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Comment le digital révolutionne la gestion des congés et absences ?

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Alexandre Diard
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Gain de temps, baisse des coûts, hausse de la productivité... Tout le monde le sait : la transformation digitale est au cœur de l’évolution actuelle de nos organisations. Et cela concerne tous les domaines. Que l’on s’intéresse aux ressources humaines, à la relation client ou à la gestion des fournisseurs, la dématérialisation de certains services en entreprise est un sujet phare de l’amélioration de la performance. C’est pourquoi une grande majorité des services RH ont choisi la gestion digitale des congés et des absences du personnel. La preuve en est, c’est le deuxième logiciel de SIRH le plus déployé après la paie. 

Pourquoi ? Parce qu’automatiser la gestion des congés et des absences des salariés facilite un grand nombre de tâches administratives de la gestion RH. Mais pas seulement. Il s’agit aussi de répondre aux nouveaux besoins d’autonomie des collaborateurs, de faire évoluer les pratiques managériales et de valoriser les rôles de tous les acteurs de l’entreprise. Comment le digital révolutionne la gestion des congés et des absences ? Quelles sont les 3 raisons de dématérialiser la gestion des congés et absences pour un RH ? Dans ce livre blanc, on vous dit tout sur cette tendance à la digitalisation de cette fonction essentielle des ressources humaines. 

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Gain de temps et baisse des coûts  

Digitaliser les processus RH, et en particulier la gestion des congés et des absences, présente de nombreux avantages dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise. L’un des atouts les plus importants est de lui permettre de gagner en productivité en faisant gagner du temps et baisser les coûts de gestion du personnel.  

Exit le fonctionnement papier, vive la digitalisation des process 

Temps de traitement longs, incohérences dans les plannings des équipes, erreurs de saisie ou de transferts de données… On comprend aisément que la gestion manuelle des congés sur papier, sous la forme de “fiche congés”, de tableaux Excel imprimés ou accrochés au mur de l’entreprise, n’était pas vraiment efficiente. Cela appartient désormais à un autre temps !  

Les logiciels en ligne de gestion des congés et des absences ont véritablement révolutionné les modèles des organisations d’aujourd’hui. Quels que soient leurs tailles ou leurs domaines d’activité, presque toutes ont aujourd’hui adhéré aux outils dématérialisés de gestion des congés. Pourquoi ? Parce qu’ils simplifient la gestion RH à toutes les étapes avec : 

  • des demandes de congés instantanées ;  
  • des circuits de validation contrôlés ;  
  • un traitement par le service RH plus rapide ; 
  • une communication instantanée des soldes et de la disponibilité des jours ; 
  • ...  

La dématérialisation de la pose des congés permet un gain de temps et de productivité énorme, surtout pour les structures d’entreprises complexes qui se développent par exemple à l’international ou sur différents sites. La distance s’efface au profit de la performance ! Et pas seulement la performance économique : s’affranchir du papier par permet aussi de contribuer à préserver la planète par la réduction des impressions de papiers, les économies d’énergie, et la RSE. 

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La gestion digitale des congés et des absences permet notamment aux services RH  : 

  • d’avoir une visibilité claire et instantanée des plannings et des demandes de congés en cours ; 
  • de favoriser les interactions efficaces avec les collaborateurs ; 
  • d’assurer une meilleure gestion du personnel ;  
  • d’instaurer une démarche écologique au coeur de l’organisation. 

Un service RH plus performant 

La gestion des congés et des absences du personnel est une tâche très chronophage incombant exclusivement aux services des Ressources Humaines. Avec la dématérialisation, de nombreux processus administratifs liés à la pose des congés sont simplifiés. Les responsables RH gagnent un temps précieux, qu’ils peuvent alors consacrer pleinement à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée, comme : 

  • le suivi des compétences ; 
  • le recrutement ;  
  • la formation interne ;  
  • la gestion des compétences ; 
  • l’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT) ; 
  • ...  

En étant moins sollicités et plus rapides dans la réalisation de leurs tâches liées à la gestion des congés, les professionnels RH sont plus disponibles pour faire évoluer leur rôle au sein de l’entreprise. Utiliser une solution informatique de gestion des congés et des absences revient donc pour les gestionnaires RH à gagner en productivité tout en valorisant leur métier. Sur le global, ils sont plus performants, mais aussi plus rigoureux dans l’accomplissement de leurs activités.  

