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5 astuces pour gérer facilement sa GPEC

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Alexandre Diard
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Depuis quelques décennies, on constate que les compétences font partie intégrante des ressources humaines.  On  est  passé d’une gestion  administrative à  une gestion de la performance qui s’est transformée en gestion des talents. Il faut dire que le   besoin d’être encore plus à l’écoute de la clientèle, mue par une concurrence internationale devenue omniprésente, a conduit à une meilleure prise de conscience de la dimension du « facteur humain » pour rester compétitif dans chaque domaine.

Pour répondre à la perpétuelle évolution de l’environnement et pour que l’entreprise reste performante, la valorisation du capital humain est primordiale pour apporter la réactivité escomptée. Désormais, l’entreprise est contrainte d’ajuster en permanence son capital immatériel, dont les compétences font partie. La GPEC, Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, se met ainsi tout naturellement au cœur du management de l'entreprise.

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La GPEC est obligatoire pour certaines entreprises, mais essentielle pour toute !

Lancée vers la fin des années 70, la GPEC s’est hier encore limitée aux calculs prévisionnels sur le volume de l’emploi. Avec la rapidité des innovations et la difficulté grandissante que cela entraine pour la gestion des risques, la GPEC est devenue ce qu’elle est actuellement. Certes, une dimension quantitative pour la gestion des effectifs est maintenue, mais la GPEC a aussi une dimension qualitative : la gestion des carrières et des compétences.

Aujourd’hui, la GPEC peut se définir comme un processus de recensement et d'anticipation pour la réalisation d'une tâche, d'un projet ou d'une mission dans un contexte précis, et s’articule autour des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs. Les compétences sont rassemblées, évaluées et définies selon les besoins en ressources humaines de l'entreprise dans son contexte et dans le temps. Des plans d’action sont alors mis en place afin de réduire et de minimiser au mieux les écarts entre les besoins et les ressources de l'entreprise en s’axant sur l’évolution professionnelle des salariés.

Toutefois, il est important de rester méfiant quant à l’utilisation de ces technologies. Il faut savoir choisir l’outil adapté selon le message communiqué : un appel suppose davantage une urgence qu’un mail, puis le sms sera réservé aux demandes simples et courtes, qui ne nécessitent pas d’explication par exemple. Selon l’intensité du problème, il peut également être nécessaire de se déplacer.

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Depuis 2005, la loi de programmation pour la cohésion sociale impose à toutes les sociétés de plus de 300 salariés de procéder à une négociation de la GPEC tous les 3 ans. Dans cette négociation, employeur, comité d’entreprise et délégués syndicaux débattent à la fois sur la mise en place d'un dispositif de GPEC et sur son contenu. Toutefois, bien que cette obligation ne concerne que les entreprises de plus de 300 employés, mettre en place une stratégie de GPEC est tout à fait possible dans tout type d’entreprise,  même  que  c’est  devenu  essentiel  avec  les  contextes  actuels, comme évoqués précédemment. La GPEC se révèle aujourd’hui comme l’outil décisif pour la compétitivité des entreprises. Des aides  de  l’État  existent  d’ailleurs  pour toutes entreprises souhaitant y avoir recours de manière volontaire.

 

 

L'utilisation d'un logiciel RH intégrant la GPEC est indispensable 

 

Le processus engage des actions en matière de ressources humaines, elles s’articulent donc autour de 3 axes principaux que sont l’anticipation, l’analyse et l’ajustement. Avant de définir un plan d’action à mettre en place, il faut donc identifier la problématique en faisant un diagnostic et avoir une vision synthétique de ressources actuelles  de l’entreprise.  Tous les métiers et  compétences détenus par les employés sont alors évalués, tout comme les outils utilisés dans le cadre de la Gestion des Ressources Humaines.

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Dans toutes ces actions, seule l’utilisation d’un logiciel de RH adéquat intégrant la GPEC peut permettre une vraie démarche de gestion anticipative des ressources humaines, finalité même de la GPEC. Ce logiciel est essentiel pour le pilotage des ressources, car il contribue réellement à une meilleure gestion des compétences. Un logiciel GPEC est capable de répondre au mieux à la fois à la gestion administrative des RH, mais aussi à des questions comme le recrutement et l’évaluation des compétences ainsi que la fidélisation des talents. En effet, certains logiciels intègrent le processus complet de GPEC, de vraies solutions qui s’adaptent en fonction des besoins et apportent de nombreux avantages tangibles, notamment pour amoindrir les écarts entre les besoins de l’entreprise et le rendement du personnel.

De la constitution d’un référentiel des compétences et des fiches de poste au plan de formation, en passant par le suivi centralisé de la planification des tâches, du temps de travail et des indisponibilités, la gestion des entretiens d’évaluation périodique… un logiciel GPEC peut également permettre de mieux accompagner les employés dans l'évolution de leurs compétences et de leur carrière.

Néanmoins, l’utilisation de logiciel GPEC ne peut se suffire à elle seule, elle doit s’accompagner d’une stratégie globale en entreprise. Non seulement  pour mener à bien une démarche complète de GPEC, mais aussi pour la gérer facilement, il existe alors quelques astuces ou étapes-clés incontournables.

