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5 astuces pour faciliter la gestion des congés

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Alexandre Diard
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Depuis 1936, les salariés français bénéficient de congés payés. Ce droit aux congés payés a évolué au fil des années, passant de deux semaines à cinq semaines par an. Aujourd’hui les entreprises sont de plus en plus confrontées à une gestion des congés qui se complique avec  l’arrivée notamment des RTT, des différents  types d’absences et de la concentration des demandes de congés sur certaines périodes de l’année.

La gestion des ressources humaines est donc sensiblement touchée par la complexification du système des congés et les attentes des salariés. Elle se doit ainsi de mettre en place des astuces afin que celle-ci soit efficace et n’empêche pas la productivité de l’entreprise. En effet, prendre en compte rapidement les demandes de congés et absences de vos collaborateurs permettra d’éviter un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. De plus, une bonne gestion des congés et absences au  sein de votre entreprise permettra de mieux prendre en charge les démarches légales et d’alléger les tâches administratives.

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Voici donc 5 astuces pour faciliter la gestion des congés au sein de votre PME.

 

1) Anticiper les demandes de congés

C’est pendant l’été et les fêtes de fin d’année que les salariés prennent le plus de congés. Selon l’INSEE, en 2010, plus d’un salarié sur deux était en congé la semaine du 9 au 15 août et près d’un sur deux pendant la deuxième semaine des vacances de Noël. Même si ce n’est plus une surprise, de nombreux managers doivent encore    gérer difficilement l’afflue, au mois de juin, de demandes de congés. L’anticipation est ainsi une règle d’or pour tout manager. Les demandes de congés  doivent se faire le plus tôt possible afin d’être productif dans votre gestion des congés. Il est ainsi important que vos collaborateurs vous informent rapidement de leurs futures demandes de congés. Vous pouvez leur demander en début d’année afin de pouvoir vous projeter, vous organiser. Ceci sera nécessaire dans votre planification annuelle. Pensez bien à prendre ce temps en amont afin de ne pas dépasser plus tard sur le temps consacré aux tâches stratégiques comme la gestion de vos talents.

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Il est important que le solde des congés de vos collaborateurs soit à jour et que vous puissiez y avoir accès facilement. C’est un élément que vous devez aussi récupérer en début d’année auprès des RH. Notamment afin de pouvoir rapidement mettre le doigt sur les jours à solder de certains de vos collaborateurs afin de ne pas repousser la question de l’absence et de toujours mieux vous projeter dans votre organisation et mieux anticiper les demandes de congés. Par ailleurs, ceci les aidera à ne pas perdre les jours non pris mais aussi de les informer de nouveau que ces jours perdus ne sont pas obligatoirement indemnisés (l’employeur n’a aucune obligation de rémunérer les jours de congés payés non pris avant la date du 30 avril N+1 ou 31 mai N+1 pour certaines entreprises) sauf cas particulier où le salarié ne peut pas prendre ses congés payés en raison d’une absence pour accident de travail, maladie professionnelle ou maternité.

Chaque collaborateur doit pouvoir avoir accès aux informations concernant leurs soldes de congés. La fiabilité, la sécurité, l’accessibilité et la transparence des informations RH pour vos collaborateurs est un pas de plus pour gagner du temps dans votre gestion et anticipation des congés. L’accessibilité et la transparence sont parfois encore trop négligées. Il serait pourtant appréciable de voir les services RH libérés des questions et requêtes des salariés concernant leurs congés et absences. Il est en fait adéquat qu’ils puissent avoir facilement accès à  leurs données n’importe  où et n’importe quand. Le service RH n’aura ainsi plus de temps à prendre pour les demandes de solde et demandes de congés.Essai gratuit

2) Instaurer des règles plus justes


L’employeur est libre de déterminer l’ordre de départ en congé de ses collaborateurs. Cette idée est parfois difficile à accepter pour les collaborateurs lorsque la décision ne leur convient pas. Pour éviter l’incompréhension, il est de votre devoir d’expliquer quelles règles vous avez fixé concernant l’attribution des périodes de congés et quel roulement de prises de congés est paramétré. Soyez ainsi transparent avec vos collaborateurs. Expliquez-leur votre fonctionnement et discutez avec eux. Il est important que vous sachiez si cela convient à la majorité, qu’eux-mêmes  comprennent les priorités et objectifs fixés envers l’entreprise et la problématique concernant la limitation des ressources. Relevez que c’est à vous qu’appartient la décision et que les règles établies sont bien en fonction des contraintes du travail et de l’intérêt de la société.

  • Réunissez-vous pour discuter du fonctionnement choisi concernant les prises de congés.

  • Informez à propos des contraintes liées aux ressources, objectifs et

  • Proposez aux collaborateurs de s’organiser entre eux afin de répondre aux attentes de la société tout en répondant aux leurs.

