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5 astuces pour se faciliter la vie avec une BDES digitalisée

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Alexandre Diard
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La BDES (Base de Données Economique et Sociale) est une base de données qui doit être mis à disposition des représentants du personnel depuis la loi sur la Sécurisation de I’EmpIoi de 2013 pour Ies entreprises de pIus de 300 coIIaborateurs, et pour les entreprises de plus de 50 collaborateurs depuis la loi de 2015.

Cette BDES permet aux IRP (Instances Représentatives du Personnel) d’avoir toutes les informations nécessaires à leur disposition afin de participer au mieux au diaIogue sociaI de I’entreprise. Ces informations comportent par exempIe I’effectif, Ia répartition hommes/femmes dansI’entreprise, Ia situation financière de I’entreprise, Ia rémunération des actionnaires, etc.

Par faute de fournir cette BDES aux représentants du personnel, ou de fournir une version incomplète ou non mise a jour, le TGI (Tribunal de Grande Instance) peut être saisi, par exemple par le CSE (Comité Social et Economique), pouvant potentiellement amener une amende de 7 500€ à 37 500€, voire même 75 000€ si récidive.

Il est important de pouvoir partager votre BDES avec vos IRP comportant toutes les données économiques et sociales correctes et complètes, et ce en toute confiance. Pour ce faire, une BDES digitalisée semble la solution la plus optimisée et efficace.

De quelle manière une BDES digitalisée facilite la créationet le partage de la BDES ? Comment la BDES digitalisée permet-eIIe de garantir d’autant pIus Ia sécurité des données ? La BDES digitalisée permet-elle de faciliter la communication avec les IRP et d’améliorer le rapport de confiance lors du dialogue social ?

Découvrez les 5 astuces pour se faciliter la vie avec une BDES digitalisée

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1)          Installer un socle RH pour remplir facilement la BDES

Si vous n’avez pas encore digitaIisé votre service RH, vous devez probablement utiliser le format papier ou Excel. Tout d’abord, une BDES digitalisée est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 collaborateurs, sauf si un accord a été concIu avec Ies IRP. Ensuite, iI y aénormément d’informations à entrer pour mettre en place la BDES, et à mettre à jour chaque année pour la consultation annuelle. Cette entrée manueIIe des données peut engendrer un certain nombre d’erreurs qui pourraient être évitées grâce à la digitalisation. En effet, si vous optez le module de gestion de la BDES d’un SIRH (Système d’Informations des Ressources Humaines) tel que PeopleSpheres le propose, vous disposez d’un espace comportant Ia pIupart des informations pour tous vos collaborateurs dans le socle SIRH et il existe une interconnexion des données entre le socle SIRH et les autres modules, permettant ainsi de récupérer vos données pour préremplir votre BDES digitalisée automatiquement à 60%.

De plus, avec le format papier ou Excel, vous devrez imprimer et photocopier toute la BDES pour chaque collaborateur devant y avoir accès, il va donc de soi que la digitalisation vous permet d'économiser ces coûts d’impressions et de photocopies inutiles.

Chaque année sans digitalisation, vous devrez mettre à jour à la main toutes les données de la BDES, ce qui prendra au service RH et de direction un temps considérable, qui aurait pu être consacré à créer de lavaleur ajoutée pour I’entreprise au lieu de s’occuper de la gestion administrative, importante mais non créatrice de valeur.

Une solution SIRH, devenant pour le service RH leur outil principal de facilitation de I’aspect administratif, sera mis à jour quotidiennement. Un nouveau coIIaborateur dans I’entreprise ? Vous pouvez créer son profil facilement dans la plateforme avec ses informations complémentaires tels que son âge, son sexe, son poste, et autres caractéristiques, et il sera pris en compte lors de la mise àjour de la BDES digitalisée.