Découvrez les étapes clés d’une démarche GPEC réussie.

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1) Dresser une cartographie complète de l'existant 


C’est une étape prépondérante avant de mettre en place un processus efficace de GPEC, comme pour tout projet en entreprise d’ailleurs. Ainsi, l’entreprise se doit de connaître tous les profils et les compétences de l’ensemble de son personnel. L’entreprise doit détenir un référentiel des métiers au sein de son organisation, ce référentiel constitue la base en permettant une connaissance approfondie de tous les postes, ainsi que de l’élément humain rattaché à chacun de ces postes.  Il faut  aussi faire le point sur les outils déjà utilisés dans le cadre de la gestion RH. En utilisant un logiciel GPEC, tous les profils des employés sont filtrés et évalués de façon plus qualitative.

C’est ainsi que l’on peut établir le bilan des compétences, que ces dernières soient associées à un salarié, à un métier, à une formation ou encore à un poste à pourvoir. L’inventaire des ressources humaines permettra également une analyse de leur évolution probable dans le temps.

2) Définir les stratégies de développement

La stratégie de l’entreprise se traduit par la GPEC lorsqu’elle est reportée à la Gestion des ressources humaines. En ce sens, elle se doit d’être clairement définie. L’analyse de l’environnement fera ressortir les choix stratégiques sur certains axes de développement prioritaire.

Les capacités internes de l’entreprise sont alors confrontées aux opportunités externes. Mesurer les écarts entre l’existant et le futur permettra d’anticiper les besoins futurs en termes d’emplois et de compétences. La GPEC va ainsi de pair avec l'élaboration d'une stratégie globale ou sectorielle.

3) Mettre en place un plan d'action 

 

À l’aide de différents outils pour évaluer les compétences des employés, l’entreprise met en œuvre un plan d’action de GPEC. Entre autres, on peut citer le bilan des compétences, les dispositifs de formation, l’entretien annuel d’évaluation, mobilité interne, validation des acquis de l’expérience (VAE), recrutement… Ce plan d’action peut être également considéré comme un plan de professionnalisation en accompagnant les salariés tout au long de leur parcours professionnel. Tous les outils de gestion RH sont mis en œuvre afin de réduire les écarts existants entre les compétences actuelles et les besoins futurs, en  fonction  des  scénarios  d’évolution des métiers et des compétences envisageables définis dans les objectifs stratégiques évoqués dans le paragraphe précédent.

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L’entreprise peut adopter un plan d’action portant sur des procédures internes et des procédures externes. En interne, l’entreprise peut réagir en réorganisant le travail en fonction des compétences. Elle peut également réaffecter les ressources humaines en fonction des besoins, tout en favorisant la mobilité interne du personnel par des recrutements internes. Les horaires peuvent également être aménagés selon le temps de travail. Pour favoriser  la  polyvalence  des  salariés,  l’entreprise  peut  compter sur les formations. Pour ce qui est des actions externes, l’entreprise peut opter pour       des stratégies favorisant la flexibilité, telle que le recours au travail à temps partagé ou à la sous-traitance. Si besoin, elle peut également recruter de nouveaux employés, mais encore une fois en misant sur la flexibilité : des contrats de travail temporaires ou des CDD.

4) Participation de tous les acteurs concernés 

Certes, la direction générale est l’organe de tête de tout projet de GPEC. Elle dirige, planifie et adapte les actions. Mais la participation de chaque acteur concerné est indispensable au déploiement d'une politique de GPEC réussie. Le comité d’entreprise doit être mobilisé, tout comme la Direction RH, ainsi que les managers et les collaborateurs. Une adhésion forte à la GPEC et à tous ses enjeux ne peut s’obtenir sans passer par une bonne communication vers l’ensemble du personnel.

C’est de là que vient tout l’intérêt d’un logiciel de  GPEC,  et  plus  particulièrement  lorsque ce dernier est du type collaboratif. En effet, les mises à jour des données (comme les référentiels emplois-compétence par exemple) peuvent se faire à la fois par le service RH, les managers, mais également par les salariés eux-mêmes. Ainsi, ces derniers peuvent se rendre acteurs de leur propre carrière.

Enfin, la disponibilité du manager est une condition pour la réussite d’un management à distance. Le collaborateur doit savoir que ses supérieurs hiérarchiques sont joignables en cas de nécessité. Comme l’explique Yann Coirault, « si un collaborateur éloigné est en difficulté, c’est au manager de trouver le moyen de l’épauler afin qu’il trouve lui-même la solution. » Cependant, l’éloignement ne doit pas être justificatif de dérangement systématique : il est donc judicieux de mettre en place des plages horaires pour permettre aux employés de vous joindre.

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5) Assurer le suivi de la démarche GPEC

 

Généralement, un projet de GPEC s’étale sur une période allant de 3 à 5 ans, donc sur le long terme. C’est également un processus continu. Une commission de suivi serait donc souhaitable pour assurer notamment le suivi de la mise en œuvre de toutes les actions y afférentes, mais aussi de les évaluer et de les réajuster si nécessaire par rapport aux éventuelles contraintes rencontrées. Tout au long du processus GPEC, la commission de suivi se tiendra aux objectifs définis, avec une anticipation constante des besoins du marché.

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