  • Mettez à disposition un planning visible par tous contenant les périodes de formation, déplacement, convocations aux entretiens annuels Les SIRH, aujourd’hui très performant pourront vous accompagner dans la construction de votre planification et sa visibilité auprès de vos collaborateurs.

  • Établissez des priorités telles que la situation Par exemple il faut prendre en compte les contraintes liées aux vacances scolaires, les vacances imposées du conjoint, ou encore,  prendre  en  compte  l’ancienneté,  l’activité  chez un ou plusieurs autres employeurs etc.

  • Mettez en avant que celui ayant fait l’effort de décaler ses vacances sera privilégié pour l’année

Tous ces éléments vous permettront ainsi de faire accepter ou adhérer vos collaborateurs aux règles établies mais aussi de les ajuster avec eux. Il est important que vos collaborateurs ne se sentent pas lésé ce qui pourrait atténuer fortement leur productivité au sein de l’entreprise. Ceci pourrait en plus créer un effet boule de neige non voulu amenant d’autres collaborateurs à être eux-mêmes méfiant quant à la prise en compte de leurs attentes en matière de demande de congés. Restez donc transparent vis-à-vis de vos collaborateurs et permettez-leur de s’exprimer, ils seront d’autant plus reconnaissants.

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3) Organisez les départs en congés

En fonction des souhaits de départs en congé émis, la prise en compte des ressources nécessaires pour réaliser l’activité et rester productif, le manager va pouvoir organiser les départs. Il pourra établir un planning des congés et mettre en place des astuces permettant la continuité de l’activité lors du départ de certains salariés.

  • Concernant l’organisation, mettez en place le roulement qui a été précédemment choisi en prenant bien en compte les priorités. Il est important que vous gériez bien votre planning en favorisant, pourquoi pas, une « ligne de départ » en imposant plusieurs semaines durant l’été pour éviter de trop nombreux fractionnement sur toute l’année.

  • Assurez-vous que tous les mêmes talents ne prennent pas leurs congés sur la même période. Ce qui vous permettra d’éviter que certaines tâches ne puissent pas être réalisées durant une longue période.

  • Assurez une permanence : instaurez une permanence dans votre service, rappelez à vos collaborateurs de créer des messages vocaux sur leur boîte vocale expliquant leur indisponibilité, de créer des e-mails automatiques d’excuses. Par  ailleurs,  vos  équipes  présentes  doivent  pouvoir   aussi   s’organiser pour avertir certains  contacts  professionnels  de  la  date  de  retour de leurs collègues de travail mais aussi pour transmettre certains dossiers ou changements urgents dans l’agenda.

Permettez un temps pour la délégation des tâches. Vos collaborateurs doivent pouvoir expliquer où ils en sont dans leur travail et déléguer les tâches qui seront à réaliser dans un laps de temps limité. Ceci permettra une meilleure relève, une productivité en continu et ainsi vous ne serez pas obligé d’arrêter totalement  le  processus en cours.

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4) Fermer, embaucher, muter

Comme nous l’avons vu, les congés se concentrent essentiellement autour des vacances scolaires et des jours fériés. Afin  d’éviter  les problèmes liés à  l’insuffisance  de salariés au sein de l’entreprise due aux nombreuses prises de congés sur  une période, certaines entreprises décident de « fermer leurs portes » pour 3 ou 4 semaines. La question se pose alors de savoir si les salariés qui n’ont pas un nombre suffisant de jours de congés seront quand même indemnisés lors de cette fermeture. La Cour de Cassation, dans une décision du 21 novembre 1995, a précisé « que l’employeur n’est pas tenu de verser un salaire en cas  de  cessation  collective  du travail due à la fermeture de l’entreprise pour mise en congé annuel du personnel ».

Sauf précision dans les conventions collectives, les salariés ne percevront donc plus de compensation financière.

Mais d’autres solutions sont possibles. Si l’entreprise ne peut pas fermer pendant plusieurs semaines, il est possible de combler  le  manque  d’effectif  en  embauchant des CDD, des intérims, des saisonniers. Nombreuses sont les entreprises ayant recours à l’embauche pour les périodes d’été. En effet, c’est la période où  il  est possible d’embaucher des jeunes motivés, qu’ils soient apparentés ou non  aux  salariés.

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Recourir à un contrat à durée déterminée (CDD) pour le remplacement d’un salarié en congé payé peut être une bonne solution pour pallier les absences des salariés absents. Le remplacement peut en effet survenir avant le départ du salarié à remplacer. Ceci a un certain effet positif sur la délégation des tâches qui va pouvoir se faire progressivement. Par ailleurs, comme nous en informe les Éditions Tissot, « il n’est pas obligatoire d’affecter le salarié recruté sous CDD au poste occupé par  le  salarié absent. La jurisprudence valide les remplacements dits en cascade. Pour remplacer un salarié X, absent de l’entreprise, l’employeur peut recruter un salarié Y      sous CDD et ne pas l’affecter au  poste de X. Pour occuper le poste de X, l’employeur  peut muter provisoirement en interne un salarié Z. Y occupera alors les fonctions de Z». Ainsi vous pourrez ajuster les personnes aux postes qu’ils leur conviennent.

