  • De nombreuses évolutions : Il est maintenant possible d’avoir accès au logiciel On-premise à distance.
  • Pas de frais en continu : Il n’y a pas de système d’abonnement mais seulement un achat du logiciel ou d’un nombre de licences.

Inconvénients du On premise :

  • Implémentation du logiciel longue et coûteuse : L’éditeur vient généralement lui même dans vos locaux afin d’installer le logiciel sur chaque poste de travail. Par ailleurs, des formations à l’utilisation sont obligatoires. Inversement, la suppression du logiciel sur un appareil peut également être payant.
  • Hardware adapté au logiciel : certains logiciels On-premise vont seulement fonctionner sur des PC, d’autres sur des Mac. Il faut bien se renseigner avant l’achat du logiciel.
  • Les mises à jour, la maintenance et l’assistance ne sont pas compris dans le prix d’achat du logiciel. Cela engendrera un coût supplémentaire.
  • Perte de données en cas de sinistre : Le logiciel étant installé sur l’ordinateur, si celui-ci ne fonctionne plus, il sera très difficile pour le service informatique de récupérer les données qui y étaient stockées.

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Le SIRH en mode ASP, le bon compromis ?

Existant depuis les années 90, l’ASP peut être considéré comme l'ancêtre de l’éditeur du logiciel Saas. Avec son hébergement externalisé, il rassemble les avantages du Saas. Néanmoins, avec l’installation de l’application directement sur le matériel de l’entreprise, passer par un ASP rassemble également les avantages du logiciel On-premise. L’ASP peut davantage correspondre à une société souhaitant passer par des applications propres à l’entreprise mais avec une dimension de sécurité de l’information importante pour un budget raisonnable.

Autres avantages d’un éditeur ASP :

  • Sécurisation et confidentialité de la data : Contrairement aux applications en mode Saas, l’information est exclusivement stockée sur un serveur privé (private cloud) dédié chez l’éditeur ASP. La connexion passe souvent par un VPN. Par ailleurs, le serveur de l'ASP est localisé et est connu par le client. Il n’y a donc pas de délocalisation de la data hors UE et les risques de piratage sont très faibles.
  • Un logiciel sur mesure : Plus personnalisable, le mode ASP est plus haut de gamme qu’un Saas. Il est unique à l’entreprise.

Inconvénients du mode ASP :

  • Coût supérieur au Saas
  • Serveur surdimensionné et donc moins scalable que le Saas
  • Comme pour le On-premise, la mise en place de l’application est longue et il faut généralement faire intervenir les SI et l’éditeur.

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Miser sur un hébergeur interne ou externe ?

Vous hésitez encore entre choisir un logiciel SIRH en mode Saas, ASP ou On-premise et plus particulièrement à savoir s’il vous faut un hébergement interne ou externe à l’entreprise ? Voici deux conseils qu’il vous faut prendre en compte avant de faire votre choix final.

Choisir son hébergeur en fonction de la zone d’implémentation

Il vous faut implanter votre SIRH dans différentes régions voire plusieurs pays ? Sachez que le système cloud, en mode Saas ou en passant par un ASP vous permet un déploiement de la solution en instantané. En effet, pas besoin de faire venir de techniciens, seule une formation via Skype ou visio-conférence sera nécessaire.

En revanche, si vous êtes une entreprise localisée dans un seul bureau, avec un faible besoin en licence et que vous possédez déjà vos propres serveurs, le On-premise peut parfaitement correspondre à vos attentes.

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Choisir son hébergeur en fonction de son budget

L’aspect financier peut vous aider à faire votre choix. Certes, c’est aussi une question de politique d’entreprise mais le coût du logiciel SIRH qui sera implanté au sein de l’entreprise doit rentrer dans le budget.

Vous avez un budget serré et de nombreux utilisateurs ? Le logiciel en mode Saas sera parfait. En effet, les éditeurs de logiciels SIRH Saas comme PeopleSpheres, prévoient différents abonnements avec des tarifs généralement dégressifs en fonction du nombre d’utilisateurs.

Cependant, si vous désirez un logiciel SIRH personnalisé au maximum, propre à votre société où la question du budget n’est pas un problème, le On-premise peut être la bonne solution.

Enfin, si vous hésitez toujours entre le Saas et le On-premise, notamment concernant la sécurité de la data et que le coût n’est pas un critère principal, il vous est également possible de choisir un éditeur ASP.

Il n’y a donc pas de mauvaises ou de bonnes réponses dans le choix d’un modèle de logiciel SIRH. Le choix entre Saas, ASP et On premise doit s’effectuer en fonction du projet, des spécificités de celui-ci, de la politique de l'entreprise en matière de stockage de la data [pensez RGPD] mais également du budget alloué à ce projet.

Enfin, avant de faire votre choix, n’oubliez pas de penser sur du moyen, long terme. Où en sera votre entreprise à ce moment là !

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