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5 astuces pour simplifier l'onboarding d'un point de vue RH

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Alexandre Diard
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L’intégration d’un nouveau collaborateur, aussi appelée « onboarding », est une étape clé pour s’assurer de la satisfaction d’un collaborateur à son poste, dans son équipe et dans l’entreprise. Réussir un bon onboarding pour un collaborateur, c’est optimiser ses chances d’être satisfait par son travail, qu’il souhaite rester dans l’entreprise, et s’assurer de son engagement. La rétention des talents étant un objectif important pour toute entreprise recherchant l’optimisation de sa productivité, l’onboarding est une des premières impressions que l’entreprise donnera au nouveau collaborateur, et l’expédier sans importance serait une erreur fatale.

Beaucoup d’attention est donnée aux processus de recrutement, afin de les rendre les plus efficaces possible, pour trouver et réussir à convaincre les meilleurs talents. Ce processus est de plus en plus digitalisé et optimisé (entretien par vidéo pour gagner du temps, utilisation de l’Intelligence Artificielle pour faciliter la recherche de talents, etc.). Mais quand est-il du processus d’onboarding ? Consacrons-nous suffisamment de temps à améliorer ces processus pour le bien de l’équipe RH et du nouvel arrivant ? Beaucoup d’entreprises, même encore aujourd’hui, n’ont pas de processus d’onboarding en place. Quel dommage de recruter un excellent talent dans l’entreprise s’il regrette son choix dès son arrivée pour faute d’un accueil pas assez préparé.

Ce n’est pas toujours facile pour l’équipe RH de s’occuper de tous les nouveaux arrivants de manière personnalisée, et de ne rien oublier en fonction de chaque cas, chaque équipe, chaque poste. Mais il existe des moyens de simplifier l’onboarding d’un point de vue RH tout en proposant aux collaborateurs le meilleur accueil possible.

En simplifiant et optimisant les processus d’onboarding, vous pouvez permettre une meilleure adhésion à la culture d’entreprise, une prise de poste plus rapide et la compréhension de ses fonctions assimilée plus facilement, et ce, en permettant a l’équipe RH de se concentrer sur les valeurs ajoutées de l’onboarding, le côté humain et relationnel et non le côté administratif.

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Essai gratuit1) Définissez une stratégie d’onboarding claire et ordonnée afin de pouvoir l’optimiser

Afin d’optimiser et faciliter vos processus d’onboarding, vous devez tout d’abord vous assurer de leur cohérence avec la situation actuelle de votre entreprise et de vos possibilités. Le CEO de votre entreprise n’a peut-être pas le temps d’envoyer un email personnalisé à chaque nouveau collaborateur mais vous pouvez par exemple faire en sorte d’instaurer un repas partagé entre le nouvel arrivant et sa nouvelle équipe lors de son premier jour.

Ainsi la première étape est de faire un brainstorming et de lister tout simplement toutes les étapes par lesquelles le nouveau collaborateur devra passer pour bénéficier d’un onboarding réussi et apprécié par celui-ci. Pour chaque étape, définissez les façons dont vous pouvez réaliser l’étape et les ressources qui seraient nécessaires, humaines et physiques (papiers administratifs, salles de réunion, etc.).

Ces étapes peuvent être rangées en 3 parties : avant son arrivée, pendant l’intégration, les quelques mois qui suivent l’onboarding.

Même si vous avez déjà un processus d’onboarding en place, il est toujours bon de le remettre au gout du jour.