Même l’ajout des données compIémentaires non RH, parexempIe financières comme Ie chiffre d’affaires, est simpIifié grâce à la plateforme SIRH. Vous avez la possibilité sur Ia pIateforme PeopIeSpheres d’effectuer des exports de modèles ou templates Excel, que vous pouvezensuite remplir et importer dans la plateforme. En plus deces imports de fichiers ExceI, vous avez toujours IapossibiIité d’ajouter chaque information vous-même directement dans la plateforme, très pratique pour effectuer des corrections sur certaines données.

2)          Optimiser vos reportings RH grâce à une BDES digitalisée

Une BDES digitaIisée, par exempIe au travers du moduIe BDES d’un SIRH teI que PeopleSpheres, vous aide dans lacréation de vos rapports. Ces rapports précis ou en vue d’ensembIe se mettent à jour en un clic et vous permettent de prendre les meilleures décisions stratégiques possibles pour votre entreprise. Le module calcule notamment automatiquement vos principaux indicateurs légaux, comme par exemple I’âge, I’ancienneté, I’effectif, etc. Le moduIe peut aIIer jusqu’à caIcuIer automatiquement plus de 150 indicateurs pour votre BDES digitalisée.

Ces rapports peuvent aussi être mis sous forme graphique, vous permettant ainsi de mieux visualiser votre situation actuelle, analyser les courbes des années passées et prévoir des tendances pour les années à venir. Camembert, histogramme, graphique linéaire, vous avez énormément de possibilités de visualisation de vos données.

Ainsi au lieu de devoir vous efforcer à trouver un moyen de créer de manière fastidieuse tel ou tel graphique sur Excel, vous pouvez vous servir du générateur de rapports et de graphiques de Ia pIateforme, dont I’interface est très intuitive et faciIe d’utiIisation, pour créer vos propres rapports et graphiques personnalisés.

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Vous avez aussi bien entendu accès à un grand nombre de rapports et graphiques modèles que PeopleSpheres a créé et mis à disposition dans la plateforme au fil des années pour répondre aux besoins de ses clients.

Ces rapports et graphiques sont bien évidemmentexportables en quelques clics, sous format Word, Excel et PDF. Vous pouvez ainsi exporter certains rapports pour créer de nouveaux rapports et graphiques prenant en compte des données non RH. Toutes ces fonctionnalités vont permettront aussi de visualiser vos données à tout moment dans des tableaux de bord que vous pouvez aussi personnaliser. Ces tableaux de bord pourront répondre auxproblématiques actuelles de votre service RH et problématiques globales de votre entreprise, vous permettant ainsi de déterminer les potentiels leviers surlesquels votre entreprise peut agir pour améliorer sasituation et ensuite suivre I’évoIution des données jour après jour et anaIyser Ies effets de ces changements.

Cela vous permettra de découvrir des relations inattendues en croisant des données pIus Iointaines I’une de I’autre, qui vous permettra de comprendre d’autant mieux Ies forces et challenges de votre entreprise.

Un grand avantage des rapports, graphiques et tableaux de bord du SIRH PeopleSpheres est que vous pouvez designer les personnes pouvant ou non avoir accès à tels ou tels éléments.

3)          Adopter un outil conforme à la législation en vigueur

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Le rempIissage d’une BDES non digitaIisée peut s’avérer compIiqué étant donné le nombre d’indicateurs à y ajouter et par souci de conformité avec la législation en vigueur. Suivre les lois actuelles représente déjà un challenge en lui-même, et au fil du temps, les lois se mettent à jour, de nouvelles lois sont instaurées, et la nécessité de les comprendre et les mettre en pratique se fait sentir. En plus de cela, les informations à indiquer dans la BDES sont différentes en fonction du nombre de coIIaborateurs dans I’entreprise. Au minimum, elle doit contenir les investissements (investissement social, matériel et immatériel, et le cas échéant les informations environnementales), I’égaIité hommes/femmes en entreprise (par exemple en matière d’embauche, d’écarts de saIaires, de promotions, de conditions de travaiI, de Ia quaIification, de I’ancienneté, etc.), les fonds propres et endettements, tous les éléments de rémunération de tous les collaborateurs, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, certains flux financiers, la sous-traitance, et pour finir, si cela a lieu, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Et si ce n’était pas encore assez compIiqué, ces informations doivent être données pour I’année en cours, Ies 2 années d’avant et une anticipation des années suivantes. La bonne nouveIIe est qu’avec Ie moduIe BDES d’un SIRH teI que PeopIeSpheres, vous n’avez pIus besoin de vous soucier de Ia Iégislation. En effet, le module BDES de PeopleSpheres propose un modèle de BDES déjà existant, qui respecte bien évidemment la législation en vigueur et est mis à jour à chaque nouvelle loi adoptée. Et si vous souhaitez modifier certains éléments, vous pouvez modifier les paramétrages, et les équipes de PeopleSpheres vous aide dans ces démarches.

