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Comment interconnecter l'ensemble des outils RH via le Smart Connector ?

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Alexandre Diard
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Le nombre de logiciels RH a explosé ces dernières années et la digitalisation des ressources humaines est incontestable et ce, à tous les niveaux. Paie, Congés, Compétences, Recrutement, Reportings, Notes de frais… Tout est aujourd’hui dématérialisé et de nouveaux logiciels offrent maintenant de nouvelles possibilités aux ressources humaines, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ces logiciels, si pratiques soient-ils, sont généralement dédiés à une partie spécifique du travail des ressources humaines : un logiciel pour la paie, un autre pour les congés etc. Ce que nous proposons dans ce livre blanc est de découvrir un moyen de connecter ces logiciels ensemble pour créer un SIRH modulable.

Il est préférable d’avoir plusieurs logiciels RH, même spécifiques, et les connecter ensemble plutôt que de se tourner vers une suite de logiciels (all in one) car, même si ces suites possèdent toutes les fonctionnalités pour la gestion RH, elles ne sont pas adaptables et adaptées pour l’ensemble des secteurs d’activités et des tailles d’entreprises. C’est pour cela que le meilleur compromis pour avoir un SIRH unique, complètement personnalisable, est d’avoir une solution qui permet de connecter plusieurs logiciels ensemble.

Cette solution s’appelle : PeopleSpheres, qui part le biais de ses Smart Connectors, permet de connecter tous vos logiciels RH et rendre plus simple et plus efficace le travail des ressources humaines de votre entreprise. Grâce à lui, vous pourrez mieux utiliser vos logiciels existants et en tirer le meilleur en les connectant ensemble.

Découvrons ensemble pourquoi et comment interconnecter ensemble vos logiciels RH via le Smart connector.

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3 raisons d’interconnecter les outils RH entre eux

Avant d’entamer concrètement sur les connecteurs et leurs possibilités, il est important de comprendre pourquoi et comment vos outils RH peuvent mieux vous rendre service s’ils sont interconnectés. En effet, des solutions comme PeopleSpheres existent et permettent de connecter vos outils existants pour que vous puissiez mieux les utiliser.

1. Améliorer l’efficacité de votre service RH

A l’heure de la dématérialisation et de la digitalisation progressive de tous les services RH, les entreprises ont parfois recours à une dizaine de logiciels différents seulement pour leurs services RH. Les logiciels sont souvent dédiés à une partie spécifique des ressources humaines : gestion des congés et absences, paie, compétences, entretiens et objectifs, notes de frais… L’utilisation de tous ces outils indépendamment les uns des autres peut devenir un vrai calvaire non seulement pour les personnes travaillant aux ressources humaines mais également pour les collaborateurs, qui doivent se connecter et faire leurs différentes demandes dans plusieurs outils différents.

Le premier avantage de connecter les outils RH d’une entreprise semble donc évident : améliorer les performances des services RH et leur permettre de se libérer de tâches fastidieuses telles que les saisies multiples dans différents logiciels, ou les allers-retours de documents entre les services.

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Prenons pour exemple la demande de congés d’un collaborateur : avec PeopleSpheres, la demande se fait directement dans le logiciel congés et absences, le manageur reçoit une notification sur son portail RH (PeopleSpheres) et peut valider la demande de congés directement depuis le portail RH. Le collaborateur est notifié dès la validation (ou le refus des congés). L’information est transmise au logiciel de paie et est prise en compte dans la fiche de paie du collaborateur au moment venu. Ainsi, en augmentant le taux d’engagement du collaborateur dans ce genre de situation, les personnes en charge de la RH se libèrent de beaucoup de tâches administratives contraignantes.

