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Comment créer une matrice des compétences ?

Alexandre Diard

La matrice de compétences, aussi appelée matrice polycompétences, est un tableau qui fournit une visibilité sur les aptitudes de chacun ainsi que les besoins en compétences de l’entreprise. Outil destiné aux managers et au service des ressources humaines, il participe à assurer la croissance et la productivité autour d’un projet.

Focus sur un outil RH indispensable.

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Définition de la matrice des compétences

Que vous soyez responsable de la gestion ressources humaines ou manager d’une équipe opérationnelle, il est essentiel de garder une vue d’ensemble sur l’activité en cours ainsi que sur les qualités et compétences de chaque collaborateur.

En effet, cette supervision aide à réagir plus rapidement et à répondre plus facilement à des questions du type :

  • À qui confier tel projet ?
  • Quel type de profil doit avoir le prochain candidat pour compléter au mieux l’équipe ?

La matrice de compétences est un tableau ou une grille qui permet une vision globale des emplois et des compétences clés, techniques ou fonctionnelles, à un instant T. Elle met ainsi en évidence des éléments utiles pour la réalisation et le succès d’un projet, tout en assurant une gestion prévisionnelle des emplois :

  • Les compétences professionnelles spécifiques à mesurer (savoir-être, soft skills, hard skills, mad skills) ;
  • Les objectifs attendus ;
  • Le niveau de performance de chacun pour chaque compétence et son employabilité ;
  • Les compétences et aptitudes nécessaires non acquises ;
  • Les commentaires des managers ou des RH.

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Souvent mise en place et gérée par les RH ou le responsable en management, cette matrice est une aide précieuse pour le recrutement en cas d’absence prolongée d’un collaborateur par exemple. Ce tableau est aussi un moyen de définir des binômes de travail qui possèdent un profil relativement proche afin que l’un remplace l’autre en cas de congé.

Pour optimiser ce travail et automatiser cette détection des talents et aptitudes en fonction des compétences et des tâches demandées, il est possible d’associer la matrice des compétences à un logiciel SIRH.

 

Avantages et utilité de la matrice des compétences

Quelle est la véritable utilité d’une matrice de compétences ?

Même si, a priori, la création d’une matrice des compétences semble une tâche exigeante pour réaliser un simple diagnostic, son application est tellement vaste que cela en fait un outil extrêmement dynamique pour les RH et le management.

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En effet, les avantages d’une matrice de compétences sont les suivants :

  • Une meilleure explication des attentes de l’entreprise : les collaborateurs et employés sont plus efficaces et plus performants quand ils savent exactement ce que l’on attend d’eux.
  • Une conscience de soi : cette grille unique permet de définir quelles sont les compétences principales de chacun et du besoin d’amélioration/formation si nécessaire en fonction des critères d’exigence de l’entreprise.
  • La possibilité de créer des équipes : avec la matrice, chaque manager peut créer une équipe plus cohérente en mettant ensemble des collaborateurs disposant des compétences adéquates pour tel projet en vue.
  • Une identification des progrès à réaliser : à l’image d’un bilan de compétences, la matrice multicompétences en gestion des ressources humaines est une manière de discerner les points forts, mais aussi les faiblesses d’une entreprise.
  • Un soutien pour le recrutement : avec la matrice, le processus de recrutement est plus précis, plus affiné, car les ressources humaines savent exactement ce qu’elles recherchent.

Que mesure la matrice de compétences ?

Avant de savoir ce que la matrice des compétences peut mesurer, il est indispensable de déterminer quelles sont les compétences professionnelles à évaluer et pourquoi.

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En parallèle, la matrice peut intégrer plusieurs aptitudes professionnelles comme celles qui suivent :

  • Le travail d’équipe ;
  • Le leadership ;
  • La compétence en matière de nouvelles technologies ;
  • La capacité à travailler sous pression ;
  • La capacité de résilience ;
  • La productivité ;
  • L’engagement et l’investissement personnel ;
  • La créativité et l’innovation ;
  • L’organisation du travail sur le plan personnel.

 

Quels sont les enjeux de la matrice de compétences et polyvalence ?

Bénéficier d’une vision globale sur les aptitudes et les ressources de l’entreprise permet à tout manager et au DRH de prendre des décisions stratégiques adéquates pour favoriser le développement des compétences et de la polyvalence.

En effet, c’est cette capacité à répondre de plusieurs tâches et besoins qui représente la solidité des compétences d’une entreprise.

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Des enjeux opérationnels pour l’industrie

Dans le secteur industriel, la matrice des compétences est souvent utilisée pour des raisons diverses et pratiques :

  • Facilitation de l’accès à la certification ISO 9001 pour témoigner d’un management de qualité ;
  • Réglementation et qualité ;
  • La mesure de la capacité d’une entreprise à gérer les imprévus (panne d’une machine, absence de personnel, etc.) ;
  • Le maintien des compétences et des expertises ;
  • Le suivi des habilitations et des certifications détenues par les collaborateurs.