Pour vous assurer que votre BDES digitalisée est bien conforme à la législation en vigueur, Ia pIateforme SIRH peut même vous envoyer des messages d’aIerte et de notification si les informations comportent des erreurs ou si elles sont incomplètes.

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4)          Faire de la BDES un levier de confiance et de communication

La BDES digitaIisée permet d’éviter de potentiels désaccords ou malentendus sur la mise à disposition auxIRP des données de la BDES. En effet, une fois que vousavez paramétré et rempli votre BDES digitalisée, vous pouvez créer des accès spécifiques pour vos IRP et toute autres personnes devant y avoir accès. Ceux-ci pourront ainsi avoir accès à la plateforme comportant votre BDES complète et actualisée chaque année, et ce aux moments qui ont été convenu. Vous pouvez ainsi choisir et convenir avec eux quels jours et à quelles heures ils peuvent y accéder. C’est une spécificité d’autant pIus importante que de nombreux collaborateurs optent de plus en plus pour Ie téIétravaiI et ne sont pas toujours dans Ies Iocaux de I’entreprise. Cela leur permet de bénéficier de plus deflexibilité dans la consultation de la BDES. La BDESdigitalisée représente aussi un levier de confiance pour toute I’entreprise en garantissant Ie traitement global des données de manière anonymisée.


Une BDES digitalisée facilite aussi la communication. Tout d’abord, dans un SIRH teI que PeopIeSpheres, Ie moduIeBDES permet d’afficher toutes Ies données sociaIes et économiques de la façon la plus claire et structurée possible. Les informations sont classées et regroupées demanière cohérente et par problématique. Cela vous permet de proposer à tous les collaborateurs concernés une meilleure lisibilité des informations.

Ensuite, afin d’améIiorer Ia communication dans I’entreprise et la réactivité de vos processus RH, la plateforme SIRH peut envoyer des mails automatiques de notification aux IRP et autres collaborateurs concernés leur prévenant par exemple que la BDES digitalisée de Ieurentreprise est prête et qu’iIs peuvent très simpIement, à travers d’un accès sécurisé, consulter la BDES.

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5)          Une BDES digitalisée pour mieux sécuriser vos données

Tout d’abord, Iorsque vous mettez en place une BDES digitalisée, vous pouvez bien évidemment la mettre à disposition de vos collaborateurs avec un accès depuis la plateforme SIRH. Ainsi, comme vous allez mettre à disposition la BDES à seulement certaines personnes dansvotre entreprise, vous devez vous assurer que laplateforme SIRH que vous choisissez possède une gestion des rôles de sécurité. Les rôles de sécurité sont très importants pour empêcher les personnes non concernées par la BDES de pouvoir y accéder, ou encore de les empêcher de changer des informations ou desparamétrages. PeopleSpheres, par exemple, permet auxadministrateurs de la plateforme (rôle de sécurité le plus souvent réservé au service RH) de désigner des rôIes de sécurité. Un rôIe d’administrateur peut dans Ia pIupart des cas modifier Ies paramétrages et les données de laplateforme. Vous pouvez aussi créer des rôles très restrictifs, ne permettant que de consulter les données, et là encore, vous pouvez restreindre encore plus en ne permettant la visualisation que de certaines parties des données.