Les processus digitalisés de gestion des congés permettent aussi une meilleure communication interne, comme par exemple avec le service de gestion de la paie : les informations circulent mieux, de façon plus rapides et plus claires. Avec des processus optimisés et des collaborateurs satisfaits, c’est l’organisation toute entière qui y gagne ! Le bien-être au travail peut être remis à l’honneur, tout comme l’amélioration de l’image de l’entreprise.  

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Réductions des risques et meilleur pilotage RH 

Adieu les erreurs de saisie ou de calcul, les copier-coller hasardeux, ou les relances mail incessantes pour récupérer les fichiers de congés ! Digitaliser la gestion des congés et des absences pour un RH limite les risques associés au traitement manuel des demandes des collaborateurs. L’outil digital permet de centraliser toutes les données à un même endroit, accessible par tous les services et géré de façon autonome par les salariés. Il permet aussi d’améliorer le pilotage des ressources humaines via : 

  • une meilleure cohérence avec les évolutions légales du Droit du Travail (coefficients, barèmes, types de contrats…) ; 
  • un renforcement de la sécurité des données (confidentialité, sauvegardes automatiques régulières) ; 
  • une communication instantanée grâce à l’automatisation des transferts d’informations en interne (service Paie) comme en externe (expert-comptable). 

L’outil digital de gestion RH en ligne constitue un vrai référentiel commun qui structure les échanges dans l’entreprise 

La validation intégrée des congés 

Terminées les notes manuscrites sur le bureau pour gérer à temps l’ensemble des requêtes des salariés pour connaître la décision de la hiérarchie sur leurs demandes de congés ! Qui dit digitalisation, dit validation intégrée et instantanée des congés. Dès qu’une demande de congés ou une absence est signalée par un collaborateur, une notification informe le manager qui peut tout de suite consulter le planning des absences ainsi que le solde restant des congés du salarié. Comme le manager et le gestionnaire des ressources humaines possèdent les mêmes informations en temps réel, la prise de décision peut être plus rapide. La validation ou le refus des demandes de congés des salariés se fait de façon judicieuse et efficace. Toutes les données nécessaires (solde de congés, plannings de travail, roulement des équipes, demandes en cours…) sont intégrées en très peu de temps et avec très peu d’efforts pour tout le monde. Qui dit mieux ? 

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Autonomiser les collaborateurs 

Dématérialiser la gestion des congés et des absences, c’est privilégier l’autonomie des collaborateurs. Et il s’agit là d’une solution gagnant-gagnant pour les collaborateurs comme pour la direction des ressources humaines, qui ont besoin d’instantanéité et de liberté pour être efficients dans leur fonctionnement. 

Des salariés plus autonomes  

Posséder un logiciel qui gère automatiquement les congés permet à chaque collaborateur de recueillir les informations qu’il recherche de manière instantanée et sans avoir à solliciter constamment le service RH. Ils peuvent par exemple poser leurs demandes de congés, connaître leur solde de jours restants, savoir s’il leur est possible de choisir telle ou telle date pour leurs prochaines vacances… simplement en se connectant à la plateforme de gestion dématérialisée des congés.  

Cette vision globale permet aux collaborateurs de gérer eux-mêmes leurs demandes et d’anticiper leurs propres besoins selon leurs droits mais aussi selon les jours de congés posés par les autres membres de l’équipe. Avec des salariés autonomes dans leur suivi des soldes et de leurs demandes de congés, les membres de l’équipe RH sont aussi gagnants : ils gagnent un temps précieux et peuvent se consacrer à d’autres missions importantes pour l’avenir de l’entreprise. 

Une réponse immédiate aux attentes des salariés 

La fonctionnalité d’accès libre en temps réel des logiciels RH répond aux besoins grandissants des salariés en termes de réactivité et de liberté dans la gestion de leurs congés et de leurs absences. La pose de congés par voie dématérialisée est une source de satisfaction pour les salariés. Tout en étant plus autonomes dans leurs demandes, ils ont un accès facilité et simplifié aux informations concernant leurs droits aux congés payés et aux heures de récupération (RTT, nombre de jours restants, télétravail, repos compensateur…). Les temps d’attente de réponse sont réduits et automatisés grâce à la validation intégrée.  

De leur côté, les managers RH gagnent en efficacité : visibilité, anticipation, réactivité, gestion des roulements du personnel, gestion des heures de récupération… Tout est automatisé, dites adieu aux aller-retours interminables entre les services ! Parce qu’elles sont basées sur des données actualisables et consultables sur l’instant, les demandes des salariés sont traitées beaucoup plus rapidement car les compteurs et les soldes de congés sont calculés automatiquement.  