Comme nous l’avons vu précédemment, il est aussi possible de préparer certains de vos autres collaborateurs à remplacer, sur une période, leurs collègues de travail partis en congés en les mutant vers le nouveau poste. Lors d’une courte durée ou cas exceptionnel, ce remplacement s’impose au salarié. Il est à noter que  ce  remplacement  ne peut  pas s’accompagner d’une baisse de la rémunération mais que le contrat de travail sera quant à lui modifié. En revanche, ce contrat ne pourra pas être imposé au salarié sans son accord. Pour une meilleure prise de décision concernant la mutation vous pouvez utiliser des SIRH vous aidant dans la gestion de vos talents. Ce système vous permettra d’être plus rapide et efficace dans votre choix en permettant de cibler le plus clairement possible le salarié ayant les compétences pour remplacer son collègue parti en congés.

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5) Objectiver les prises de décisions

D’après les recherches menées en neurosciences, il semblerait que  les  émotions  soient prises en compte lors des choix et des décisions que vous prenez. Notre façon de choisir une décision plutôt qu’une autre est donc en partie liée à notre personnalité et à notre capacité à gérer nos émotions.

Comment faire pour rester objectif et impartial ? Un exemple de mise en pratique serait d’éliminer les choix possibles un à un plutôt que de sélectionner directement «  le bon choix ».

Une autre solution pour palier à ce phénomène de subjectivité et ainsi mieux vous organiser dans votre planification des départs en congés  serait  d’utiliser  l’analyse  des coûts. En effet, les décisions RH doivent  s’aligner  aux  objectifs  de  l’entreprise.  Le  capital humain est un des facteurs à privilégier pour une cohésion totale. Il peut donc se traduire pour certaines entreprises comme une des plus importantes sources de dépenses.  Il  est  donc  nécessaire  d’avoir  comme  objectif  RH  d’optimiser  l’allocation  de ces dépenses pour pouvoir allier la gestion de votre capital humain, que ce soient leurs congés, absences, notes de frais, rémunération etc. avec le budget de l’entreprise.

Ainsi lorsque vous devez faire un choix concernant la gestion des congés, vous pouvez vous poser ces questions :

  • Quelles sont les priorités de mes salariés ?

  • Quels sont les choix de décisions possibles ?

  • Embaucher des salariés en plus ?

  • Quels sont les coûts qui découleront de telle ou telle décision ?

  • Coûts directs (rémunération brute, charges patronales, …)

  • Coûts indirects (recrutement, embauche, départ, …)

  • Recettes (Aides de l’Etat, …)

  • Sur quelle durée ces coûts seront à prendre en compte ?

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La gestion des congés peut avoir un impact très négatif sur l’entreprise si elle est mal orchestrée. La gestion des congés est stratégique, elle doit pouvoir correspondre aux attentes de l’entreprise comme à celles des salariés pour la pérennité du système.

En effet les collaborateurs attendent de vous :

  • Une transparence dans le choix d’attribution des congés

  • Une impartialité, neutralité

  • Une justice

  • Une reconnaissance de leurs priorités familiales ou non

Afin de faciliter votre gestion des congés de nombreuses astuces sont ainsi à mettre en place :

  • Anticiper les demandes de congés

  • Instaurer des règles

  • Permettre aux collaborateurs de s’organiser entre eux sur certains congés

  • Organiser les départs en congé

  • Être juste et impartial, viser les priorités

  • Fermer l’entreprise pendant quelques semaines si nécessaire

  • Embaucher des CDD, intérims, saisonniers

  • Muter des salariés aux postes des salariés en congés

La priorité est ainsi d’aligner les besoins de votre entreprise et ceux de vos collaborateurs afin d’obtenir une bonne cohésion de groupe et que l’ambiance de travail permette d’atteindre tous les objectifs en temps et en heure

Le logiciel Congés & Absences de PeopleSpheres répondra mieux à vos besoins RH mais également aux attentes des collaborateurs. En effet, vos collaborateurs pourront être totalement autonomes sur la gestion de leurs congés. Le logiciel leur permet de consulter le planning en temps réel de l’équipe pour éviter les doublons de demandes, tout en joignant les justificatifs nécessaires afin que les RH puissent les retrouver facilement sans perdre de temps. Le socle RH permet d’interconnecter les modules de Congés & Absences et Planning: la remontée d’informations entre logiciels est devient instantanée.   

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