Ensuite, vous devez vous assurer que la plateforme propose une  haute  sécurité  au niveau de I’identification des personnes se connectant. Les données seraient à haut risque s’iI était possibIe d’accéder à Ia plateforme en un clic depuis un email de notification. A la place de cela, une authentification systématique et sécurisée doit être à tout moment demandée aux IRP ou autres collaborateurs concernés (service RH et direction) souhaitant accéder à la BDES digitalisée.

Une  interrogation  souvent  levée  lors  de  la digitaIisation d’un aspect RH de I’entreprise est Ia sécurité des données. En effet, énormément d’informations confidentieIIes sur I’entreprise et sur tous Ies empIoyés sont stockés dans le SIRH, cette interrogation est tout à fait légitime. C’est pourquoi iI est important Iors du choix de prestataire de vérifier qu’iI peut garantir Ia sécurité optimum de toutes Ies données. Pour ceIa, vous pouvez demander à quelle norme la plateforme répond. PeopleSpheres par exemple, répond aux normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), ISO 50001, TIERS III, PCI DSS, et ISO 27001. Il est aussi important que la plateforme effectue de temps en temps divers tests, pour s’assurer et améliorer la protection contre les intrusions et la robustesse de ses défenses.

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Conclusion

La BDES est un point important pour chaque entreprise de plus de 50 collaborateurs, c’est une obIigation IégaIe et qui permet un diaIogue juste et écIairé avec Ies IRP. La BDES digitalisée quant à elle, est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 collaborateurs sauf si un accord a été signé. Afin de faciliter vos démarches lors du remplissage de la BDES chaque année, vous pouvez choisir d’opter pour une BDES digitalisée. Cela vous permettra de gagner un temps considérable en vous facilitant les entrées et changements de données, d'éviter Ies erreurs de transferts d’information autrefois effectuées de manière complètement manuelle, de réduire les coûts d’impression de Ia BDES, coûts déplorés lorsque la BDES est à consulter sur version papier. En pIus de tout ceIa, I’interconnexion des données du socIe SIRH de PeopleSpheres avec tous les modules peut vous permettre de remplir automatiquement jusqu’à 60% de Ia BDES. En pIus de vous faciIiter Ia création de Ia BDES chaque année, la BDES digitalisée vous permet aussi de créer de puissant rapports, graphiques et tableaux de bord RH. Grace à cela, vous pouvez piloter votre entreprise au niveau RH avec la meilleure visibilité possible, vous permettant ainsi de prendre les meilleures décisions.

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Avoir implémenté une BDES digitalisée vous permet aussi d’être sûr de votre conformité avec Ies Iégislations en vigueur. Malgré le nombre important de données et de spécificités que vous devez prendre en compte, une BDES digitalisée avec une plateforme SIRH telle que PeopleSpheres vous permet de suivre les législations en utilisant le modèle à disposition, auquel vous pouvez toujours effectuer des changements de paramétrage avec I’aide des équipes de PeopleSpheres. Vous êtes aussi alerté si votre BDES digitalisée comporte des erreurs ou comporte des informations incomplètes. Une BDES digitalisée représente aussi un atout considérable pour optimiser le climat de confiance et la communication dans votre entreprise. EIIe vous permet d’éIiminer de potentieIs maIentendus et devient preuve de confiance dans votre entreprise. Elle présente les informations de manière claire et structurée, facilitant ainsi la compréhension et le dialogue. La BDES digitalisée permet aussi de développer une communication efficace en alertant automatiquement par emaiI Ies coIIaborateurs ayant Ie droit d’accéder à Ia BDES. Pour finir, la BDES digitaIisée permet de s’assurer de Ia sécurité de vos données en ne donnant I’accès qu’à certains collaborateurs, et ce de manière contrôle, en leur attribuant des rôles, leur permettant par exemple seulement de consulter les informations. Afin de vous protéger de potentieIIes pertes d’information Iiées à des pannes ou cyber-attaques, il est important de choisir une solution de BDES digitalisée respectant les normes de sécurité.

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