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Une solution gagnant-gagnant pour tous 

Salariés, managers, service RH, gestionnaire de paie, service comptabilité, chef d’entreprise… tous les acteurs de l'organisation bénéficient de la digitalisation des processus RH. Les équipes gagnent du temps et l’entreprise gagne de l’argent. Pourquoi ? Voici les 4 principaux avantages de la gestion dématérialisée des congés : 

  1. amélioration de la communication entre tous les services ; 
  2. simplification des processus de demande et de validation des congés ; 
  3. rapidité de traitement et de réponse grâce à la validation intégrée ; 
  4. meilleure gestion du personnel grâce à une visibilité globale et instantanée. 

C’est un gain d’efficience et de confort à tous les niveaux ! La gestion digitale des congés et des absences permet à tous les membres de l’entreprise d’être moins frustrés et plus productifs dans leurs tâches.   

Disposer d’un planning de présence en temps réel  

Pour les services RH, la mise à disposition d’un planning de présence des collaborateurs en temps réel est un véritable levier de performance. Pour les salariés, c’est un moyen d’anticipation de leurs besoins et une source d’efficience dans leurs demandes de congés. Voyons-en les raisons en détails. 

Optimiser l’organisation du travail des équipes RH 

Avec une gestion dématérialisée des demandes de congés et des absences, les services RH ont un accès immédiat à une interface claire et synthétique des plannings et des demandes en cours. Cela constitue un véritable atout pour optimiser l’organisation du travail et le suivi des absences. Disposer d’un planning de présence en temps réel permet aux équipes RH :  

  • d’avoir une vision globale sur les taux de présence de leurs équipes ; 
  • d’analyser les taux des demandes d’absences en cours d’examen ; 
  • d’obtenir une vue d’ensemble de l’effectif du personnel ; 
  • d’anticiper les périodes propices aux demandes de congés (Noël, vacances d’été…) ; 
  • de mettre en place une planification de l’activité et des projets ; 
  • de faciliter le processus de validation en interne. 

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Simplifier les demandes pour les salariés 

Un logiciel RH permet aux salariés non seulement de pouvoir poser leurs demandes de congés facilement et simplement (sans perdre de temps), mais aussi de mieux anticiper leurs besoins en lien avec les disponibilités de leurs collègues. Comment ? Grâce à un planning partagé et collaboratif qui est accessible à tous, n’importe où et n’importe quand. Très concrètement, tous les collaborateurs ont la possibilité de poser leurs demandes de congés en quelques clics à tout moment de la journée, en utilisant un support numérique quelconque (ordinateur, tablette, smartphone). Ils possèdent une vue d’ensemble sur les congés posés par leurs collègues et peuvent ainsi soumettre plus judicieusement leurs demandes après avoir consulté leurs propres soldes et droits aux congés. Très utile pour prévoir les périodes chargées de vacances scolaires ou de week-end prolongés ! Un système de notification permet de leur faire savoir la réponse de la direction RH à leurs demandes de façon automatique. Simple et efficace ! 

Comment bien choisir son logiciel Congés et absences ? 5 fonctionnalités indispensables 

Digitaliser la gestion des congés et des absences pour un RH présente donc de nombreux avantages. Pour pouvoir en profiter pleinement, il faut néanmoins savoir comment bien choisir son logiciel Congés et absences. Voici quelques conseils préliminaires pour faire votre sélection parmi les diverses références de logiciels de gestion RH spécialisés dans le domaine :  

  • optez pour une solution qui se rapproche le plus des besoins et de l’organisation de votre entreprise. Par exemple, certaines solutions présentent des caractéristiques spécifiques aux différents domaines d’activité auxquels ils vont être affectés ; 
  • choisissez si possible un logiciel dont le service d’assistance technique est basé en France (ou dans le pays où se trouve le siège de votre entreprise) afin de faciliter d’éventuelles interventions d’ajustement ou de maintenance en cas de problèmes ;  
  • privilégiez toujours l’installation de versions d’essai gratuites afin de tester le logiciel avant de faire votre choix et de vérifier qu’il est bien adapté à vos besoins. 

