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Comment gérer les notes de frais efficacement ?

note de frais
Marine Guilloit
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La gestion des notes de frais fait partie intégrante des tâches des Ressources Humaines. Mais c’est aussi une tâche que doit réaliser le collaborateur qui en a besoin. C’est pour cette raison que la tâche peut paraître complexe : les Ressources Humaines doivent être en collaboration avec le collaborateur concerné. 

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Les deux parties peuvent se poser beaucoup de questions quant à cette gestion des notes de frais : y a-t-il des délais à respecter ? Des procédures précises ? Des taxes ? Nous allons dans cet article, répondre à toutes les questions que vous vous posez sur la gestion des notes de frais. 

 

Définition de la note de frais

La note de frais est en réalité une demande de remboursement de la part d’un collaborateur à son entreprise. Cette demande de remboursement concerne bien évidemment des frais professionnels qui peuvent être diverses : frais de restauration, de logement … Certains frais sont pris en charge par l’entreprise et d’autres non. Il est donc important de savoirs quels sont les frais remboursables et à quelle hauteur le sont-ils. 

Le remboursement d’une note de frais est donc en réalité le remboursement d’une avance qu’a fait le collaborateur sur un ou des frais professionnels. 

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La note de frais du côté du collaborateur

Quand le collaborateur peut-il faire une note de frais ?

C’est au collaborateur qui a avancé les frais de réaliser sa note de frais. Il est donc important pour lui de savoir quels sont les frais professionnels remboursés par la société : 

  • Les frais de logement : les frais de logement comprennent la location de chambre ou de logement dans le cadre du travail ou la prise de chambre dans un hôtel.

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  • Les frais de déplacement : Cela peut être tout simplement le remboursement de carburant ou de péage mais aussi le remboursement de ticket(s) de transport en commun, ou le stationnement (place de parking par exemple). 

  • Les frais de restauration : Vous avez fait organisé une réunion importante dans un restaurant et en avait profité pour inviter les clients à manger. Ces frais de restauration aussi appelés « frais de bouche » peuvent être remboursé par votre société et donc faire l’objet d’une note de frais. 

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  • Les frais d’outils : Si votre travail nécessite d’appeler et d’avoir un téléphone portable vous pouvez effectuer une note de frais pour votre abonnement téléphonique. Vous pouvez également demander le remboursement de votre connexion internet si vous travaillez depuis chez vous. Enfin vous pouvez avancer des frais pour des nouvelles technologies informatiques nécessaires à votre travail.Ces frais d’outils comprennent aussi les frais de fournitures tels que stylos, papier, cahiers …  

Vous pouvez lui rappeler les types de frais qui peuvent lui être remboursés afin qu’il ne fasse pas des notes de frais inutiles et que vous ne perdiez pas votre temps.

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Quelles conditions pour faire une note de frais ?

Attention ⚠️ : Si un de vos collaborateurs effectue une note de frais pour un des frais professionnels évoqués ci-dessus, il doit néanmoins respecter certaines règles. Ces 3 règles sont : 

  • La note de frais doit être de caractère purement professionnel : vous avez interdiction de faire une note de frais pour le remboursement de carburant si celui ci a servi pour partir en vacances par exemple. 

  • La note de frais doit être d’un montant raisonnable : cette condition permet d’éviter quelque sorte de rémunération par la note de frais. 

  • Enfin, chaque note de frais doit être justifiée. Vous ne pouvez pas demander à être remboursé de 150 euros si vous n’avez pas la preuve que vous avez bien déboursé ces 150 euros. 

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La note de frais du côté des ressources humaines

C’est ensuite au tour des Ressources Humaines de procéder : Les ressources Humaines doivent s’assurer que la note de frais contient toutes les informations nécessaires : 

  • Numéro de notes de frais 

  • Nom et prénom du collaborateur l’ayant réalisé

  • La date 

  • Le motif de la note de frais 

  • Le lieu 

  • La nature (est-ce un repas/réunion, un billet de train… ? )

  • Et le montant Hors Taxes et TTC 

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Elles doivent être également s’assurer que le justificatif a été donné dans le délai imparti. Ce délai dépend de chaque entreprise.  

Le comptable est ensuite chargé de contrôler les justificatifs. 

Il est important de traiter une note de frais rapidement. Un salarié qui n’a pas de réponse, pas de retour sur sa note de frais sera peut-être moins productif, moins en confiance. A terme il peut même renoncer à faire ses notes de frais car il n’a plus confiance en l’entreprise. Cette perte de confiance entraîne une baisse de motivation, de productivité mais aussi d’engagement vis-à-vis de l’entreprise. 

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La note de frais : sous quel format ?

 Format papier

Beaucoup d’entreprises traitent leurs notes de frais sur le support papier. Il existe en effet des carnets avec feuilles détachables prêtes à l’emploi. Le collaborateur doit alors demander une de ces feuilles aux Ressources Humaines et la remplir manuellement (manuscrit). Cette technique peut vite devenir embarrassante pour le service des Ressources Humaines qui se voient  dérangées constamment pour obtenir une feuille. 

Elle est également parfois contraignante notamment lorsqu’il s’agit de trier les notes de frais. On accumule alors les classeurs et on perd facilement de la place.  Enfin, la relecture décès feuilles peut parfois être complexe en fonction du collaborateur qui écrit. Il faut penser au comptable qui lui doit ressaisir ces informations pour ses bilans. 

Ce format papier est donc accessible et possible pour des petites entreprises qui ne traitent pas beaucoup de notes de frais, ou qui en traitent seulement occasionnellement. 

