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La conciergerie d’entreprise : en quoi ça consiste ?

conciergerie d'entreprise
Alexandre Diard
conciergerie d'entreprise

Pour que les salariés bénéficient d’un réel confort et d’un bien-être au travail, pour que leur vie soit plus simple et facilitée, la mise en place d’un dispositif tel qu’une conciergerie d’entreprise est une solution efficace.

En proposant plusieurs solutions en interne, les salariés libèrent de leur temps et accroissent leur bien-être. D’un autre côté, l’entreprise booste son image de marque et améliore sa productivité, optimisant ainsi sa politique RH.

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Le concept de conciergerie d’entreprise 

L’objectif d’un service de conciergerie d’entreprise est de libérer du temps et des tâches quotidiennes pour les salariés afin de mieux appréhender le quotidien.

Ce choix participe à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de chacun.

En effet, entre les déplacements pour aller et revenir du travail, la vie à la maison, les enfants, les courses ou encore les loisirs, il semble que la gestion de notre vie quotidienne soit loin d’être toujours sereine. Et quand on passe déjà près de 7 ou 8 heures par jour au travail, voire davantage, l’organisation devient une notion délicate, car le temps n’est pas extensible comme on le voudrait.

La conciergerie d’entreprise propose des solutions pratiques pour accompagner les salariés dans leur quotidien : entre le pressing, le repassage, la crèche ou garde d’enfants, l’entretien de votre véhicule, la livraison de courses et même le massage bien-être. Avec la conciergerie, tous ces services personnalisés sont désormais possibles en entreprise.

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Le fonctionnement d’une conciergerie d’entreprise

Le fonctionnement d’une conciergerie est relativement simple : assurer des prestations de services à domicile pour le compte des salariés.

Concept né dans les années 1930 aux États-Unis, la conciergerie d’entreprise était alors un programme d’assistance aux salariés à l’image d’une intendance. Cela s’est ensuite développé dans les années 1990, notamment par le biais des filiales de grands groupes anglo-saxons qui ont fait irruption dans l’écosystème français au début des années 2000.

En s’inspirant du secteur de l’hôtellerie de luxe, la conciergerie d’entreprise permet, à l’image d’un facilitateur, de proposer des services dédiés de la vie quotidienne concrets et en toute discrétion si besoin comme :

  • La retouche de vêtement et la blanchisserie (repassage) ;
  • La livraison de courses ;
  • La coiffure ;
  • L’assistance pour les démarches administratives ;
  • La garde d’enfants, crèches, baby-sitting, aide à domicile, assistants maternels ;
  • L’entretien et le lavage auto de véhicules ;
  • Entretien de la maison, petits travaux ;
  • La cordonnerie ;
  • La réparation de téléphones ;
  • La réservation de dernière minute de séances de cinéma ou d’un restaurant ;
  • Le soutien scolaire ;
  • Services haut de gamme : location saisonnière d’un yacht, d’un hélicoptère, d’un jet privé ou d’un chalet, massage, traiteur ;

 

La gamme des services à la personne est infinie en fonction de la spécificité de l’entreprise.

Dès lors, leurs salariés ne sacrifient plus leur temps-libre pendant leur pause déjeuner pour faire leurs courses ou prendre un rendez-vous puisque le concierge s’occupe de tout.

Souhaitant améliorer le bien-être en entreprise et la qualité de vie au travail (QVT), mais aussi la fidélisation des salariés, la conciergerie d’entreprise s’appuie sur un fort réseau d’experts avec qui l’entreprise collabore de façon privilégiée.

Cela aide tout le monde à répondre aux différentes demandes dans des délais très raisonnables.

À noter :

Certaines entreprises s’interrogent sur la pertinence et la cohabitation d’une conciergerie d’entreprise et d’un comité d’entreprise ou CE.

Cependant, ces deux entités ont des finalités distinctes. Si le CE propose, par exemple, des réservations pour un voyage à Dubaï à un prix préférentiel à ses salariés, la conciergerie devient une sorte d’assistant personnel. Elle s’attache davantage à intervenir au niveau de de la logistique du voyage ou encore des formalités à s’acquitter.