Afin de vous aider à réfléchir aux étapes que vous souhaitez proposer, voici une liste de possibilités :

  • Avant l’arrivée du nouveau collaborateur : il est important de rassurer le candidat choisi qu‘il va être pris en charge correctement lorsqu’il arrivera dans l’entreprise. Il a choisi de faire confiance à une nouvelle entreprise et se pose surement énormément de questions sur la validité de son choix. Avant même son arrivée, il doit continuer d’être confiant d’avoir choisi la bonne entreprise.
    • Lui envoyer un mail à l’avance avec la date et l’heure à laquelle il sera attendu, ainsi que des informations complémentaires (code vestimentaire, potentiel déroulement de son premier jour, documents et autres à apporter, etc.)
    • Prévenir les équipes de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, spécialement le manager, et l’équipe qu’il intègrera.
    • Lui attribuer un tuteur, qui l’aidera à prendre ses fonctions et qui devra être disponible pour répondre à ses questions.
    • Informer les autres équipes de l’entreprise, nécessaires à la préparation de sa prise de poste :
      • Equipes RH (préparer son contrat de travail, etc.)
      • Services comptabilités (pour des questions de salaires, etc.)
      • Services informatiques (pour une nouvelle adresse email, l’installation d’un nouvel ordinateur, etc.)
    • Préparer son bureau avec tous les éléments nécessaires (ordinateur, notebook, stylos, etc.). Vous pouvez faire une très bonne impression avec des cartes de visites déjà préparées, cela ne représente pas un coût important mais ne peut que faire bonne impression.
    • Préparer les documents administratifs (contrat, RIB, personnes à contacter en cas d’urgence, etc.)

  • Pendant le parcours d’onboarding : les premiers jours constitueront la première impression que le nouveau collaborateur aura de l’entreprise, qui serait difficile à changer si celle-ci s’avère négative.
    • Faire un tour de l’entreprise pour lui présenter les locaux et les membres de toutes les équipes (en fonction de la taille de l’entreprise). Vous pouvez à ce moment-là lui expliquer comment retrouver les informations sur ses collègues (noms, poste dans l’entreprise, etc.) soit sur un portail RH, soit dans un livret que vous lui donnez.
    • Lui donner les documents importants et nécessaires à sa prise de fonction.
    • Lui présenter l’entreprises et ses objectifs.
    • Lui présenter son tuteur, ainsi que ses futures missions.

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  • Les quelques mois suivant l’onboarding: Ils sont très importants pour s’assurer de la rétention du nouveau collaborateur dans l’entreprise, de son engagement et de sa motivation.
    • Faire des points réguliers pour vous assurer qu’il s’intègre bien dans son équipe et qu’il s’adapte bien à la culture d’entreprise.
    • Il peut être amené à rédiger un rapport d’étonnement. Cela peut vous aider à répondre à certaines de ses interrogations mais aussi à recevoir des retours sur les processus dans l’entreprise et potentiellement les améliorer en fonction du feedback.
    • Faire un bilan lors de sa fin de période d’essai.

Une fois la liste préparée avec seulement les choix qui s’offrent à la situation de votre entreprise et que vous considérez adéquats pour votre stratégie d’onboarding, c’est là que l’optimisation des étapes peut enfin prendre place. Les astuces suivantes présenteront entre autres les possibilités d’optimisation, par exemple par la digitalisation des processus, la dématérialisation des documents, la cohérence de la marque employeur, etc.

 

2) Digitalisez les processus et automatisez l’envoi des documents d’onboarding

Nous avons vu dans la première astuce que la préparation de l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour son onboarding demande souvent de prévenir de nombreuses personnes nécessaires à la préparation de son arrivée (RH, DSI, Compta, …).

Grâce à la digitalisation des processus RH, notamment via l’utilisation d’un SIRH (Systèmes D’Informations des Ressources Humaines) dans votre entreprise, vous pouvez automatiser cette étape. Cela vous permet d’être sûr que toutes les personnes en question sont prévenues et préparent cette arrivée spécifique. Ce n’est jamais agréable lorsque vous arrivez dans une nouvelle entreprise de vous rendre compte que rien n’est prêt pour votre prise de fonction. Il serait normal que cela laisse un goût amer pour le collaborateur et qu’il s’en souvienne longtemps. Vous pouvez créer dans votre SIRH un workflow permettant l’envoi automatisé d’emails, préremplis avec les informations nécessaires venant de la plateforme, et aux personnes désignées. Ainsi, vous n’avez plus besoin de vous occuper de cette tâche administrative et vous pouvez vous concentrer sur les tâches plus humaines de son intégration, tout en restant en contrôle des avancées du processus d’onboarding grâce aux tableaux de bord de votre SIRH.

