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Quels KPIs pour optimiser sa gestion RH ?

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Alexandre Diard
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Dans un monde où la concurrence ne cesse de s’accroître, toute entreprise connaît l’importance de la data. En effet, l’acquisition et le traitement de la data permettent à de nombreuses entreprises de se différencier de leurs concurrents. Néanmoins, le Big Data n’est pas seulement utilisé par les services marketing. De plus en plus, les DRH l’utilisent et prouvent son importance au sein de la fonction RH. L’apparition de nouveaux KPIs RH permettent aujourd’hui de mieux mesurer la productivité ainsi que la performance du service des Ressources Humaines, d’une campagne de recrutement etc. 

Par ailleurs, ces indicateurs clés de performance ont pour but de mettre en place de nouvelles stratégies plus efficaces et moins coûteuses dans les services RH. Afin de construire des tableaux de bord RH pertinents, il faut au DRH une bonne connaissance des KPIs RH ainsi qu’un pilotage en adéquation avec les besoins et les stratégies de l’entreprise.

PeopleSpheres fait le point sur les différents KPIs RH existants, sur leur utilisation, leur importance ainsi que sur les indicateurs à privilégier au sein de la fonction RH.


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KPI RH : qu’est-ce que c’est ? 

L’acronyme KPI signifie Key Performance Indicator et peut être traduit en français par Indicateurs Clés de Performance (ICP). Ce dernier permet de piloter ou de mesurer l’efficacité d’une campagne ou d’une stratégie. Pour cela, l’entreprise doit pouvoir recueillir des données précises et fiables par rapport à une métrique particulière. En regroupant différents KPIs, l’entreprise peut prendre des décisions plus rapidement en justifiant la décision de manière chiffrée.

La digitalisation des procédés en entreprise n’a pas échappé à la fonction RH. Effectivement, les DRH savent qu’ils peuvent aujourd’hui récolter de nombreuses données grâce aux logiciels SIRH. Afin d'accroître l’efficacité de leurs actions, ces derniers définissent et mettent en place de nombreux KPIs RH. Ces indicateurs sont définis en amont du lancement d’une campagne ou d’une stratégie RH. En fonction de la définition des KPIs, les services RH peuvent créer de véritables tableaux de bord de performance de la fonction dans l’entreprise. In fine, il leur sera possible de calculer plus aisément le ROI (retour sur investissement) d’une action ou d’une stratégie.

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Les 5 règles d’or d’un KPI RH

Avant de choisir un KPI RH, il faut tout d’abord connaître plusieurs règles qui définissent un bon indicateur de performance. Voici 5 règles à respecter :

Quantifiable

Un indicateur de performance se doit d’être quantifiable. Néanmoins, ce dernier n’est pas obligatoirement un chiffre. Il peut être sous forme de nuage de mots ou verbatims afin, par exemple, d'améliorer le déroulement d’une réunion. Il faut être capable de mesurer avec précision ses indicateurs.

Actionnable

Un indicateur doit permettre au DRH de prendre des décisions ou de mettre en place de nouvelles actions. Par exemple, si le délais de recrutement s'avère très long, ce dernier doit alors mettre en place des actions pour le réduire.

Simple

Un bon KPI RH doit être simple à construire mais également à comprendre. En effet, le tableau de bord doit être compris par tous : dirigeants, DRH, collaborateurs… Généralement, les KPIs sont représentés sous formes de courbes, de diagrammes ou encore de tableaux croisés dynamiques. Ils doivent être lisibles en un coup d’oeil grâce à l’élaboration de tableaux et de graphiques.

Fiable

Afin que l’indicateur soit fiable, celui-ci doit récolter des données provenant d’outils fiables : SIRH, socle RH, CRM etc. Nous ne le répéterons jamais assez, la digitalisation du secteur et l’utilisation du Big Data sont l’avenir de la fonction RH.

Contrôlable

Règle importante et souvent oubliée, un KPI doit être contrôlable. En d’autres termes, celui-ci doit mettre en valeur une performance que l’entreprise a les moyens d’améliorer. Par exemple, le taux d’embauches en interne. Cela peut effectivement être un indicateur car il est possible de l’améliorer et il dépend de la stratégie de l’entreprise. Cependant, le taux de chômage en France ne peut être un KPI car l’entreprise n’a pas le contrôle sur le chômage français.

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Il ne faut également pas oublier qu’un indicateur a souvent un impact financier. Il est alors préférable de commencer par en choisir deux ou trois afin d’éviter de se disperser.

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Exemple de dashboard provenant du SIRH PeopleSpheres

 

Les bénéfices des KPIs RH pour votre entreprise 

En choisissant des KPIs de gestion des ressources humaines pertinents, en fixant des objectifs en amont et sur des périodes données (quotidiennement, mensuellement, trimestriellement, annuellement) et suivant les politiques RH de l’entreprise, le service RH est plus productif et la rentabilité des actions mises en place plus certaine.

D’autres bénéfices peuvent également être visibles sur du moyen / long terme selon l’entreprise :

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Une prise de décision plus objective

Grâce à la digitalisation du service et par conséquent à la fiabilité de la donnée, les fonctions décisionnaires sont plus à même de prendre des décisions rapidement mais également basée sur des chiffres et autres reportings. Ces derniers sont alors rassurés quant à la décision à prendre, qu’elle soit de maintenir ou de supprimer une action ou une campagne de recrutement par exemple. En effet, une décision ne peut être que plus objective lorsqu’elle se base sur des faits et chiffres réels plutôt que sur un sentiment.

