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Qu'est-ce qu'un SIRH et comment le choisir ?

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Marine Guilloit
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Qu’est-ce qu’un SIRH ?

L’acronyme SIRH ne vous dit rien ? Il est vrai qu’on est vite perdu avec tous ces acronymes mais s’il y en a bien un à retenir dans la fonction RH, c’est celui-là. Le SIRH qui signifie : Système d’information des Ressources Humaines, est aujourd’hui devenu un outil indispensable. Ce logiciel RH permet d’automatiser un grand nombre de tâches liées aux ressources humaines. Marre de ressaisir sans cesse les mêmes données ? Alors le SIRH est fait pour vous !

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De la gestion des congés en passant par la gestion des compétences ou de la paie, un SIRH peut toucher tous les domaines RH. Il permet aux collaborateurs de communiquer et de joindre plus facilement les RH puisque, la plupart du temps, les SIRH possèdent un chat ou un système de discussion instantanée. Evidemment le SIRH ne remplace pas le RH et ne fait pas tout le travail. Il est simplement une aide qui lui permet de gagner de temps et d’être plus productif.

On accède généralement à toutes les fonctionnalités via un portail RH. Les fonctionnalités possibles sont très vastes : gestion des notes de frais, de la formation, des objectifs, des plannings … Le SIRH possède de nombreux avantages et offre la possibilité de faire des analyses poussées ainsi que des reportings.  

De nombreux éditeurs de SIRH propose des SIRH spécialisés dans certains domaines. Certains SIRH sont par exemple spécialisés dans la gestion de la paie. D’autre en revanche sont très complets et proposent de résoudre toutes les problématiques RH.

 

Comment choisir son SIRH ? 

Les entreprises entreprennent depuis plusieurs années un changement en ce qui concerne la gestion RH et administrative. Le développement du digital apparait dorénavant en interne et permet désormais à toute entreprise de gérer numériquement toutes ses tâches RH. Ce développement a d’abord touché les grands groupes, mais, depuis peu, les SIRH s’adaptent à tout type d’entreprise : peu importe la taille, le nombre de salarié, l’activité ou le chiffre d’affaire. Le SIRH devient accessible à tous et les possibilités deviennent infinies. Mais avec toutes les offres disponibles sur le marché, comment choisir l’offre la plus adaptée ? Comment bien choisir son SIRH ?

 

 

 

1. Faire un état des lieux

Faire un état des lieux est la première étape nécessaire à la mise en place de tout outil dans une entreprise. Savoir ce que l’on possède et qui on est, permet de savoir, par la suite, où aller, vers quel autre outil se tourner... En vous appuyant sur ces constats, il sera plus facile pour vous d’identifier vos besoins. Voici donc une petite liste de questions que vous pouvez vous poser pour faire un état des lieux complet

- Combien de salariés compte votre entreprise ? Êtes-vous une petite, moyenne ou grande entreprise ?

- Qui sont les principaux acteurs de la société ? Qui est concerné de près ou de loin par la gestion RH ?

- Y a-t-il déjà des outils de gestion RH mis en place dans la société ? Quels sont ces outils ?

- Si vous ne possédez pas d’outils RH à proprement parlé, qu’utilisez-vous pour gérer les différentes tâches RH ? (Tableau Excel ? Papier ? …)

- Au contraire, si vous possédez déjà des outils RH, en êtes-vous satisfait ? A quel niveau ? Que manquent-ils à ses outils pour qu’ils correspondent parfaitement à votre gestion RH ?

Si vous souhaitez, vous pouvez externaliser cette étape. Certaines entreprises proposent des diagnostics RH, des audits de conformité sociale (plus en ce qui concerne la loi) ou encore des diagnostics GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences). Vous pouvez aussi faire une enquête auprès de vos salariés pour savoir, de leurs côtés, ce qui leur convient ou non dans vos pratiques RH.

 

2. Analyser ses besoins

L’analyse des besoins est une étape cruciale ! Elle va vous permettre de communiquer plus tard sur ce que vous souhaitez réellement avec les commerciaux des différentes entreprises vendant un SIRH. Si vous-même vous ne savez pas ce que vous souhaitez, il va être complexe pour les entreprises de comprendre réellement vos besoins et de vous proposer la solution adéquate. De quoi avez-vous besoin ? En fonction de l’état des lieux réalisé précédemment vous devez ressortir différents besoins en ce qui concerne votre gestion RH. Avez-vous besoin d’un SIRH complet ? Ou avez-vous besoin, au contraire, d’un seul module RH qui vous permettra de seulement gérer une tâche RH ? Avez-vous besoin de quelques choses de personnalisable ?