2eme exemple > Fini la ressaisie dans l’ensemble des logiciels lorsqu’un collaborateur arrive/part…

D’autre part, interconnecter les logiciels RH de votre entreprise est aussi une manière d’avoir toutes informations et données agrégées au même endroit. Il s’agit non seulement d’avoir un portail RH unifié pour les collaborateurs mais aussi une interface pour l’administrateur RH où celui-ci peut créer des reportings personnalisés et prendre de meilleures décisions en agrégeant des données issues de différents logiciels.

Par ailleurs, la digitalisation et l’automatisation créent une nouvelle manière d’aborder les ressources humaines : de nouveaux emplois voient le jour pour monitorer ces automatisations, paramétrer des workflows etc. Au lieu d’appauvrir le métier comme on aurait tendance à penser

à première vue, la dématérialisation permet aux RH de se concentrer au mieux sur le cœur de leur activité : l’humain.

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2. Améliorer votre marque-employeur

A l’heure des réseaux sociaux et du boom des avis sur internet, la marque-employeur de l’entreprise n’a jamais été si importante, aussi bien quand il s’agit d’attirer les meilleurs talents mais aussi pour conserver ceux qui y sont déjà. Un bon service RH se doit de traiter ses collaborateurs comme des clients en leur offrant la meilleure expérience sur leur lieu de travail. Ainsi, en plus d’améliorer la productivité et améliorer la QVT de votre personnel RH, connecter vos logiciels RH va permettre à vos collaborateurs d’avoir un point d’entrée unique pour accéder à toutes leurs demandes administratives RH et le suivi de leur carrière. Cela peut paraître anodin à première vue mais en y réfléchissant, cela améliore grandement l’expérience utilisateur pour tout le monde dans l’entreprise. Combien de fois a-t-on perdu des identifiants pour accéder à différents logiciels ? Agaçant non ? Un portail RH unifié aux couleurs de l’entreprise est une marque forte de la solidité de l’employeur et du soin accordé à ses collaborateurs.

Un socle RH qui interconnecte tous vos logiciels est un vrai atout pour votre entreprise car elle améliore non seulement l’expérience de vos collaborateurs mais aussi car elle optimise le taux d’engagement de ces derniers. En effet, le collaborateur pourra de lui-même faire le suivi de ses différentes démarches et avoir les réponses à de nombreuses questions plus rapidement sans devoir solliciter les services RH. Ses fiches de paie, ses congés, ses rendez-vous annuels (entretiens, objectifs, suivi de compétences…), génération automatique de l’attestation de l’employeur, formations sont disponibles au même endroit, à portée de clic, et également sur mobile. De plus, qu’ils soient en télétravail à temps complet, au siège, ou dans une filiale à l’étranger ou en région, vos collaborateurs auront tous accès au même niveau d’informations.

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3. Créer un SIRH sur mesure

L’interconnexion de vos logiciels RH va vous permettre de créer un SIRH sur mesure adapté à vos besoins quelle que soit la taille de votre entreprise.

En effet, utiliser vos propres logiciels permet d’avoir les avantages des suites de logiciels prêts-à-l ’emploi tout en les évitant. Ces suites sont faites pour de très grandes entreprises et disposent donc de logiciels inadaptés, sans oublier qu’elles sont généralement très coûteuses. Un SIRH connecté et modulable et agnostique est donc une bonne alternative pour gérer vos ressources humaines de façon efficace.

PeopleSpheres, par exemple, est un SIRH 100% ouvert, c’est-à-dire qu’il permet de connecter quasiment tous les logiciels RH (et bien plus…) sur le marché. Ainsi, n’importe quelle entreprise souhaitant continuer à utiliser son logiciel préféré peut le connecter au socle PeopleSpheres et disposer de toutes les fonctionnalités offertes par celui-ci. Si vous cherchez un logiciel

correspondant à un besoin précis, vous pouvez aussi le trouver dans une Marketplace dédiée, présentant une série de logiciels et connecteurs prêts-à-l ‘emploi repérés par PeopleSpheres comme étant les meilleurs logiciels du marché dans leur domaine. L’avantage d’ajouter les logiciels via la Marketplace est de pouvoir les utiliser très rapidement puisque les connecteurs existent déjà pour ces logiciels.