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Format numérique

Gérer les notes de frais de façon numérique est une solution plus adéquate pour les moyennes et grandes entreprises. Excel peut être un bon moyen de gérer efficacement ses notes de frais. Créez un template sous Excel puis imprimez le dès qu’un collaborateur souhaite faire une note de frais. 

Cependant, Excel dispose encore de quelques inconvénients : impossible de joindre les justificatifs , impossible également de pré remplir des notes de frais. On se retrouve rapidement avec des fichiers Excel extrêmement long et on peut facilement s’y perdre.

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Comme vous l’avez peut-être compris la solution la plus efficace pour gérer vos notes de frais reste le SIRH ou un logiciel de gestion des notes de frais. Ces logiciels permettent de faciliter la gestion des notes de frais aussi bien pour vos collaborateurs que pour vous : les Ressources Humaines. 

PeopleSpheres permet, par exemple, à vos collaborateurs de créer une note de frais directement depuis leur smartphone sur une application. Ils peuvent également grâce à cette publication prendre en photo leurs  justificatifs pour le joindre à la note de frais. 

En ce qui concerne les Ressources Humaines, un logiciel de gestion des notes de frais comme PeopleSpheres va permettre d’éviter la ressaisie des notes de frais que vos collaborateurs auront envoyées. Cela va faciliter le remboursement puisque celui-ci sera possible en un clic. Enfin, le logiciel va vous permettre de valider en un clic la note de frais d’un de vos collaborateurs. Un logiciel de gestion des notes de frais fera donc gagner un temps considérable aux Ressources Humaines, mais aussi gagner de la place, les justificatifs étant tous dématérialisés, comme les notes de frais.Essai gratuit

Attention cependant car la loi est stricte en ce qui concerne les notes de frais numérisées. Les justificatifs numérisés ont bien la même valeur que les justificatifs de bases seulement si 

  • « Les couleurs sont reproduites à l’identique » (c’est-à-dire qu’il est interdit de mettre un filtre par exemple)

  • Le justificatif est au format PDF

  • Il y a l’horodateur et la signature numérique est présente

  • Le document en question est archivé et accessible. 

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Cas pratique avec PeopleSpheres

 Patrick a effectué une réunion avec des clients au restaurant. Il sait qu’il va faire une note de frais pour ces dépenses. Il prend donc en photo l’addition qui fera office de justificatif. Sur l’application PeopleSpheres, il rentre différentes informations indispensables : la date, le motif, le lieu … Il envoie cette note de frai numérique. 

Du côté des ressources Humaines, un circuit de validation a été mis en place. La note de frais numérique et son justificatif seront donc dans un premier temps envoyés au manager de Patrick. Il validera la note de frais. Cette validation du manager enverra la note de frais et son justificatif directement aux Ressources Humaines.

Essai gratuitLes ressources Humaines recevront une notification automatique pour cette demande de remboursement et s’assureront que tout est en ordre avant de valider cette note de frais. 

Une fois validée la note de frais sera envoyée automatiquement au comptable qui s’occupera de rembourser le collaborateur. La note de frais ainsi que son justificatif seront ensuite stockées numériquement. 

Il est ensuite possible pour le RH de trier les notes de frais et de revoir l’historique de celles-ci par collaborateur ou en général.

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Les cas particuliers des notes de frais

Il existe de nombreux cas particuliers en ce qui concerne les notes de frais. Les collaborateurs ainsi que les Ressources Humaines sont tenues de connaître ces cas particuliers : les collaborateurs éviteront alors de faire une note de frais et les ressources humaines pourront refuser celle-ci si elle ne respecte pas les bonnes conditions. 

Dépenses hébergement

Le collaborateur peut faire une demande de note de frais pour hébergement (c’est-à-dire hôtel, chambre ….) seulement si le salarié se trouve à plus de 50KM de son domicile. Cela fonctionne également si le collaborateur se situe à plus d’une heure et demi de celui-ci en transport en commun.

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Les frais kilométriques

Il arrive parfois, que pour une mission professionnelle, le salarié ait besoin d’utiliser sa voiture personnelle. Dans ce cas, il peut faire une note de frais pour « frais kilométrique ». Il doit, évidemment, indiquer sur celle-ci le motif précis du trajet, le lieu d’arrivée, le nombre de kilomètres effectués ainsi que la puissance fiscale de la voiture. Il doit également prouver cette puissance fiscale en fournissant la carte grise du véhicule. 

Attention : les frais concernant les trajets domicile-travail et travail-domicile ne peuvent pas faire l’objet d’une note de frais puisque c’est un trajet quotidien.

 

Frais pour les événements

Un de vos collaborateurs souhaite participer à un salon ? À une conférence ? Et son manager approuve puisque cela fait parti de ses missions. Le collaborateur a alors le droit de faire une note de frais que l’entreprise se doit d’accepter.

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Conclusion

La gestion des notes de frais fait partie des tâches essentielles des Ressources Humaines. Malheureusement, cette tâche prend énormément de temps : en moyenne 27 minutes. Cette tâche a également tendance à prendre beaucoup de place puisqu’il faut stocker la note de frais ainsi que les justificatifs. Il arrive donc à beaucoup d’entreprises de laisser traîner un certain temps ces demandes de remboursement. Les collaborateurs se sentent donc délaissés, pas écoutés et perdent la confiance qu’ils ont en l’entreprise.

Le logiciel Note de Frais de PeopleSpheres organise le traitement de ces dernières dans sa totalité. De la demande enregistrée par le collaborateur à la validation du RH ou manager, tout se fait en quelques clics ! Le socle RH de PeopleSpheres vous permet d’accéder à un centre de notifications qui préviendra automatiquement le collaborateur dès que ces dernières seront validées… Bien d’autres fonctionnalités vous sont proposées. Pour plus d’informations et de détails, demandez votre essai gratuit dès maintenant !

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