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Comment limiter les abus et les erreurs liés aux notes de frais ?

Note de frais : comment limiter les abus et les erreurs liés aux dépenses professionnelles?
Alexandre Diard
Note de frais : comment limiter les abus et les erreurs liés aux dépenses professionnelles?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, depuis la TPE jusqu’à la PME, sans oublier le grand groupe international, vous êtes nécessairement confronté aux notes de frais.

Elles sont utilisées par les salariées afin d’obtenir le remboursement des dépenses professionnelles. Mais une erreur, voire un abus, est si rapidement arrivée alors comment y faire face ?

Voici quelques idées pour limiter les abus et les erreurs des notes de frais ?

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Mettez en place une politique interne

Dans la réalité, il arrive que des abus surviennent et que l’on « gonfle » les notes de frais ou qu’on en crée pour des raisons qui ne sont pas toujours en lien avec l’entreprise ou la mission en cours.

Il est alors judicieux de mettre en place une politique interne concernant les notes de frais et leur usage.

Comment ? Voici quelques idées.

Réaliser un audit des dépenses

La solution pour diminuer le temps de traitement des notes de frais est de réaliser un audit des dépenses de chaque poste.

Il est primordial d’avoir une base solide à partir de laquelle se référer et donc savoir quelles sont les sources de dépenses.

Commencez, en interne, par analyser la répartition des dépenses afin d’évaluer le coût moyen des frais et les identifier clairement.

Ce recul sur les dépenses permet d’obtenir une vision globale des dépenses de l’entreprise.

C’est aussi une première occasion de rappeler à l’ordre les salariés et les collaborateurs si besoin et de corriger les éventuels excès remarqués.

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Définir une politique de remboursement claire pour les notes de frais

Le second point à instaurer en interne est d’adopter une politique concise et limpide des dépenses en entreprise. Cela va permettre d’optimiser la gestion des notes de frais.

Dans les faits, une politique de dépenses désigne un document écrit qui stipule et régule les frais professionnels de tous les salariés de l’entreprise. Cette dernière est entièrement libre d’y inscrire les règles qu’elle estime utiles.

L’objectif final est de mettre en place une sorte de processus de validation et de remboursement efficace et équitable pour tous. Cela a pour effet immédiat d’éviter tout malentendu entre collaborateurs et de fluidifier le traitement des notes de frais et la communication entre les RH et les salariés.

Mais que doit comporter le document de politique interne de notes de frais ?

  • Le type de dépenses professionnelles susceptibles d’être remboursées ;
  • Les modalités à suivre quant au remboursement ;
  • Le délai de présentation des notes de frais.

Ce document est constitué de règles simples, sans jargon spécifique. Il doit être accessible et lisible par tous.

De plus, il est important qu’il soit disponible sous plusieurs formats.

 Enfin, dans le cadre d’une politique interne de gestion des notes de frais, il peut être utile de décider de plafonner certains postes de dépenses.

Tout le monde n’est pas dépensier à la même hauteur.

Il faut savoir que les dépenses de bouche sont le poste qui varie le plus en fonction des habitudes de chacun : si certains se suffisent d’un plateau-repas d’un petit menu plat-dessert, d’autres aiment profiter de ce moment pour bien manger avec entrée, plat, dessert et vin. Ce poste représente en moyenne ¼ du montant total des notes de frais en moyenne.

De même, le nombre de kilomètres parcourus pour les trajets professionnels peut être plafonné. En effet, il faut savoir qu’au-delà de 200 kms, les autres moyens de transport (train, avion) que la voiture s’avèrent plus rentables.

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Réduire le circuit de validation des notes de frais

Une autre solution à intégrer dans la politique interne est de limiter le nombre d’intervenants et d’intermédiaires impliqués. D’une part, cela va réellement simplifier la gestion des notes de frais.

D’autre part, le facteur de risques ou de soucis dans le traitement des notes de frais est divisé par deux au minimum.

Pour toute action standard, limitez-vous à une vision opérationnelle depuis votre N+1 ainsi qu’à une vision administrative et comptable. Ces deux dernières instances suffisent à valider l’établissement des notes de frais et à justifier leur pertinence en lien avec la politique de remboursement de l’entreprise.

Cependant, s’il existe un dépassement important des frais ou si une dépense est à refacturer à un client, d’autres intermédiaires peuvent alors intégrer le processus comme le N+2.

Diluer la gestion des notes de frais dans le mois

Bien souvent, les collaborateurs et les salariés ont tendance à attendre la fin du mois pour déclarer leurs notes de frais. Il n’est pas rare de faire face alors à un engorgement et donc à un retard dans le traitement des indemnités.