La clé réside dans les attributions de la conciergerie pour que conciergerie et CE travaillent conjointement.

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Les modalités de fonctionnement

La plupart du temps, les différents services de conciergerie d’entreprise s’avèrent accessibles au moyen d’un abonnement qui est le plus couramment mensuel.

Ces abonnements sont réglés par l’entreprise pour le compte des employés.

Les services, quant à eux, sont payés par les salariés à la conciergerie d’entreprise en prenant en compte des tarifs calqués sur les prix du marché.

Il arrive, dans certaines situations, qu’un ou plusieurs services aux entreprises soient partiellement pris en charge. Tout dépend de l’offre à laquelle l’entreprise a souscrit les différents services de proximité ainsi que du profil des salariés qui en sont destinataires.

Enfin, pour ce qui est de la disponibilité, les offres de ces prestataires de services sur mesure s’avèrent diversifiées. Il arrive, selon la qualité Premium de certains concierges d’avoir des services exclusifs disponibles 24 h 24 et 7 j/7 par exemple.

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La conciergerie d’entreprise : un concept adapté à toutes les entreprises

Une question demeure en suspens toutefois : est-ce que la conciergerie d’entreprise convient à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur activité ?

Si ce genre de prestations était, autrefois, l’apanage des grandes entreprises du CAC40 ou des entreprises de luxe, la conciergerie d’entreprise s’invite aujourd’hui dans toutes les sociétés, quelle que soit la taille de celle-ci (SARL, PME, TPE), quel que soit le secteur d’activité.

L’objectif, rappelons-le, est de veiller au bien-être et de fidéliser les salariés, ce qui concerne chaque entreprise.

Ainsi, que vous soyez responsable d’un magasin d’alimentation, d’un cabinet d’avocats, d’une entreprise de bâtiment, que l’entreprise se situe en province comme à Paris, il y a aujourd’hui une réelle accessibilité pour ce genre de prestations.

Les services aux salariés s’adaptent aux besoins de chaque société.

Et pour l’entreprise ou la start-up, afin d’alléger les coûts, une offre de services mutualisée est toujours possible entre plusieurs entreprises au sein d’un même immeuble de bureaux ou dans une même zone d’activités.

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Pourquoi offrir une conciergerie d’entreprise à vos salariés ? 

Les avantages d’une conciergerie d’entreprise pour les salariés sont multiples.

Un gain de temps et une baisse du stress

L’un des premiers bénéfices de la mise en place d’une conciergerie d’entreprise est le gain de temps.

Concrètement, vos salariés ne perdent plus de temps sur leur temps de pause et ne sont plus parasités par les tracas du quotidien.

Accédant à une vaste gamme de prestations destinées à leur simplifier la vie, les salariés peuvent s’adresser à un seul interlocuteur depuis leur lieu de travail ou en ligne depuis chez eux.

Plus aucune raison de se déplacer.

Tout le monde va ainsi gagner du temps. On gagne en toute sérénité et l’on économise de l’argent.

 

Un réel équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Avec des journées très rythmées au travail, il n’est pas toujours facile de tout concilier avec la vie personnelle et la préserver.

Le gain de temps est précieux puisque ce genre de prestation a des conséquences positives sur chaque collaborateur et sa famille.

Plus besoin de se torturer les esprits pour trouver une solution pour faire le double de ses clefs ou se dépêcher pour rentrer chercher les enfants à la garderie quand cela est possible via un service dédié.

Soudain, la charge mentale est plus légère, ce qui va faciliter la vie de famille.

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Une baisse de l’absentéisme

Concilier vie professionnelle et vie privée est une des premières raisons qui expliquent l’absentéisme au travail.

Et si le salarié ne peut être présent, l’entreprise perd en productivité, ses performances en pâtissent. C’est pourquoi intégrer ce genre de prestations dans son business-plan s’avère utile.

La conciergerie de luxe permet de décharger les salariés de certaines tâches quotidiennes chronophages, ce qui va réduire les absences et les retards en entreprise.