Quoi qu’il en soit, ce tableau référentiel des compétences vise à atteindre continuellement l’excellence opérationnelle, c’est-à-dire la capacité de l’entreprise/industrie à atteindre ses objectifs en optimisant ses ressources autant que possible.

La matrice des compétences dans le secteur industriel se révèle incontestablement un levier stratégique à actionner dans l’optique de développer les compétences, de gérer les éventuels aléas et d’avoir un avantage concurrentiel.

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Des enjeux pour le management

L’enjeu majeur pour un manager est de garantir une disponibilité constante en ressources à ses équipes. Il doit aussi pouvoir associer les compétences requises pour assurer une qualité des missions et des livrables.

En effet, si un collaborateur possède une compétence clé dans le bon fonctionnement d’un process et qu’il se retrouve absent, la matrice des compétences permet au manager de le remplacer ou de pallier ce manque grâce à une identification claire des compétences.

 

Des enjeux pour l’entreprise

On remarque 3 enjeux essentiels pour l’entreprise :

  • La GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) qui est une façon d’anticiper et de prévenir les ressources humaines selon les des contraintes de l’environnement et des choix stratégiques de l’entreprise.
  • La mobilité interne : une grille des compétences professionnelles favorise la redistribution des talents au sein de l’entreprise.
  • Le plan de formation : pour développer la polyvalence des collaborateurs et des salariés, la formation professionnelle demeure une voie parfaite. Le tableau des compétences permet d’édicter un plan de développement des compétences et de gestion des carrières dans ce sens.

 

Comment construire une matrice de compétences ?

Voici les différentes étapes pour mettre en place une matrice polycompétences au sein des ressources humaines.

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Étape 1 : recueillir des informations utiles

Avant de bâtir ce référentiel de compétences, il est utile de réunir un ensemble d’informations en amont :

  • Un listing de toutes les activités de l’entreprise et chaque processus associé ;
  • Un répertoire des missions effectuées et des missions en attente ;
  • Une évaluation des besoins en compétences nécessaires en ressources par activité ou par mission.

 

Étape 2 : création de la matrice

En ligne, on retrouve habituellement les compétences (ou missions, ou activités) tandis que dans les colonnes, on retrouve les intitulés des ressources ou des collaborateurs.

Ainsi, la 1ère colonne représente les acquis, à savoir les besoins théoriques en nombre de personnes par activité. La 2nde colonne indique le nombre actuel de collaborateurs compétents sur chaque activité/mission.

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Étape 3 : déterminer le niveau de compétence

Au croisement de l’un et de l’autre, on attribue un numéro qui correspond généralement au degré de maitrise de la compétence envisagée. Ainsi, si le chiffre indiqué est faible pour telle compétence ou telle tâche, il est plus facile d’envisager un besoin de formation pour le collaborateur en question.

On peut aussi décider d’utiliser un langage commun en interne afin d’être compris par tous les utilisateurs de la matrice. On peut ainsi imaginer le système lettré suivant :

  • Lettre E pour une personne considérée comme experte : le niveau de compétence E indique une capacité à effectuer des tâches simples et difficiles en toute autonomie.
  • Lettre O pour la capacité à réaliser des cas standards d’une mission.
  • Lettre F pour un collaborateur ayant des besoins de formation (professionnalisation).
  • Lettre N pour un collaborateur inapte pour la réalisation d’une activité en particulier (même s’il a suivi une formation).

On peut aussi ajouter un code couleur pour gagner en visibilité :

  • Le rouge pour un besoin requis différent du besoin actuel ;
  • Le vert pour un besoin requis équivalent à un besoin actuel.
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Étape 4 : Analyser le tableau et définir un plan d’action

Quand votre grille de compétences est terminée, vous devez donc l’analyser et observer de manière objective quels sont les besoins manquants par activité. Ensuite, c’est le moment de mettre en place un plan d’action qui pourra s’articuler autour de 2 axes :

  • L’attribution des formations pour booster la polyvalence des collaborateurs ;
  • La redistribution des talents selon les besoins par équipe, par département, par service.

 

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des compétences plutôt qu’Excel ?

À propos de l’outil qui permet de réaliser ce tableau de compétences, beaucoup de managers fonctionnent encore avec le classique Excel qui s’avère pratique dans certains cas. Toutefois, Excel a aussi ses limites.

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En choisissant un logiciel de gestion des compétences, vous bénéficiez d’avantages non négligeables :

  • La mise à jour des données de manière automatique et en temps réel ;
  • Un gain de temps ;
  • Un outil toujours à jour et évoluant avec les progrès de la technologie ;
  • Un outil collaboratif puisque vous pouvez partager des documents et des renseignements ;
  • La création de liens entre chaque processus : cartographie de compétences, campagnes d’évaluation 360°, assignement de formations, suivi des habilitations et certifications.

Avec l’outil RH pour gérer les compétences et les évaluer, managers et ressources humaines optimisent considérablement la gestion des talents. Ils ont toutes les bonnes cartes dans leurs mains pour accroître la productivité de l’entreprise et atteindre leurs objectifs.


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