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Comment bien préparer un entretien professionnel ?

préparer un entretien professionnel
Alexandre Diard
préparer un entretien professionnel

D’après le Code du travail, tout employeur doit organiser tous les 2 ans un entretien professionnel avec ses salariés et collaborateurs, quelle que soit la taille de l’entreprise. Cet échange a pour objectif d’évoquer les perspectives d’évolution professionnelle en termes de qualifications et d’emploi.

Focus sur les modalités pour bien préparer un entretien professionnel.

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L’entretien professionnel : mettre en place les bonnes conditions

Rappel sur le fonctionnement de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est un moment très important pour l’employé comme pour l’employeur. En effet, au-delà du caractère obligatoire inscrit dans le Code du travail, ce rendez-vous est un outil de gestion RH essentiel pour l’entreprise.

Il va permettre d’aborder certaines questions comme l’évolution professionnelle du salarié, d’évoquer ses projets professionnels, ses besoins et envies de formation professionnelle, etc.

C’est aussi l’occasion de communiquer avec les salariés et de prendre en compte leurs besoins, leurs aspirations.

L’entretien professionnel est encadré par la loi et il doit obligatoirement aborder certains points, à savoir :

  • L’évolution professionnelle du salarié : emploi, qualifications ;
  • Le suivi des actions de formation professionnelle, de certification et/ou de progression salariale du salarié ;
  • L’évaluation de l’employabilité du salarié ;
  • Évoquer l’avenir du salarié : quels sont ses projets professionnels ?

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À qui s’adresse l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel concerne tous les collaborateurs et salariés de l’entreprise, quels que soient leur statut et le type de leur contrat d’embauche : CDI, CD, contrat de professionnalisation, apprentissage, etc.

Cela s’adresse aux travailleurs en temps complet comme en temps partiel.

Même si l’hypothèse n’est pas prévue dans les textes du Code du travail, le salarié peut refuser cet entretien.

Pour l’employeur, celui-ci risque des sanctions s’il n’a pas prévu d’entretien professionnel. C’est pourquoi il est indispensable que l’entreprise et la DRH se « protègent » en cas de refus du salarié.

Le service des ressources humaines doit toujours conserver une copie de la convocation du salarié et doit recueillir l’éventuel refus par écrit.

 

Quelles modalités pour organiser l’entretien professionnel ?

Généralement, cet échange entre employeur et employé se déroule de préférence au sein de l’entreprise et en présentiel.

L’éventuel recours de la visioconférence est toujours possible, notamment si le salarié est en télétravail ou en déplacement professionnel.

Mais, qu’il soit en présentiel ou en distanciel, cet entretien doit obligatoirement donner lieu à la rédaction d’un compte-rendu écrit.

Une copie est toujours envoyée au salarié concerné.

En fonction de la taille de l’entreprise, cet entretien peut être mené par l’employeur lui-même, par un manager ou encore un membre de l’équipe RH.

Si l’entreprise possède plus de 50 salariés, le CSE (comité social et économique) doit être informé de la mise en place des entretiens professionnels grâce à la BDES (Base de données économiques et sociales).

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Les étapes pour mener un entretien professionnel

Un entretien professionnel a une durée entre 1 et 1h30 en moyenne.

Cet échange s’avère très structuré pour aller à l’essentiel et ne rien omettre sur les attentes et le suivi professionnel du salarié.

Voici comment conduire un entretien professionnel. 

1.   L’introduction

Cette première partie vient fixer les objectifs de l’entretien ainsi que son déroulé.

Il est essentiel de clarifier le plus possible dès le départ de l’entrevue sur les différents sujets qui vont être abordés.

Il faut aussi préciser quels sont les sujets qui seront évoqués à un autre moment comme les conditions de travail ou la rémunération.

 

2.   Le cadre de l’entretien

Ce second temps permet de compléter les renseignements à propos du salarié : son identité, sa date d’entrée dans l’entreprise, son ancienneté, son poste, le type de l’entretien (est-ce un entretien professionnel périodique ? Ou un entretien dans le cadre d’une reprise d’activité par exemple ?).

N’oubliez pas la date de l’ancien entretien.

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3.   Le poste occupé actuellement

L’employeur s’appuie sur la fiche du poste du salarié afin d’évoquer son métier et ses principales missions.

Il lui demande ensuite ce qui est le plus apprécié par le salarié et les difficultés rencontrées pour exercer son métier comme il le faut.

Il ne faut pas hésiter à montrer de l’empathie et à employer des formules telles que « pour gagner en efficacité.. » ou « pour t’épanouir davantage, de quoi aurais-tu besoin ? ».

 

4.   Les actions menées depuis le dernier entretien

Il est important de faire le bilan ensemble sur les différentes formations effectuées au cours des 2 années écoulées.

C’est aussi le moment de faire le point sur les éventuelles certifications acquises et sur les applications actuelles dans le poste occupé.

 

5.   Les perspectives d’évolution professionnelle

C’est le moment ou le salarié doit exposer son projet professionnel.

Quels sont ses souhaits en matière d’évolution professionnelle ?