Mieux comprendre le Smart connector

Entrons maintenant dans le vif du sujet ! Si vous avez compris les avantages d’interconnecter vos outils, essayons maintenant d’aborder comment est possible cette interconnexion et découvrons la foule de possibilités qu’elle offre pour votre gestion RH.

On appelle Connecteur, le lien construit entre deux logiciels pour transmettre une donnée de l’un vers l’autre. On l’appelle aussi Data Connecteur : il s’agit simplement de la transmission d’une donnée en sens unique d’un logiciel A vers un logiciel B. Par exemple, lorsque vous souhaitez qu’un champ de votre logiciel de congés (nombre de congés payés, par exemple) apparaisse dans le logiciel de paie, il s’agit là du fait d’un Data Connecteur.

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Pour comprendre comment un connecteur fonctionne, il faut d’abord savoir l’importance du socle RH. Grâce aux connecteurs, le socle RH normalise la donnée, c’est-à-dire qu’il la « traduit » d’un logiciel à un autre. Cette traduction est possible grâce à la cartographie (ou mapping) des données.

Mais alors, qu’est-ce qu’un Smart connector ?

Un Smart connector permet d’abord de transmettre la donnée dans les deux sens (d’un logiciel A vers un logiciel B et vice versa), mais aussi de réellement construire des ‘’ponts’’ entre les logiciels pour enrichir l’expérience utilisateur.

C’est un connecteur beaucoup plus puissant que les connecteurs classiques en somme : il ne traite pas que de la donnée. Voici ci-dessous quelques exemples concrets des possibilités du Smart connector, utilisés notamment dans le socle PeopleSpheres :

Le SSO :

En pratique, un Smart connector permet entre autres de créer un Single Sign On (SSO) : c’est une technologie qui permet de se connecter grâce à une authentification unique à plusieurs logiciels, en toute sécurité. Très concrètement, lorsque vous vous connectez à votre portail RH PeopleSpheres regroupant vos logiciels, vous n’avez plus à vous connecter à chacun des logiciels disponibles, ils sont accessibles directement dans votre portail. Cela est possible grâce au Smart connector qui permet le SSO et qui fait le ‘’pont’’ entre vos logiciels.

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Le centre de notifications et d’actions :

Le Smart connector n’est pas seulement utile à créer des authentifications uniques, il permet d’enrichir l’expérience SIRH sur plusieurs niveaux. Notamment, il permet de renvoyer une notification sur le socle RH lorsqu’un évènement a eu lieu dans l’un des logiciels attachés. Prenons des exemples concrets :

- Une notification apparaît dans le portail RH du collaborateur lorsque que sa demande de congés est validée par son manager ;
- Une notification est envoyée au manager quand un entretien doit être prévu pour la fin de la période d’essai d’un collaborateur. Ce rappel-ci est lié à un workflow multi-logiciels (entre le socle et l’outil de gestion des talents).
- Une notification apparaît lorsqu’une formation est mise à jour dans le logiciel de formation.
- De plus, lorsqu’une action est requise par un collaborateur, il est notifié de l’action à réaliser instantanément sur son portail RH dans un espace dédié.

Le profil unifié :

De plus, le Smart connector permet de synchroniser instantanément les données des différents logiciels RH connectés au socle. Un profil employé unique agrège les données hébergées dans les différents logiciels. Vous pouvez donc grâce aux Smart Connectors non seulement visualiser toutes les données relatives à un collaborateur sur une même page, mais aussi ne plus vous soucier de la synchronisation, qui se fait automatiquement entre vos outils.