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En plus de créer des workflows vous facilitant le processus d’onboarding, un SIRH peut aussi vous permettre, si vous possédez les modules correspondants, de générer directement en un clic les documents administratifs pour votre nouveau collaborateur. Par exemple, avec le mode « Recrutement » de PeopleSpheres, une fois votre candidat choisi, et en remplissant sur la plateforme les informations nécessaires préalablement acceptées avec le candidat choisi (type de contrat, niveau de salaire, etc.) vous pouvez en quelques clics générer son contrat de travail et l’envoyer directement par email depuis la plateforme au collaborateur pour qu’il puisse lire en avance s’il le souhaite. PeopleSpheres propose aussi la possibilité de proposer une signature électronique si souhaitée. Vous pourrez ainsi économiser encore plus de temps et de papier. Plus besoin d’un nombre incalculable d’impressions et tout est sécurisé et stocké dans la plateforme.

Il peut être intéressant lors de l’onboarding d’un nouveau collaborateur de créer des évènements collectifs pour l’accueillir : réunions spéciales, déjeuners en équipes, etc. Afin de faciliter l’organisation de ces évènements, vous pouvez dans la plateforme SIRH, grâce à des smart connecteurs, proposer la date par email, directement acceptables dans les calendriers professionnels des collaborateurs et managers concernés, par exemple un calendrier Outlook. Il est crucial pour optimiser la fidélisation et l’engagement des collaborateurs pour qu’ils se sentent accueilli et faisant partie de l’entreprise dès leur arrive dans vos locaux.

 

3) Centralisez les informations et suivez l’évolution du collaborateur grâce à un portail employé unique

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Il existe de nombreux autres avantages à digitaliser le processus d’onboarding. Tout d’abord, grâce à l’utilisation d’un SIRH dans l’entreprise, vous pouvez centralisez les informations de tous vos collaborateurs de manière digitale, et en octroyant des accès limités pour chaque type d’utilisateur. Par exemple, un collaborateur ne pourra voir que les informations basiques sur les profils de ses collègues (noms, email, …) alors que le DRH ou CEO peut avoir accès a beaucoup plus d’information, si ce n’est toutes les informations. Chez PeopleSpheres, cette fonctionnalité fait partie du socle basique du SIRH. Cela permet aussi, en utilisant la fonctionnalité de « formulaires » du socle de créer plusieurs workflows pour recueillir les informations. Tout d’abord, vous pouvez créer des formulaires pour recueillir certaines informations et l’envoyer à certains groupes d’utilisateurs, un seul utilisateur ou tous les collaborateurs.

Ensuite, le collaborateur peut en quelques clics faire une demande de corrections des informations sur la plateforme (s’il déménage et change d’adresse par exemple, ou s’il constate une erreur sur son profil).

Si vous optez pour le module « Recrutement », une fois le candidat choisi, vous pouvez transformer sa fiche candidat sur la plateforme en un profil collaborateur, évitant ainsi la peine administrative de devoir recopier toutes ses informations.

Avec l’utilisation d’un module tel que le module « Onboarding » dans un SIRH tel que PeopleSpheres, vous pouvez aussi faire en sorte que le candidat fraichement recruté, qui n’est pas encore intégré à l’entreprise, dispose d’un espace d’onboarding dans la plateforme, comportant seulement l’accès à certaines fonctionnalités. En effet, le candidat pourrait encore se désister, il ne serait pas judicieux de lui donner un accès complet. Aussi, cela pourrait paraitre déstabilisant d’avoir accès à trop de fonctionnalités en même temps. A la place, vous lui offrez un espace dédié à son onboarding, traitant seulement des aspects qui l’importent sur le moment. Une fois son onboarding finalisé, vous pouvez en un clic changer son espace pour un espace de collaborateur complet.

