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Planning du personnel: comment bien le construire?

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Alexandre Diard
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Vous souhaitez mettre en place un planning du personnel pour piloter vos ressources humaines correctement. Mais vous ne savez pas par où commencer ni comment construire un tel outil. Pourtant, cela peut s’avérer très simple si vous vous posez les bonnes questions et si vous vous équipez du bon logiciel.

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Les éléments à prendre en compte pour créer son planning du personnel

Le fonctionnement de l'entreprise

Quels sont les jours et les heures de la journée où la charge de travail est la plus importante ? Comment planifier et gérer les ressources en conséquence ? Comment anticiper les imprévus et ne pas se retrouver en sous-effectif ou en sureffectif ? Comprendre comment fonctionne votre entreprise vous permet d’être plus efficace dans la gestion de vos ressources humaines. Et cette optimisation mène à plus de rentabilité.

La solution pour piloter vos équipes est d’établir un planning du personnel. Car plus l’organisation est maîtrisée, plus vous pouvez faire preuve de souplesse. Répertorier en un endroit toutes les absences prévisionnelles (comme les congés payés, RTT, formations ou congés maternité par exemple) offre une vision globale des ressources à votre disposition.

Lorsque la structure prévoit des roulements d’équipes sur des plages horaires bien définies, l’organisation peut s’avérer très difficile à gérer. Surtout lorsqu’une absence de dernière minute vient chambouler tout le planning prévisionnel. La planification des ressources de manière hebdomadaire, mensuelle, voire annuelle vous offre sérénité et efficience.

Les contraintes légales

Le planning du personnel, pour être viable, doit également se soumettre au droit du travail et à la convention collective applicable dans l’entreprise. Combien de jours par semaine les salariés peuvent-ils travailler ? Combien d’heures par jour ? Qu’en est-il des temps de repos ?

Le service RH a pour rôle d’accompagner les managers dans la planification des horaires, grâce à leur connaissance des contraintes légales et réglementaires.

La paie faisant aussi partie des missions du service administration du personnel, ce dernier se doit de s’assurer qu’il détient bien tous les éléments nécessaires pour le faire correctement. Un planning du personnel bien tenu permet de visualiser rapidement les horaires de travail de chaque collaborateur, les éventuelles heures supplémentaires effectuées et les jours fériés travaillés. Ainsi, la gestion de la paie est simplifiée et le risque d’erreur est minimisé.

Réserver démoLes besoins du personnel

Il existe un troisième élément essentiel dans la construction du planning du personnel : le collaborateur lui-même. L’organisation du planning de travail étant basée sur cette ressource, il ne faut pas négliger ses attentes et ses besoins.

L’une des attentes des salariés est, entre autres, de trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Un employeur qui connaît ses équipes, et qui sait par exemple que tel collaborateur est moins enclin à travailler le week-end car il a des enfants, a toutes les cartes en main pour établir un planning qui fonctionne. Car un planning efficace est un planning qui peut être tenu.

En tenant compte à la fois des besoins de l’entreprise, des dispositions légales et des attentes des collaborateurs, l’employeur est parfois contraint de prendre des décisions qui ne satisferont pas tout le monde. Un planning du personnel établi de manière équitable sera néanmoins toujours plus accepté. Il est du ressort de l’employeur de trancher parfois et de prendre des décisions dans l’intérêt du plus grand nombre (entreprise et salariés).

La transparence est également de mise dans l’organisation des affectations. Que le planning soit partagé à travers un logiciel ou sous format papier, affiché dans un endroit auquel les salariés ont accès, le partage de l’information peut aider à sa compréhension et à son acceptation.

Il arrive parfois que les employeurs laissent la possibilité à leurs salariés de participer à la construction du planning du personnel. Ils ont ainsi le droit de moduler le planning de manière autonome. Par exemple, deux collaborateurs échangent leur jour de repos ou leur plage horaire, en s’assurant que l’activité n’en est pas perturbée. Cette vision de la gestion autonome est cependant soumise à la bonne foi et à l’implication des salariés, et n’est pas adaptable à tous les secteurs d’activité.

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Choisir un outil de gestion de planning adapté

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de planning?

De nombreux logiciels de gestion de planning du personnel existent. Mais quelle est leur utilité ? Et comment choisir le bon ? Construire son planning au format papier ou sur Excel n’est ni pratique ni efficace, et c’est chronophage. Les entreprises qui veulent piloter efficacement leurs ressources humaines, pour un meilleur rendement financier, optent toutes pour un logiciel spécialisé dans la gestion de planning.

