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5 astuces pour mettre en place un outsourcing RH pertinent

5 astuces pour mettre en place un outsourcing RH pertinent
Alexandre Diard
5 astuces pour mettre en place un outsourcing RH pertinent

Selon Markess International, Société d’études expert des marchés  du  digital,  le marché de l’Outsourcing RH croît chaque année de 8 à 12%, et cela depuis une dizaine d’année. De plus, après l’informatique et les services généraux, les ressources humaines sont la troisième fonction externalisée au sein des entreprises.

La demande de l’externalisation des RH, qui consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée précise, est donc une tendance en forte croissance.

Les raisons évoquées par les entreprises friandes de ce service sont multiples : accéder à des connaissances et des expertises spécialisées, gagner du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, réduire les coûts grâce aux économies d’échelles, accroitre la flexibilité…

Mais l’externalisation de la fonction RH est délicate, puisque certains problèmes se posent, notamment les incompatibilités culturelles, la perte de contrôle et la dépendance aux fournisseurs de service. Il est donc indispensable de bien réfléchir avant de se lancer dans l’outsourcing RH.

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Voici donc 5 astuces pour mettre en place un outsourcing RH pertinent.

1) Externaliser les activités à faible valeur ajoutée

Avant toute chose, il est indispensable de réfléchir sur votre besoin : quel service souhaitez-vous externaliser ? Il s’agit ici de faire une description précise des tâches  et du rôle que l’on veut attribuer à celui qui s’occupera des fonctions RH.

Il faut savoir que certaines tâches ne doivent pas être externalisées. En effet, il s’agit de conserver les compétences stratégiques, c’est-à-dire celles qui font la valeur ajoutée de l’entreprise, et d’externaliser les autres. Il a été analysé que les DRH externalisent surtout les « fonctions consommatrices de temps et à faible valeur ajoutée pour se recentrer sur des actions stratégiques comme la gestion et la détection des talents. »

La règle des 4C vous aidera à identifier la sensibilité d’une fonction RH à l’externalisation. Plus l’activité répond à ces critères, plus il sera intéressant de l’externaliser.

  • L’activité est-elle Complexe ? Il s’agit de savoir si une technicité particulière est requise mais aussi s’il est difficile d’acquérir les compétences
  • L’activité est-elle Chronophage ? Combien de temps demande cette activité ?

Demande-t-elle des ressources importantes ?

  • L’activité est-elle Critique ? Quelle est le degré d’importance de la tâche ?

Quelles sont les règles, les délais et autres contraintes à respecter ?

  • L’activité est-elle Circonscrite ? L’activité concerne-t-elle un seul service ou plusieurs ? Peut-elle être bien localisée et délimitée dans l’entreprise ?

Certaines fonctions RH sont connues pour être facilement externalisables :

  1. La fonction des RH la plus couramment externalisée en France est la paie et les tâches qui y sont liées. En effet, les fiches de paie demandent un travail juridique Des risques importants font souvent suite à des erreurs administratives, qu’on peut facilement éviter en externalisant ce service.
  2. La deuxième activité particulièrement externalisée au sein des RH est la Elle connait  en  effet  une  demande  croissante  depuis  quelques  années  puisqu’elle  exige un cadre légal très particulier, des technicités fiscales précises, des ressources en internes et des conformités spécifiques.

  3. Enfin, le recrutement est également un domaine souvent externalisé. Cela s’explique notamment par le fait que certaines  compétences  techniques  sont  demandées pour recruter les bonnes personnes et il est donc plus facile pour des entreprises en pleine croissance de faire appel à des prestataires.

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2) Sélectionner un prestataire avec soin  

La deuxième question qui se pose lorsque l’on souhaite externaliser une partie de la fonction RH concerne le choix du prestataire de service. En effet, il est très important de ne pas accepter le premier partenariat proposé et de comparer plusieurs offres afin de trouver la plus adaptée à vos besoins. Pour cela, il est judicieux de se poser les bonnes questions :

  • Quel est notre budget ? Le prix est un facteur à prendre en compte, même si ce n’est pas le plus important. Décider d’une fourchette pour le budget que vous pourrez investir est donc utile mais ne doit pas vous bloquer dans votre décision. Il faut savoir que l’investissement de départ est important mais il ne faut pas s’en effrayer. En effet, grâce à l’outsourcing RH vous pourrez avoir un meilleur contrôle des coûts et éviter les erreurs qui coutent très chères.
  • Que propose chacun des prestataires sélectionnés ? Les possibilités sont multiples : mise en place d’un SIRH en SaaS ou logiciel RH, expertise juridique ou stratégique, accès à des formations, service de De plus, il peut être intéressant de vérifier si les prestataires proposent des connecteurs afin de pouvoir utiliser différents logiciels ensemble.
  • Quels sont les avis des utilisateurs ? Il est préférable de comparer l’opinion d’entreprises qui ont déjà utilisé le service pour comprendre quels sont les points forts et les points faibles du Ainsi, vous trouverez le service le plus adapté à vos attentes. Vous pouvez d’ailleurs trouver un classement des meilleurs logiciels de gestion des ressources humaines et leur fiche de présentation.

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3) Se préparer à l'imprévu

Lorsqu’on fait appel à l’externalisation de la gestion des RH, il arrive souvent que l’on en devienne dépendant. Cette erreur est extrêmement fréquente (puisque cela concerne des problèmes exceptionnels, on oublie souvent que cela peut arriver) mais peut coûter très cher si l’on ne s’y prépare pas un minimum. Il est donc judicieux de suivre quelques étapes pour savoir se détacher du service que l’on utilise.