Les Widgets :

Les widgets sont des vignettes informatives présentes sur votre portail RH. Personnalisables, ces vignettes sont conçues pour montrer les données que vous estimez importantes directement sur la page d’accueil du collaborateur (tableaux de bord sur l’activité, formations suivies, suivi des objectifs… par exemple). Ces vues sont totalement paramétrables selon les rôles des collaborateurs ou leur position dans l’entreprise.

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Ces quatre exemples sont des illustrations du Smart connector et de ses possibilités. Bien évidemment, il ne s’agit là que de quelques exemples de fonctionnalités présentes sur PeopleSpheres, il y en a bien d’autres : création de chatbot (robot conversationnel), génération de formulaires, de documents, effacement de données automatique (RGPD) etc.

Chez PeopleSpheres, nos Smart Connectors peuvent être standards ou personnalisés. Les Smart Connectors standards sont prêts-à-l ’emploi et sont disponibles sur la marketplace à tout moment. Ces connecteurs synchronisent les données qui répondent aux besoins courants des entreprises pour connecter un logiciel RH au socle : ils mettent en correspondance (grâce à un mapping intégré) les champs courants nécessaires à la bonne connexion des logiciels au socle. Par exemple, pour un logiciel de paie, il y aura des champs préconçus pour être synchronisés avec le socle (noms, prénoms, date de naissance, montant de la paie, des primes éventuelles etc.). Ainsi, tous nos clients qui n’ont pas personnalisé leur solution auront tous ces champs disponibles sur leur socle (et leurs autres logiciels).

Cependant, ces connecteurs ne peuvent pas toujours répondre à vos besoins si vous avez des besoins spécifiques, qui peuvent varier selon le secteur de votre entreprise, ou sa taille par exemple. Afin d’être totalement adaptable et créer un SIRH réellement sur-mesure, nous proposons de créer et synchroniser tous les champs dont vous avez besoin pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Ce sont des Smart Connectors personnalisés qui vont plus loin encore que les Smart Connectors.

3 étapes pour interconnecter les outils RH de son entreprise

1) Faire un état des lieux de vos besoins et mettre en place le socle RH

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Première étape pour interconnecter vos outils : faire un état des lieux des outils que vous utilisez et mettre en place un socle RH. Pour remettre à plat vos besoins, n’hésitez pas à solliciter vos collaborateurs sur leur utilisation des outils RH dont vous disposez et ce qu’il faudrait améliorer.

Poser les bonnes questions est, en effet, la meilleure des façons de débusquer les problèmes que rencontrent vos collaborateurs. Cela permet aussi et surtout d’aboutir à des solutions concrètes qui résolvent de vrais sujets pour vos services RH et vos collaborateurs.

Un sondage peut se révéler pratique également à cette étape, au niveau du service ressources humaines et aussi des collaborateurs utilisant les outils tous les jours.

Voici quelques axes de questionnement pour bien organiser vos enquêtes :

• Quels logiciels utilisez-vous dans votre gestion RH ?
• Lesquels préférez-vous et pourquoi ?
• Lesquels souhaiteriez-vous remplacer et pourquoi ?
• Quelles sont les tâches problématiques dans votre quotidien ?
• Comment faciliter votre quotidien ?
• Quelles tâches paraissent-elles automatisables facilement ?
• Quelles données et KPI sont indispensables pour piloter la gestion RH ?
• Quelles données seraient présentes sur un tableau de bord RH idéal ?

Ce questionnement est nécessaire pour comprendre les besoins de votre entreprise selon son secteur, sa taille et sa structure, et pour imaginer un SIRH complètement adapté à ces besoins, avec un socle puissant et des logiciels qui vous conviennent vraiment.

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2) Créer des workflows cross modules

Reprenons depuis le départ : un workflow, en français flux de travail, représente un ensemble de tâches qui permettent de réaliser une opération définie. Grâce à un socle RH tel que celui proposé par PeopleSpheres, vous pouvez automatiser cet ensemble de tâches pour qu’elles se réalisent toutes automatiquement à partir d’un évènement ou d’une étape définie.