 

Une meilleure implication et un engagement renforcé de la part des collaborateurs

Votre marque employeur est en berne et vous ne savez pas comment la redorer ? Mettre en place des KPIs sur la performance des collaborateurs de la fonction RH peut être une solution. Créer du challenge bienveillant entre les services en mettant en place des indicateurs de performance et des objectifs clairs individuels et en commun pour ensuite proposer des feedbacks par équipes permet d’accroître l’engagement d’un collaborateur et par conséquent sa productivité.

 

Une vision plus globale de la santé de l’entreprise en matière de ressources humaines

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Via le dashboard regroupant les KPIs RH de l’entreprise, il sera plus aisé d’avoir une vision globale concernant la santé du service. En effet, un indicateur au vert sera rassurant et prouvera que la stratégie mise en place fonctionnent. Cependant, un indicateur au rouge doit faire réagir le DRH. Il faudra alors être réactif et rebondir rapidement en modifiant la stratégie qui ne porte apparemment pas ses fruits. Par ailleurs, il sera important de comprendre les raisons de ce KPI au rouge : Est-ce une raison humaine, de manque de moyens ou d’outils ? Néanmoins, attention, il faut que l’objectif fixé soit évidemment réalisable.

 

Une budgétisation plus précise

Chaque indicateur a un impact financier sur un projet. En effet, si un KPI est au vert, c’est qu’il n’y aura probablement pas de surcoût ni de perte financière. En revanche, un KPI au rouge indique des probables coûts additionnels et par conséquent une perte pour l’entreprise.

 

Les KPIs RH à privilégier

En fonction de la taille de l’entreprise, de son activité ou encore de ses processus, il est possible de mettre en place des milliers de KPIs RH. Néanmoins, il est préférable d’en choisir seulement un petit nombre [pour commencer entre 3 et 5] mais de qualité. Pour vous aider à faire votre choix, PeopleSpheres a créé, pour vous, une catégorisation des principaux indicateurs clés de performance RH. [Ces derniers sont à titre indicatifs et ne correspondent pas à une liste complète de tous les KPIs existants...]

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KPIs liés au recrutement

Concernant le recrutement, il est conseillé de prendre en compte les indicateurs suivants :

  • Délais de recrutement (depuis l’identification du besoin jusqu’à une prise de poste effective)
  • Coûts de recrutement (temps, salaires, chasseurs de tête, plateformes dédiées...)
  • Taux de candidats retenus par rapport au nombre de candidats proposés
  • Part de CDD, CDI, intérim, freelance recrutés (variations au mois, trimestre et à l’année)
  • Ratio de diversité (genre, diplômes, niveau d’études, etc.)

Ces KPIs RH de recrutement permettent un meilleure mise en place des campagnes de recrutements et par conséquent un meilleure gestion des coûts liés à cette tâche importante de la fonction RH. 

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KPIs de pilotage des effectifs

Le pilotage et le suivi de la masse salariale sont étroitement liés aux KPIs de recrutement puisque ces derniers définissent les besoins en recrutement de l’entreprise. Voici les principaux indicateurs en terme de gestion de carrières des effectifs :

  • Évolution du nombre de plans de formations
  • Taux de réussite des formations (physique et en e-learning)
  • Pourcentage de collaborateurs ayant suivi au moins une formation dans l’année
  • Note globale attribuée aux différentes formations proposées (suite à un questionnaire par exemple)
  • Évolution du nombre de postes à pourvoir en interne
  • Pourcentage de recrutements internes (suivant la politique de mobilité interne)
  • Part de salariés ayant eu une proposition de mobilité sur les 12 derniers mois
  • Délais et coûts de recrutement interne
  • Taux d'absentéisme (à croiser avec le taux de formation par exemple)
  • Taux d’accidents du travail
  • Part des augmentations de rémunération sur une ou plusieurs années

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KPIs de l’engagement des talents

Une bonne marque employeur permet d’attirer des talents et de les faire évoluer en interne. C’est notamment le cas pour les talents à “Hauts Potentiels”. Voici quelques KPIs qui peuvent être utiles :

  • Pourcentage de “Hauts Potentiels” identifiés
  • Outils qui ont servis au recrutement de ces collaborateurs
  • Pourcentage de collaborateurs repérés comme “Haut Potentiel” après avoir suivi une formation en interne
  • Calcul du turnover des ces collaborateurs
  • Évolution du nombre d’entretiens de performance réalisés annuellement
  • Part du budget formation alloué au développement des compétences stratégiques.

 

Les KPIs RH doivent être définis en amont d’une campagne ou d’une stratégie et servent à construire des objectifs clairs pour l’ensemble des collaborateurs. Ces derniers, uniques à l’entreprise, permettent au DRH de prendre des décisions plus rapidement et avec une certaine objectivité. Les logiciels de gestion RH et notamment les SIRH, comme PeopleSpheres et son logiciel en mode Saas, servent notamment à créer des reportings ergonomiques et plus précis grâce aux croisement des résultats des différents KPIs RH. En effet, l’acquisition de la data et de son traitement, via des KPIs limités, explicités, partagés, et pérennes contribueront à un avantage concurrentiel réel.

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