 

 

Mais au-delà de ce dont vous avez besoin il faut aussi que vous évaluiez si le besoin est urgent, rapide ou au contraire si vous en êtes encore au point de réflexion.

Dernière étape, et pas des moindres, le budget. Parce qu’un SIRH ce n’est pas donné. En fonction du nombre de collaborateurs présents dans votre société, de vos besoins et de vos demandes spécifiques, le prix peut vite monter. Se fixer un budget dès le départ peut alors être une solution.

 

3. Se renseigner sur les SIRH

Même si votre besoin est urgent et que vous avez l’impression de perdre du temps avec cette étape, elle n’est pourtant pas négligeable. Renseignez vous dans un premier temps sur ce qui se fait sur le marché : quelles sont les fonctionnalités disponibles ? Un SIRH peut gérer un nombre de tâches dans une entreprise et dans un service RH. Au-delà de la gestion des congés et des notes de frais, il est aussi possible de gérer les recrutements, les objectifs et même la dématérialisation des fiches de paie. Voici une petite liste de ce que peut gérer un SIRH dans votre entreprise :

- Congés et absences: Les collaborateurs peuvent demander leurs congés directement via une application mobile. Il suffit alors au manager d’accepter ou de refuser d’un clic.

- Notes de frais: Finis les scans des notes de frais. Prenez vos notes de frais en photos via l’application mobile. Ils peuvent être directement transmis au RH.

- Temps et Activités, Planification, Paie, Dématérialisation des fiches de paie, BDES, Recrutement, Intégration, Formation et E-learning, Entretiens et Objectifs, Compétences, Rémunération, Talents …

Renseignez-vous aussi sur les prix moyens d’un SIRH. Ajustez ensuite vos besoins et le budget en fonction des renseignements trouvés.

 

 

 

4. Comparer les SIRH ? 

La comparaison va vous permettre de vous forger votre propre avis. Appelez les différents services de SIRH et faites-vous votre propre avis. Jauger les personnes que vous avez au téléphone car ce sont elles qui définissent l’image de la société. Qui se démarque ? Qui a bien compris mon besoin ?  Les comparateurs de SIRH peuvent vous aider, mais il faut faire attention car ils ne prennent peut-être pas en compte tous vos critères.

Profitez des offres des différents éditeurs, certains vous proposent des démos vidéos gratuites en encore des essais gratuits plus ou moins long.

 

5. Plusieurs critères à prendre en compte lors de votre décision

Enfin, pour vous aider encore un peu plus à faire votre choix voici une petite liste des critères qui peuvent être intéressant à prendre en compte :

 

          a. Le temps de mise en place du SIRH et facilité d'utilisation

Attention, un SIRH peut être long à mettre en place que ce soit techniquement mais aussi socialement. Il faut alors penser à avertir vos collaborateurs et à les former à ce nouvel outil. Si votre besoin est urgent, pensez à prendre en compte ce temps de formation. Celui-ci va varier en fonction de la facilité d’utilisation du logiciel.

 

          b. La qualité des services proposés

Les services proposés doivent être à la hauteur de vos attentes. La plupart des éditeurs de SIRH possède des sites internet sur lesquels on retrouve des avis d’utilisateurs ou encore le nom des clients de l’entreprise. Cela peut vous aider pour votre décision. N’hésitez pas à, également, regarder les commentaires Google.

 

          c. La sécurité des données 

La SIRH recueille toutes vos données internes et parfois même externes quand il s’agit des recrutements. La sécurité est donc primordiale. Il existe des lois RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) qui doivent être respectées par les SIRH. Les SIRH sont en général très sécurisés puisqu’ils centralisent les données à un seul et même endroit. Plutôt que d’avoir plusieurs fichiers Excel : tout est centralisé dans le SIRH ce qui sécurise d’avantage vos données.

 

 

 

          d. L'accompagnement

Certains éditeurs de SIRH vous proposeront un accompagnement pour vous aider dans la mise en place du logiciel. Cet accompagnement n’est pas négligeable. Certaines offres comprennent même un suivi régulier qui encore une fois n’est pas négligeable. SI vous rencontrez un problème ; vous pouvez les appeler afin qu’Is vous aide à le résoudre.

 

          e. L'interface

L’interface est, mine de rien, très importante. Une interface intuitive va permettre de faciliter l’utilisation du SIRH et donc de diminuer le temps de mise en place dans l’entreprise.

 

Choisir un SIRH n’est pas aisé et demande un certain budget. Il ne faut donc pas prendre ce choix à la légère.