En premier lieu, il s’agit de ne pas externaliser des activités que l’on ne comprend pas. Il faut se renseigner un minimum sur les missions et sur les règles de bases à respecter les concernant avant de demander à un tiers de s’en occuper. En effet, cela permet d’éviter les mauvaises surprises et de s’assurer de la bonne conduite du prestataire de service. Il ne faut pas que le commercial en face de vous puisse profiter de votre manque d’informations.

En second lieu, il faut savoir réagir si l’accès au service est interrompu. En effet, comme ce service est pratique et accessible facilement, lorsque celui-ci n’est plus disponible, on ne sait plus comment avancer. Des solutions pour contrer ce problème existent :

- Garder une copie des documents les plus importants

-  Avoir accès à une communauté d’experts pour s’entraider

-  Garder contact avec d’autres prestataires

-  Préparer d’avance une solution de secours avec le prestataire de service

 

4) Gérer son partenariat

Un point important dans l’externalisation que l’on oublie souvent : « Externaliser ne signifie pas se décharger de la charge de l’activité ». En effet, même si la majorité du travail est confié au prestataire, il est essentiel de rester en contact avec ce dernier et d’être dans un processus d’amélioration continue.

Pour cela, mettre en place un comité de pilotage chargé de suivre l’activité du prestataire est judicieux. Ses différentes missions seront :

  • La mise en place des études de satisfaction auprès des utilisateurs
  • La réflexion sur l’amélioration
  • La prise de contact avec le partenaire
  • La recherche de solutions avec son aide

Le rôle du comité de pilotage est très important puisqu’il devra réussir à mettre en place une relation à double sens, c’est-à-dire rendre le prestataire proactif en l’impliquant dans le processus et en lui expliquant les problématiques que les collaborateurs rencontrent. Le contrat de base est important, mais il n’est pas suffisant. Il s’agit donc d’investir dans une communication régulière avec le prestataire pour que celui-ci ait le sentiment qu’il doit faire des efforts pour vous garder comme client.

Par ailleurs, le comité de pilotage doit avoir un accès plus complet au logiciel de gestion afin de pouvoir modifier les aspects peu complexes mais utiles de l’application, sans avoir à faire appel au prestataire.

Enfin, une difficulté souvent rencontrée dans la mise en place d’un outsourcing RH consiste en une incompatibilité culturelle entre l’entreprise de service et l’entreprise cliente. C’est donc au comité de pilotage de faire comprendre la culture d’entreprise au prestataire afin qu’un partenariat durable soit possible.

 

5) Impliquer les collaborateurs 

 

La dernière étape, une des plus indispensables pour que l’implémentation d’un logiciel de gestion de ressources humaines soit un succès, est d’impliquer les salariés. En effet, il arrive souvent que certains employés soient réticents au changement. Comme l’explique Bernard Just, DSIRH du groupe Alliance : « Un projet d’externalisation génère des réactions de crainte de la part des collaborateurs concernés, qu’il ne faut pas sous-estimer. Le devenir de ces collaborateurs doit être inclus dans le process en amont ». Il s’agit donc de mettre en place un plan de communication pour éviter ce problème :

  • Avant la mise en place, organiser une réunion de présentation pour prévenir l’ensemble du personnel qu’un nouvel outil a été sélectionné, afin que chacun puisse se préparer au changement. Il est ici nécessaire de préciser les avantages de celui-ci et de permettre aux gens de s’exprimer pour qu’ils ne voient pas le logiciel comme une contrainte, mais comme un atout.
  • Proposer des formations sur les différents outils implémentés afin que tout le monde puisse les utiliser de façon indépendante, sans perdre de temps à chercher comment réaliser telle ou telle action. Il peut s’agir de formations dispensées par le prestataire ou simplement par le service RH.
  • Faire participer les employés au processus d’amélioration du logiciel en leur proposant de donner leurs idées. Etant ceux qui utilisent les outils au quotidien, ils seront plus à mêmes de voir les aspects à améliorer et les aspects manquants que vous pourrez ensuite transmettre à votre prestataire.

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Conclusion

Comme nous avons pu le voir, l’externalisation RH, ou outsourcing RH, est un élément important dans le management de la performance mais celui-ci doit être bien effectué afin d’éviter  les  risques  d’échecs.  Certaines  étapes  indispensables  vous  permettront une mise en place réussie.

  • Tout d’abord, réfléchissez aux tâches que vous souhaitez Sachez différencier les missions à forte valeur ajoutée de celles à faible valeur ajoutée pour ne pas confier des tâches stratégiques à votre prestataire. Vous pouvez vous aider de la règle des 4C pour connaître la sensibilité de la mission à l’externalisation.
  • Ensuite, prenez le temps de comparer les prestataires afin de trouver l’offre qui correspondra le plus à vos Le classement BSOCO, qui compare les logiciels de GRH, pourra vous être utile dans la sélection de votre SIRH.
  • Par ailleurs, méfiez-vous de votre dépendance à votre prestataire afin de savoir réagir en cas de problème. Faites des copies de vos données et prévoyez des solutions de secours avec votre partenaire pour être en capacité de faire face à l’imprévu.
  • Il est également judicieux de gérer votre partenariat en mettant en place une communication régulière  afin  d’être  dans  un  processus   constant   d’amélioration. Vous pouvez créer un comité de pilotage qui aura pour rôle de suivre le prestataire de façon régulière et de réfléchir sur les aspects à améliorer et les solutions.
  • Enfin, impliquez les collaborateurs est un aspect indispensable dans la mise en place d’un outsourcing RH réussie. Il s’agit donc de communiquer sur le changement, de leur livrer des formations pertinentes mais aussi de les faire participer à la réflexion sur l’amélioration du service. 

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