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Quelles sont les clés d’une période d’essai réussie ?

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Alexandre Diard
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S’observer, se tester, s’apprivoiser : voici à quoi sert la période d’essai, pour l’employeur comme pour le nouveau collaborateur. Pour que cette phase décisive soit couronnée de succès, vous devez comprendre son fonctionnement et connaître son cadre légal et réglementaire. Les enjeux qu’elle représente sont si importants que vous devez vous munir des meilleurs outils, comme la solution d’onboarding de PeopleSpheres.

 

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Tout savoir sur la période d’essai

À quoi sert-elle ?

Lorsqu’un nouveau salarié est recruté, la période d’essai est un laps de temps qui permet aux parties prenantes (salarié et employeur) de vérifier qu’ils sont compatibles et que leur relation professionnelle est viable. Le salarié évalue si la culture de l’entreprise, son poste et ses collègues lui correspondent. Du côté de l’employeur, c’est un moyen de s’assurer que les compétences (savoir, savoir-être, savoir-faire) et la motivation du nouvel embauché jugées lors de l’entretien d’embauche se confirment. L’employeur s’assure également pendant cette période que le salarié s’adapte bien à la structure et à son poste.

La période d’essai ne se présume pas, il est donc obligatoire de l’inscrire dans le contrat de travail (voire la lettre d’embauche s’il y a lieu). L’idéal est d’y consacrer une clause spécifique, cela confirme son existence et sert de preuve en cas de litige. Cette disposition est d’ordre légal et conventionnel. Il est donc nécessaire de consulter sa convention collective et le Code du travail pour éviter tout risque d’erreur à ce sujet. Notez également qu’un accord de branche ou une convention collective donnent parfois des directives différentes du Code du travail, à ce moment-là vous devez appliquer les conditions les plus avantageuses pour le salarié.Réserver démo

Combien de temps dure-t-elle

La durée de la période d’essai varie en fonction de la catégorie professionnelle du salarié et du type de contrat mis en place.

Lorsque vous signez un CDI (contrat à durée indéterminée) avec votre nouveau collaborateur, vous disposez de 2 mois pour vous juger mutuellement (si c’est un ouvrier ou employé), de 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, ou de 4 mois pour les cadres.

Pour le CDD (contrat à durée déterminée) à terme précis, c’est la durée du contrat qui est importante. Ainsi, pour les contrats inférieurs à 6 mois, la période d’essai est d’un jour par semaine de travail prévue (dans la limite de 2 semaines, soit 14 jours car elle est calculée en jours calendaires). Pour les CDD plus longs, elle est d’1 mois.

Les contrats de professionnalisation et contrats à temps partiel s’inspirent de ces mêmes règles. En revanche, dans le cadre d’une mission d’intérim, le salarié dispose de 2 jours de période d’essai si son contrat est inférieur ou égal à 1 mois, 3 jours lorsque l’on est entre 1 à 2 mois de mission, et de 5 jours pour les contrats de plus de 2 mois.Réserver démo

Est-elle renouvelable ou prolongeable ?

Il arrive que la période d’essai initiale ne soit pas suffisante pour bien se jauger. C’est pourquoi il est possible de la renouveler. Attention toutefois, le renouvellement n’est possible qu’en cas de CDI et il doit être inscrit dans le contrat (avec ses modalités et ses conditions). De plus, un accord de branche étendu doit le prévoir pour qu’il soit envisageable.

La période d’essai d’un CDI peut donc être renouvelée comme suit :

  • 2 mois pour les ouvriers et employés (soit une durée maximale de la période d’essai de 4 mois),
  • 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens,
  • 4 mois pour les cadres.

La maladie, les congés payés ou d’autres raisons peuvent amener le nouveau collaborateur à s’absenter de son poste. Dans ce cas, l’employeur dispose de moins de temps que prévu pour évaluer l’adéquation salarié/poste. Le droit du travail prévoit donc la possibilité de prolonger la période d’essai aussi longtemps que le salarié a été absent ou de la reporter en cas d’arrêt de travail. Néanmoins, ce dispositif ne s’applique pas si l’absence du salarié est à l’initiative de l’employeur.Réserver démo

Comment la rompre correctement ?

L’avantage de la période d’essai est qu’elle peut être rompue à tout moment, par l’employeur comme le salarié. Et ce, sans justification ou indemnité compensatrice. La seule chose à respecter pour la rompre correctement est de respecter un préavis. Il laisse à chacun un délai suffisant pour prendre ses dispositions. Celui-ci est différent en fonction de qui l’invoque et de la durée de la période déjà effectuée.

Si vous êtes à l’initiative de la rupture anticipée, le préavis est calculé comme suit :

  • 24 heures lorsque le salarié est présent depuis moins de 8 jours,
  • 48 heures pour une présence entre 8 jours et 1 mois,
  • 2 semaines, de 1 à 3 mois de présence,
  • 1 mois si le salarié est en poste depuis plus de 3 mois.