Ces logiciels garantissent à la fois un gain de temps, d’argent et de sérénité à l’entreprise.

Le logiciel de planification est soumis au droit du travail. Il est parfois même doté d’un système d’alerte en cas de non-respect des dispositions légales ou de la convention collective. Ce qui permet à l’organisation d’éviter toute erreur, qui entrainerait des sanctions.

L’automatisation de la saisie et des calculs fait gagner un temps considérable à l’entreprise. La planification et la gestion de planning, qui prendraient des heures au format papier, sont facilitées et s’effectuent en quelques clics sur un logiciel ergonomique et simple d’utilisation.

L’autonomie et la modulation citées plus haut sont, elles aussi, favorisées par cet outil. En l’utilisant de manière collaborative, les salariés ont accès en temps réel au planning partagé et peuvent l’adapter en toute transparence.

Un logiciel de gestion de planning offre la possibilité de visualiser facilement et rapidement le planning du personnel. En effet, souvent paramétrable, l’outil va dans le détail de la répartition des ressources. Il est ainsi possible de choisir une vue de l’ensemble des collaborateurs, d’une équipe ou d’une personne en particulier. Planning journalier, hebdomadaire ou mensuel, l’utilisateur peut également sélectionner l’information qu’il souhaite étudier. Ajoutez à cela que l’outil vous propose une liste de tous les collaborateurs disponibles à un instant précis. Aucune absence non prévue ne peut donc venir perturber votre organisation et la bonne marche de l’entreprise.

Enfin, les données présentes dans le logiciel de gestion de planning sont téléchargeables et utilisables à deux égards. Un export peut servir à présenter le calendrier et la répartition des ressources plus visuellement (en réunion d’équipe, en CoDir ou encore lors d’une présentation à un partenaire). Il peut également être relié à d’autres aspects de l’entreprise, comme le budget.

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Le logiciel PeopleSpheres : un outil complet et personnalisable

PeopleSpheres propose une solution de gestion des ressources humaines très complète. Nous mettons à votre disposition une plateforme totalement personnalisable et modulable. Vous pouvez adapter l’outil à vos projets de développement, en ajoutant les outils de votre choix quand vous le souhaitez dont un outil de gestion des plannings.

L’avantage est que vous avez la possibilité d’ajouter n’importe quel outil de gestion RH au socle SIRH de PeopleSpheres.

Reliez notamment votre pointeuse, vos compteurs de congés et votre logiciel de paie à notre solution, et disposez d’un outil global et interconnecté.

Imaginez un monde où la gestion du planning du personnel n’est plus un casse-tête, car vous pouvez l’automatiser. Imaginez que celui-ci est connecté aux pointages réels de vos salariés. Et imaginez maintenant que ces données viennent alimenter votre logiciel de paie. Difficile de passer à côté d’un outil qui vous fait gagner autant de temps, maximise votre efficacité et réduit considérablement les erreurs de saisie manuelle, n’est-ce pas ? Tout le monde est satisfait du résultat : l’employeur qui réduit ses coûts de personnel, le service RH qui gagne du temps sur la saisie et peut se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, et les salariés qui bénéficient d’un bulletin de paie en totale corrélation avec les heures effectuées.

Bénéficiez également d’un tableau de bord commun pour partager toutes les informations essentielles, et les visualiser en un instant. Au-delà d’être un outil de saisie et de suivi, c’est un réel outil d’aide à la décision.

Notre plateforme présente un autre avantage non négligeable : il est en mode Saas. Cela signifie qu’il suffit d’un accès à Internet et de n’importe quel appareil qui peut s’y connecter (ordinateur, téléphone, tablette) pour accéder à l’ensemble de vos logiciels RH. L’outil est donc disponible quand vous le souhaitez et partout où vous en avez besoin. Ainsi, vos collaborateurs qui se déplacent sur le terrain peuvent suivre leur planning, peu importe où ils se trouvent. Ils sont également informés en temps réel d’un éventuel changement de planning du personnel, même s’ils ne sont pas dans l’enceinte de l’entreprise.

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Pour conclure, disons que le planning du personnel parfait est difficilement atteignable, car il faut à la fois s’assurer du bon fonctionnement de l’entreprise, du respect des dispositions légales et réglementaires, et des attentes des collaborateurs. Le meilleur planning est celui qui est aussi équitable qu’efficient. Et pour obtenir ce résultat, il est essentiel de se doter d’un outil performant.