Nous avons vu dans l’astuce précédente que le SIRH peut permettre aux équipes RH de générer des documents administratifs en quelques clics, le SIRH peut aussi permettre de stocker ses documents dans le profil même du collaborateur. Pour ces documents, vous pouvez aussi vous charger d’y attribuer l’accessibilité. Pour certains documents, vous pouvez faire en sorte par exemple, qu’ils ne soient disponibles que pour l'équipe RH et non pour le collaborateur.

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4) Responsabilisez et motivez le collaborateur dès l’onboarding

Si vous avez bien choisi votre candidat et l’avez bien traité lors du processus de recrutement, il arrivera à son premier jour de travail motivé et plein d’attentes positives. C’est ainsi le bon moment de renfoncer sa motivation.

Aussi motivé et compétent soit-il, il aura toujours des choses à apprendre sur les processus de sa nouvelle entreprise, sur la façon dont les choses fonctionnent à l’échelle de l’entreprise et en particulier dans sa nouvelle équipe. Il devra aussi apprendre et maitriser de nouvelles compétences et savoir-faire relatifs à son poste. Il pourrait ainsi suivre des formations afin d’approfondir ses compétences et connaissances.

Afin de faciliter cette étape importante et pour responsabiliser le collaborateur à son nouveau poste, vous pouvez lui proposer des formations e-learning.  En effet, dans un SIRH tel que PeopleSpheres, avec le module Formation, vous pouvez dans la plateforme RH en elle-même permettre à un nouveau collaborateur de suivre des formations spécifiques, soient créées par votre entreprise, soit par une entreprise partenaire. Ces formations peuvent être spécifiques à son poste ou à son secteur. Cela lui permettra aussi de se familiariser avec son poste et ses missions. Il pourra ainsi se sentir plus à même d’effectuer ses premières taches et comprendra mieux le fonctionnement de l’entreprise. Ces formations en ligne peuvent aussi être en deux temps : des formations présentielles accompagnées de supports e-learning.

Il serait intéressant de proposer des formations e-learning avec des supports PDF digitaux, ainsi qu’un espace pour poser des questions, et ceci pour apprendre au nouveau collaborateur l’utilisation de certains outils digitaux utilisés dans l’entreprise ainsi que peut être des logiciels qu’il ne connait pas encore et qui sont nécessaires pour son poste. La création de ses formations peut sembler représenter un temps considérable dans la première exécution, mais une fois prête, cette formation sera disponible pour tous les nouveaux collaborateurs et permettra sur le long terme un gain de temps et d’argent considérable.

De plus, à l’arrivée dans l’entreprise, il est difficile pour le collaborateur ou son manager de savoir de manière spécifique les compétences et connaissances déjà acquises par le collaborateur. Proposer une évaluation des compétences actuelles dans une optique bénéfique, c’est-à-dire non pour juger mais pour faire un état des lieux et planifier les formations nécessaires à venir pourrait permettre au collaborateur de le responsabiliser et le motiver davantage. Ce processus peut être grandement facilité grâce par exemple au module « Compétences » de PeopleSpheres, qui permet de lancer des évaluations de compétences dans la plateforme. Les résultats sont ensuite stockés dans le profil du collaborateur et vous pourrez suivre son évolution dès son arrivée dans l’entreprise. Si vous souhaitez dans un même temps que le manager procède à un premier entretien permettant de définir les attentes du manager et du nouveau collaborateur tout en développant des objectifs courts et moyens termes, le module « Entretiens & Objectifs » de PeopleSpheres permet d’effectuer ceci de manière totalement digitalisé. Vous aurez encore une fois tous les documents et informations disponibles dans son profil utilisateur.