Le salarié doit, quant à lui, respecter un préavis de 24 h s’il est présent depuis moins de 8 jours, et de 48 h si cela fait 8 jours ou plus.Réserver démo

Que se passe-t-il à la fin de la période 

La période d’essai peut donc se solder de 2 façons : la collaboration s’arrête ou bien elle débouche sur le contrat définitif.

Dans le premier cas, aucune procédure particulière n’est à respecter (sauf pour un salarié protégé ou s’il y a une mention spécifique dans la convention collective). Vous n’avez qu’à remettre les documents de fin de contrat obligatoires au collaborateur.

Dans le second, il n’y a pas non plus d’obligation, mais il est possible de remettre un courrier de confirmation de fin de période d’essai au salarié, pour formaliser les choses.

Notez qu’une fois la période validée, il n’est plus possible de rompre le contrat sans justification sous peine d’être saisi par le conseil de prud’hommes et de devoir verser des dommages et intérêts. Les parties devront invoquer un licenciement (pour faute grave par exemple), une démission ou tout autre motif valable.Réserver démo

 

Les actions à mettre en place pour maximiser les chances de réussite

Les 3 étapes à respecter 

Vous avez passé du temps à sélectionner LE bon candidat, entre la présélection sur les jobboards et les entretiens, sans compter la rédaction du contrat de travail et la préparation de son arrivée. Ce serait dommage de ne pas profiter pleinement de ce laps de temps d’évaluation mutuelle pour maximiser les chances de réussite de la collaboration. Pour cela, vous devez réduire au maximum le stress et l’incertitude engendrés par cette situation en vous appuyant sur les 3 étapes suivantes.

 

 Se préparer

Pour accepter le changement, la préparation de la nouvelle recrue, du manager et de l’équipe en place est souvent gage de réussite. Avant la prise de poste, pensez à donner toutes les informations utiles au salarié pour ses premiers jours (date, horaires, adresse, contact, moyen de restauration…) via un processus de mail automatisé sur un outil d’onboarding. Le manager quant à lui prépare l’intégration en s’assurant que le poste de travail de son collaborateur est prêt et fonctionnel. Il peut réfléchir en amont à comment il va aborder le ou les premiers jours avec son nouveau talent. Pensez aussi à prendre en compte l’équipe en place. Expliquez-lui qu’il y a un recrutement en cours, dites-lui quand le candidat est choisi et donnez-lui les informations sur son arrivée.Réserver démo

Effectuer un suivi

Pour qu’un climat de confiance s’installe réciproquement, il est important de mettre en place des points réguliers entre le collaborateur et son N+1. Cela servira à s’assurer que le parcours d’intégration s’est bien passé, que les échanges entre salarié, manager et collègues sont bons, tout en vérifiant les compétences du nouveau collaborateur. De plus, l’entreprise doit énoncer clairement ses attentes, pour éviter au collaborateur d’être surpris en cas de non-atteinte de celles-ci. Des entretiens en cours de période d’essai permettent de réajuster la situation si nécessaire.

Le manager tient à la fois un rôle opérationnel de guide, d’encadrant et de décideur. C’est lui qui confirmera si le nouveau salarié répond aux attentes de l’entreprise aussi bien par son intégration que ses aptitudes techniques.

 

Ne pas négliger la fin de la période d’essai

Nous l’avons vu, il n’est pas nécessaire de formaliser la fin de la période probatoire. Néanmoins, la réussite de cette étape dans la collaboration mérite d’être signalée. Vous pouvez donc marquer le coup en prévoyant un entretien de fin de période d’essai et en lui demandant de rédiger un rapport d’étonnement. Vous pouvez également en profiter pour organiser un moment de partage en équipe comme un repas par exemple.

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Dans le cas où vous estimez avoir besoin de renouveler la période d’essai, pensez à prévenir le salarié et expliquez-lui clairement vos motivations. La transparence pendant toute cette période est indispensable pour la réussite de la collaboration sur le long terme. Et ceci vous est facilité grâce à la solution d’onboarding de PeopleSpheres.

 

S’appuyer sur la solution d’onboarding de PeopleSpheres 

La plateforme SIRH PeopleSpheres vous offre la possibilité de fluidifier l’intégration d’un nouveau collaborateur et de communiquer plus facilement tous ensemble sur l’ensemble de processus d’onboarding en cours (service RH, manager, équipe et nouvelle recrue).

Grâce à elle vous pouvez fournir rapidement les documents nécessaires à une intégration réussie, rester en contact permanent pendant cette période cruciale qu’est la période d’essai, ou encore gagner du temps en automatisant les processus, notamment grâce à un système de workflows.

La digitalisation des données vous assure une parfaite sécurité. En effet, les informations confidentielles demandées au nouvel arrivant n’ont plus à être envoyées par email, tout passe par la plateforme qu’il complète directement. Ce qui évite la perte de données importantes.

Une bonne intégration et une période d’essai réussie passent par la transparence entre les parties prenantes. Celle-ci est favorisée par la plateforme SIRH PeopleSpheres et vous permet de mener à bien la collaboration à long terme, tout en améliorant votre marque employeur. Vos salariés sont ainsi fidélisés et deviennent de vrais ambassadeurs pour votre entreprise.

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