Le logiciel de gestion des congés et absences PeopleSpheres compile les 5 meilleures fonctionnalités pour optimiser les plannings des absences de tous les collaborateurs de l’entreprise. En tant que manager ou responsable des ressources humaines, voici les principaux avantages dont vous pourrez bénéficier avec le logiciel de gestion des congés et absences PeopleSpheres :   

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  1. Gérez simplement et instantanément les plannings de congés de l'équipe 

    Vous gérez le planning des congés, ou toute demande d’absence de vos collaborateurs, en temps réel et quelques clics. Vous recevez des alertes de notification à chaque demande, et vous pouvez ainsi la valider, la refuser, ajouter un commentaire ou une pièce jointe si nécessaire. Tout cela directement depuis votre interface numérique ! Le logiciel de gestion des Congés et Absences PeopleSpheres automatise les différents types de demandes de congés de vos collaborateurs. Intégré au logiciel SIRH PeopleSpheres, des rapports et des tableaux de bord de suivi sont générés automatiquement à partir de vos données. 
  2. Adaptez vos workflows de validation RH 
     
    Le logiciel de gestion des congés et absences PeopleSpheres est pensé pour simplifier les processus de gestion et de validation des demandes de congés. Vous pouvez définir les rôles des managers dans les différents workflows de validation. La communication des informations et des prises de décisions concernant les demandes de congés ou la gestion des absences deviennent plus fluides et plus transparents. Vous avez aussi la possibilité de déléguer la validation des congés en cas d'absence. Sans contraintes, car le module de gestion des congés et absences PeopleSpheres respecte les conventions collectives ainsi que les réglementations juridiques actuelles. 
     
  3. Visualisez immédiatement les présences et les absences de l'équipe 

    Vous visualisez en un coup d’oeil les plannings de présence et l’historique des absences de toutes vos équipes. Accessible à tout moment, l’outil RH en ligne que propose PeopleSpheres vous permet une gestion dynamique des congés du personnel : en tant que manager ou professionnel RH, vous pouvez arbitrer sur les congés à venir en un clic depuis l’application mobile PeopleSpheres. Vous avez aussi instantanément accès à l’ensemble des informations concernant les demandes de congés des collaborateurs, ce qui facilite votre analyse et donc votre prise de décision.  
  4. Facilitez la pose de congés de vos collaborateurs 
    Le process de demande de congés est rapide et simple. Grâce à notre logiciel de gestion des congés et absences PeopleSpheres et à son application pour smartphone, chaque salarié a accès à son solde de congés payés et de jours de repos ou de RTT en temps réel. Les compteurs étant affichés, les collaborateurs peuvent donc poser leurs congés en toute connaissance de cause, mais aussi en fonction du planning des absences du reste de l’équipe. Ils peuvent aussi planifier les différentes missions à effectuer pendant leurs absences. Les décisions de validation ou de refus des demandes sont transmises par mail. Pratique, utile et plutôt fonctionnel !  Essai gratuit
  5. Améliorez l’efficacité globale de votre gestion des congés 

Pour un RH, la digitalisation de la gestion des congés est un gain de temps et de productivité… mais pas seulement ! La solution de PeopleSpheres permet d’éviter les erreurs et de garder tous vos informations à jour, tant au niveau des compteurs que des obligations réglementaires. Avec nos modules SIRH interconnectés, il est également possible d’exporter les données sur les congés vers le module Paie. Tout est automatiquement pris en compte pour l’établissement des fiches de paie (décompte du nombre de jours de présence effective, calcul des tickets restaurants, heures supplémentaires…). 

Pour en savoir plus sur notre logiciel de gestion des congés et absences ou sur le logiciel SIRH de PeopleSpheres, contactez nos experts qui seront ravis de vous accompagner pas à pas dans la mise en place de la solution simple et adaptée à vos besoins. Un seul objectif : satisfaire à la fois les professionnels RH, les collaborateurs, les managers, les gestionnaires de paie… tous y trouveront leur compte !  

Comment le digital révolutionne la gestion des congés et des absences ? Vous en avez maintenant toutes les clés de compréhension. De la simple mise à disposition des compteurs en temps réel, à la gestion des plannings et des roulements d’équipes, en passant par la mise en place de circuits de validation et des transferts de données actualisées entre les services, il existe de nombreuses (bonnes) raisons de dématérialiser la gestion des congés et absences pour un RH. Les gains en efficience et en productivité sont énormes. Mais attention, si vous n’avez pas encore passé le cap de l’automatisation des processus RH, il faut envisager une phase préliminaire de réflexion, et pourquoi pas de conduite du changement, afin d’assurer une transformation digitale réussie dans votre organisation. Une chose est sûre : la dématérialisation de la gestion des congés du personnel est reconnue comme un puissant levier d’amélioration de la performance et de la qualité de vie au travail. Alors, pourquoi s’en priver ? 

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