La création de workflows est une étape majeure de l’interconnexion optimale de vos logiciels. Ainsi, si cette étape est bien réalisée, elle peut vous faire gagner un temps considérable sur vos tâches administratives et vous permettre de tirer le meilleur de vos logiciels.

Pour mieux comprendre, voici un exemple de workflow cross-logiciels :

- Un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise
- Lancement du processus >
- Vous avez utilisé un logiciel de recrutement tierce et vous avez basculé le candidat en statut recruté,
- Automatiquement, un nouveau collaborateur est renseigné en tant que salarié dans le socle RH,
- Un formulaire et envoyé au salarié afin qu’il complète un certain nombre d’informations manquantes (par rapport à celles provenant du logiciel ATS) tel que son RIB, son numéro de sécurité sociale etc.
- Les informations utiles sont synchronisées automatiquement dans les autres logiciels de l’entreprise,
- Et le workflow continue avec l’envoi d’une notification au service technique pour allouer un nouvel ordinateur et des accès mails, un téléphone portable…
- En parallèle, la génération du contrat de travail est automatique et il est envoyé au candidat pour signature électronique. Le contrat viendra aussi se stocker au sein du profil employé.
- A la réception du contrat signé, la formation en e-learning de sécurité de l’entreprise, est automatiquement assignée au collaborateur.

Ainsi, alors qu’une personne du service RH aurait dû normalement saisir les informations personnelles du nouveau collaborateur dans les différents logiciels (congés, paie, plannings, gestion des performances etc.), passer un certain nombre de coup de fils ou faire un grand nombre d’emails, là, l’information vient automatiquement se renseigner dans les différents modules RH dont vous disposez.

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Autre type de workflow cross-logiciels :

- Ce nouveau collaborateur a une période d’essai de 4 mois.
- Lancement du processus > Le service RH renseigne la durée de la période d’essai du nouveau collaborateur,
- 1 mois avant la fin de la période d’essai, une notification est déclenchée sur le portail du Manager lui rappelant qu’une revue de performance est à programmer.
- Une action est poussée au Manager avec une grille d’évaluation qu’il devra remplir
- Une fois remplie, la grille d’entretien sera stockée dans le profil collaborateur accesible par l’employé, son manager et le service RH

3) Créer des reportings cross modules

Votre socle RH va devenir une véritable banque de données RH où toutes les informations de tous vos collaborateurs sont présentes. Vous repérez les données dont vous avez besoin et vous pouvez les compiler pour mieux les analyser et suivre leur évolution.

Grâce à un SIRH multi-logiciels, vous pourrez aller plus loin et compiler et/ou comparer les données de vos filiales les unes avec les autres, et aussi avoir une vue globale des informations de toute l’entreprise.

Nous vous conseillons de choisir un outil qui vous permettra non seulement de créer un tableau de bord mais également d’exporter vos données et graphiques et vous aider à prendre les meilleures décisions.

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Conclusion

Un Core RH composé de Smart connectors fait évoluer les services et l’expérience RH vers un tout autre niveau : l’interconnexion des logiciels va libérer les RH des tâches chronophages et fastidieuses via la création de workflows multi-modules, notamment. Cela est possible grâce à l’installation d’un socle RH, comme celui proposé par PeopleSpheres.

De plus, le Smart connector est un vrai atout en termes de marque-employeur : l’expérience utilisateur devient agréable avec un portail RH aux couleurs de votre marque. L’accès au même niveau d’information pour tous les collaborateurs met en valeur le soin que vous leur portez, rend votre entreprise attractive, et retient les talents plus facilement.

Enfin, le Smart connector vient ouvrir les possibilités en termes de gestion RH car tout est personnalisable : vous choisissez et connectez les logiciels que vous souhaitez à un socle à vos couleurs, le tout accessible via un portail unique.

Alors, convaincus par le Smart connector ? Découvrez PeopleSpheres !

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