Le service comptable se retrouve soudain avec un grand nombre de notes à traiter, et ce sur une courte durée.

Pour éviter le retard, et par conséquent, l’insatisfaction des salariés, pourquoi ne pas mettre en place une réglementation pour répartir au mieux la gestion du remboursement de frais dans le mois ?

Que ce soit tous les 15 jours ou chaque semaine, cela permet de fluidifier indiscutablement le traitement des notes précises de frais et d’obtenir un remboursement dans des délais raisonnables.

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Déterminer quels frais seront remboursés

Il est essentiel d’identifier et d’annoter quels sont les types de frais réels qui pourront être remboursés afin que chaque salarié et chaque collaborateur ne fasse pas une demande pour n’importe quelle dépense.

On retrouve habituellement les frais suivants :

  • Les frais kilométriques : les frais de déplacement professionnel peuvent être appliqués si le lieu de travail se situe à plus de 50 kms du domicile du salarié. Toutefois, il faut que l’employé ne puisse pas effectuer ce trajet aller en moins de 1 h 30 avec les transports en commun. Au-delà de cette réglementation, chaque salarié peut se faire rembourser les frais de transport (billets, carburant, péage), qu’il se déplace en voiture, en train ou en avion. Enfin, si le salarié doit utiliser son véhicule personnel, il peut également toucher des frais forfaitaires dont le barème kilométrique est mis à jour chaque année en fonction de la puissance fiscale du véhicule.
  • Les frais d’hébergement : les nuitées d’hôtel et autres dépenses de logement peuvent être remboursées par l’employeur.
  • Les frais de bouche (ou frais de restauration) : ces frais de repas engagés doivent faire l’objet d’une note de frais détaillée, que ce soit pour un simple sandwich sur une aire d’autoroute ou pour un restaurant avec un client.
  • Les frais de télétravail : devant le développement de cette pratique, il est possible maintenant de se faire déduire certains frais liés au télétravail comme une partie de son loyer ou encore son forfait mobile et Internet.
  •  

La digitalisation de votre service RH : des avantages multiples

Pour éviter d’attendre des semaines, voire la fin de mois, le paiement des frais de mission, pour supprimer le risque de perte des notes de frais papier et faire gagner un temps prodigieux au service comptable et à toute l’entreprise, une solution est de dématérialiser la gestion des notes de frais.

Concrètement, cela consiste à ne plus utiliser les justificatifs papiers, mais à les numériser instantanément par le biais d’un logiciel de gestion paramétrable et intuitif de type SIRH en mode SaaS.

Par exemple, lorsque le salarié est au restaurant avec un client, il peut scanner son ticket et le logiciel comptable ou l’application mobile va extraire toutes les informations utiles à la note de frais (montant du repas, montant de la TVA, etc.).

Avec cet outil de gestion, l’archivage est ensuite numérisé et le salarié n’a plus besoin de conserver une version papier de son justificatif

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La perte de justificatifs ne sera plus un problème

Avec le nombre de déplacements professionnels effectués sur un mois, il n’est pas rare qu’un salarié perde une ou plusieurs pièces justificatives de ses notes de frais (en moyenne, 43 % des salariés perdent au moins 1 justificatif papier/mois).

Or, sans facturation, l’entreprise ne peut effectuer le remboursement des dépenses engagées.

On estime que ce serait près de 600 millions d’euros de dépenses professionnelles non réclamés par les employés en France au cours d’une année en raison de la perte d’un justificatif.

Les demandes seront bloquées en cas d’informations manquantes

Avec la digitalisation du service RH et de la gestion des frais déductibles, il n’y aura plus d’informations manquantes qui bloquent les indemnisations des frais dans les écritures comptables.

Chaque justificatif des frais doit comporter le motif des dépenses, le nom (ou la raison sociale), l’adresse du client et le nombre de personnes concernées.

Sans ces informations, la demande de déduction est impossible.

Un gain de temps pour vos collaborateurs et la gestion RH

Enfin, la dématérialisation de la gestion des notes de frais avec une solution de gestion comptable fait gagner un temps précieux à l’entreprise.

Tandis que le travailleur effectue ses démarches en quelques clics, le service comptabilité ou le service RH peut gérer les frais facilement et rapidement.

Les notes de frais représentent une partie non négligeable du budget d’une entreprise. C’est pourquoi une bonne gestion en interne avec une digitalisation du processus optimise les remboursements de frais.

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