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5) Fidélisez les talents et améliorez votre marque employeur

Afin de fidéliser votre nouveau talent à votre entreprise, il est important qu’ils se sente intégré et accepté dans l’entreprise, par ses pairs et son management. Ce sentiment d’appartenance se développera tout au long de sa collaboration au sein de votre entreprise. Pour cela, vous pouvez dès sa période d’onboarding, lui donner accès à un intranet collaboratif et réseau social d’entreprise. Dans le socle SIRH de PeopleSpheres, vous avez la possibilité de mettre à disposition un réseau social d’entreprise dans lequel les collaborateurs peuvent communiquer, proposer des idées, travailler ensemble sur des projets, etc. Bien entendu, rien ne remplace le côté humain de la collaboration en entreprise mais un outil de travail collaboratif peut faire la différence, lorsqu’un collaborateur est en télétravail par exemple. Lors de son onboarding, le nouveau collaborateur pourra se sentir encore plus accueilli grâce à cet outil de communication d’entreprise et il sera d’autant plus rassuré.

Il existe aussi dans le socle de la plateforme PeopleSpheres un annuaire d’entreprise avec tous les noms, numéros de téléphone et emails professionnels des membres de l’entreprise. Dans la période de démarrage, il est difficile de se souvenir de tous les noms et tous les postes, cet outil permettra de gagner du temps et d’éviter d’éventuels cafouillages.

En plus de cela, le portail d’accueil de PeopleSpheres permet de proposer une communication unique et unifiée en accordance avec votre marque employeur. Vous pouvez diffuser des informations à tous les collaborateurs, ou à des groupes spécifiques. Par exemple, l’arrivée d’un nouveau collaborateur peut être affiché dans la page d’accueil du portail, autre moyen efficace de prévenir tous les membres de l’entreprise. Une fois l’onboarding terminé, cela reste toujours un très bon outil de cohésion pour votre entreprise, dans lequel vous pouvez indiquer les anniversaires ou évènements importants de vos collaborateurs, ainsi que les événements d’entreprise.

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Afin de renfoncer cette marque employeur et l’accueil des nouveaux collaborateurs, vous pouvez mettre dans le portail du collaborateur en cours d’onboarding des vidéos de présentations de l’entreprise, et par exemple, une vidéo de bienvenu du CEO de votre entreprise. Cela permettra de proposer une communication unifiée, renforçant la culture de votre entreprise autour des valeurs que vous souhaitez instaurer, et ce pour tous les collaborateurs, dès leur arrivée.

Conclusion :

Lors de l’onboarding d’un nouveau collaborateur, l’importance devrait toujours être portée sur l’expérience qu’en retire le collaborateur, afin qu’il se sente heureux dans son nouveau travail et sa nouvelle entreprise. Cela permettra ainsi de le fidéliser à l’entreprise et fortifier votre marque employeur. Pour simplifier vos processus d’onboarding tout en gardant l’accent sur la qualité de l’accueil hors pair destinée au nouveau collaborateur, vous pouvez créer une stratégie d’onboarding personnalisée, digitaliser et dématérialiser chaque étape du processus et unifier votre communication physique et digitale autour de votre marque employeur. En plus de permettre de dégager du temps précieux pour l’équipe RH et les autres équipes concernés, cela donnera une très bonne image de l’entreprise au nouveau collaborateur qui aura d’autant plus envie de faire ses preuves avec un engagement sans faille dans son travail et sa fidélisation à l’entreprise. L’équipe RH, quant à elle, pourra utiliser ce temps supplémentaire, gagné en réduisant les contraintes administratives, pour se consacrer à des activités à plus haute valeur ajoutée, notamment la gestion humaine et non administrative.

Il est important que dans votre simplification des processus d’onboarding, la digitalisation n’empiète pas sur le côté humain des relations avec vos nouveaux collaborateurs. Il ne serait pas judicieux de digitaliser les processus au point de rendre l’onboarding froid et inhumain. La digitalisation doit rester avant tout et dans tous les cas un outil de support et non le principal interlocuteur avec un nouveau collaborateur en période d’onboarding.

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