Une amélioration de l’environnement de travail

Quand les salariés se sentent entendus, pris en compte au quotidien, écoutés par leur hiérarchie, alors le bien-être de chacun est au rendez-vous.

Et l’ambiance générale au travail est automatiquement impactée.

Même si la conciergerie d’entreprise ne règle pas tous les problèmes en interne, cette solution participe à améliorer l’environnement de travail et à le rendre plus agréable.

D’autres avantages pour la conciergerie d’entreprise :

  • Un accès à une vaste gamme de services ;
  • Avoir un seul interlocuteur pour gérer ses différents besoins ;
  • Des services proposés très accessibles financièrement : il n’y a généralement pas de surfacturation pour ce genre de services de luxe ;
  • La possibilité de payer de nombreux services de conciergerie par chèques CESU (Chèque emploi service universel) ;
  • Une économie des frais de déplacement professionnels.

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Comment mettre en place une conciergerie au sein de votre entreprise ? 

Création d’une conciergerie d’entreprise

Définir la ou les activités de conciergerie

La mise en place d’une conciergerie d’entreprise ne se fait pas à la légère.

Elle demande une longue réflexion en amont afin de trouver un ensemble des services qui correspondent précisément aux exigences des salariés et leurs besoins.

Souhaitez-vous une conciergerie de luxe ? Une conciergerie solidaire ? Un service de concierge dédié en particulier ou général ?

 

Trouver le local pour la société de conciergerie

Le démarrage d’une conciergerie privée n’a pas nécessairement besoin d’avoir un local commercial pour commencer son activité. Celui-ci peut très bien se situer au domicile personnel, mais il faut alors rédiger une attestation de domiciliation.

Mais, en ce qui concerne la conciergerie d’entreprise, il est essentiel de trouver un emplacement commercial dans la zone d’activité ciblée. Cela va participer à booster la visibilité de l’entreprise.

 

Les frais à prévoir

Créer une société de conciergerie haut de gamme demande de nombreux frais dont les frais de création d’entreprise (honoraires du professionnel en charge de la création de la société, coût de l’annonce légale, frais de greffe, etc.).

Ensuite, la conciergerie a besoin de plusieurs services en interne comme une assurance professionnelle, un expert-comptable, un compte bancaire professionnel, du petit matériel, etc.

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Mise en place d’une conciergerie pour l’entreprise

  1. Demander conseil : il est essentiel de prendre conseil autour de soi et de se renseigner auprès des services RH.
  2. Prendre RDV avec les sociétés de conciergerie pour expliquer les procédures, les fonctionnements, les permanences afin de voir si cela répond aux attentes.
  3. Décortiquer le contrat d’abonnement auquel l’entreprise souscrit pour ses salariés.
  4. Montrer sa réactivité et lancer une enquête de satisfaction auprès des salariés afin de faire évoluer les permanences selon leurs attentes. Certains nouveaux services peuvent avoir plus de succès que d’autres selon les habitudes des uns et des autres, cela peut être affiné et personnalisé.

 

Sur le plan administratif, voici les différentes formalités à s’acquitter :

  • La rédaction des statuts de la société de conciergerie qui rappellent la réglementation en termes d’organisation et de fonctionnement.
  • La réalisation d’apports en capital social : forme numéraire ou apport en nature.
  • La publication d’un avis de constitution au journal d’annonces légales.
  • Le regroupement des justificatifs en vue de l’immatriculation de la société.

 

Et la révolution digitale ?

Aujourd’hui, la transformation digitale touche toutes les entreprises, y compris les conciergeries d’entreprise.

Il est possible désormais de collaborer avec une entreprise de service haut de gamme qui fonctionne sur le modèle de pure player par exemple.

Ainsi, la demande d’un renseignement ou passer une commande quelconque se fait 24 h/24 et 7 j/7, que ce soit par email ou par SMS.

La conciergerie d’entreprise digitale, un accompagnement innovant, accompagne les nouveaux usages et l’évolution RH de l’entreprise, quelle que soit la taille de celle-ci.

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