De quoi a-t-il besoin ?

Comment l’accompagner dans le cadre du développement des compétences ? Comment le faire évoluer positivement au sein de l’entreprise ?

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6.   Les actions à mettre en œuvre

Quand le bilan est posé et que les échanges sur le projet professionnel sont définis, il est impératif de poser des actions concrètes et pratiques afin de parvenir à l’objectif défini par le collaborateur ou le salarié.

Plusieurs solutions peuvent être évoquées à ce titre comme le CPF (compte personnel de formation), la VAE (validation des acquis de l’expérience) ou encore le CEP (conseil en évolution professionnelle).

De même, l’employeur peut proposer des formations en précisant la période souhaitée.

Pour l’entreprise, il est essentiel de veiller au maintien de la capacité de son salarié à occuper son poste.

Avec l’intelligence artificielle qui se développe très rapidement, on sait déjà que près de 30 % des métiers actuels n’existeront plus d’ici 10 ou 15 ans.

C’est pourquoi les certifications privilégient aujourd’hui une approche par compétences (soft skills) au lieu d’un raisonnement par métier.

 

7.   Conclusion et commentaires

À la fin de l’entretien, l’employeur doit récapituler ce qu’il vient d’être dit entre lui et son salarié.

Le compte-rendu est alors relu en présence du salarié et on le finalise avec les signatures de deux parties concernées.

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6 conseils pour mener à bien un entretien professionnel

Le rappel des objectifs

Avant toute chose, il est essentiel que l’employeur rappelle au collaborateur ou au salarié les objectifs de l’entretien professionnel.

Il est clairement recommandé de le distinguer de l’entretien annuel qui a d’autres vocations. 

L’entretien professionnel s’inscrit dans une démarche de GPEC ou Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Ce n’est pas la même chose que les entretiens annuels qui vont évaluer la performance individuelle.

 

Investir du temps

Pour que l’entretien professionnel se passe au mieux et soit riche, in fine, en actions futures pour le salarié comme pour l’employeur, il est nécessaire de préparer cet échange en amont, puis de le planifier à l’avance.

Informer le salarié sur le jour et l’heure de l’entretien est un minimum.

Le service des ressources humaines doit laisser une plage horaire suffisamment grande pour traiter tous les sujets.

L’entretien professionnel est véritablement un moment d’échange et d’écoute active, il faut donc du temps pour se poser et discuter de manière constructive.

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Associer le manager

Bien souvent, le service RH est à l’origine de l’entretien professionnel.

Mais cet échange entre salarié et DRH peut se faire aussi en présence du manager.

En effet, les services des RH ont un regard sur l’évolution des métiers de l’entreprise, mais c’est le responsable opérationnel ou le manager qui est plus à même de définir les besoins au sein de l’équipe.

Le manager se fait alors l’écho d’une demande de la part du salarié qui émet le souhait d’être reçu en entretien professionnel afin de faire un point.

 

Construire une trame pour l’entretien

Pour que l’entretien professionnel soit le plus fluide possible, et pour s’assurer qu’aucun point ne sera oublié pendant l’échange, l’employeur ou les RH doivent établir une sorte de grille de lecture.

Cette grille va servir de fil conducteur pour la discussion.

Ainsi, au fil de l’entretien, l’employeur peut évoquer de manière chronologique les points forts suivants :

  • Les formations suivies par le salarié ;
  • Les conséquences de ces formations sur la vie professionnelle et le poste du salarié ;
  • Le parcours professionnel jusqu’à aujourd’hui : est-ce que le salarié occupe un poste conforme à ses attentes ? Aux formations suivies ?
  • Quelles sont les compétences acquises depuis 2 ans ?
  • Les besoins de formation ou d’évolution professionnelle : quelles sont les projections du salarié ?

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Être 100 % disponible

Cela semble évident, mais l’employeur doit être totalement disponible pour son interlocuteur. Couper le téléphone, fermer la porte du bureau afin que l’échange soit le plus individuel possible, dans le respect des droits de chacun.

 

Établir une ambiance conviviale

L’entretien professionnel n’est pas un entretien d’embauche. Ce n’est pas non plus un rendez-vous pour sanctionner qui que ce soit.

Établir un climat agréable, propre à l’écoute et à l’échange dès le début de l’entretien est plus propice à un échange fructueux et cordial.

Savoir être à l’écoute du salarié, le laisser s’exprimer et lui poser des questions tout en maintenant sa grille de lecture, voilà comment créer les bonnes conditions pour un entretien professionnel.

De même, il ne faut pas hésiter à reformuler ou à faire formuler ce qui est dit pour éviter tout problème de compréhension.

Il faut laisser un temps de réflexion au salarié pour qu’il réalise le compte-rendu, pour qu’il pose éventuellement d’autres questions.

La synthèse et la validation du compte-rendu en direct permettent d’assurer la bonne compréhension de ce qui a été dit.

Enfin, il est important de comprendre le jeu de l’entretien professionnel ne vise pas uniquement l’évolution professionnelle du salarié ou du collaborateur, mais aussi de lui donner envie de revenir au prochain entretien individuel.

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