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5 astuces pour digitaliser facilement votre GPEC

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Alexandre Diard
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La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est une démarche créée pour prévoir les besoins en ressources humaines à court et moyen termes. Elle permet de mener à bien prospectivement les changements en ressources humaines (emplois, effectifs, compétences, talents, …) de manière à répondre à la stratégie de l’entreprise à court et à moyen terme 

Les débuts de la digitalisation des processus de ressources humaines ne datent pas d’hier, mais nombreuses sont les entreprises qui n’ont pas encore adapté leur processus de digitalisation au service RH. Bien que ce soit une étape qui peut effrayer certaines directions, les avantages en sont nombreux : gain de temps pour tous les acteurs de l’entreprise, processus RH facilités (faire en un clic ce qui vous prenait quelques minutes auparavant), les alertes automatiques pour vous prévenir très rapidement des problèmes, et un reporting complet et fiable pour prendre les meilleures décisions.  

La digitalisation des processus RH considérés comme plus administratifs, telles que la gestion des congés et absences ou celle des notes de frais, devient de plus en plus répandue dans les entreprises, et celle de gestion des talents semble plus lente. Quels sont les bénéfices une fois la GPEC digitalisée ? La possibilité pour le service RH de piloter des campagnes d’évaluations de compétences en quelques clics, l’identification et le développement des talents de votre entreprise, l’utilisation des données globales pour identifier des tendances ou bien même l’amélioration de votre image employeur, et bien d’autres bénéfices encore. 

Malgré tous ces avantages, la mise en place de la GPEC digitalisée comporte de nombreux challenges : le choix du logiciel/SIRH (Système d’information des Ressources Humaines), l’adoption de celui-ci par tous les collaborateurs, sa mise en pratique au quotidien, etc. 

Afin de vous préparer au mieux aux challenges de la digitalisation de votre GPEC, voici 5 astuces pour vous aider à la mettre en place le plus facilement possible. 

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Faites un diagnostic approfondi de votre situation actuelle 


Tout d’abord, vous pouvez commencer par effectuer un diagnostic des procédures actuellement mise en place pour la gestion des emplois et des compétences.  

  • Comment procédez-vous à l’établissement et la mise à jour des fiches d’emplois dans votre entreprise ? 
  • Comment définissez-vous les compétences nécessaires à chaque métier, les compétences techniques ainsi que les compétences comportementales et transversales ? Comment évaluez-vous les compétences de vos collaborateurs ? Et comment mettez-vous à jour ces compétences au fil des années tout en gardant l’historique? 
  • Comment développez-vous les compétences de vos collaborateurs ? Etes-vous actuellement en capacité de leur proposer un plan de développement de leurs compétences ? 
  • Comment prenez-vous des décisions au regard du développement de vos collaborateurs dans l’entreprise et des besoins futurs en recrutement ? Quelle est la stratégie de succession au sein de votre entreprise ? 
  • Vos collaborateurs sont-ils pleinement conscients de leur situation dans l’entreprise ainsi que leur niveau de compétences ? 

De manière plus générale dans vos processus : 

  • Les fichiers (fiches de poste, évaluations des compétences, …) sont-ils à chaque fois et pour chaque collaborateur imprimés, remplis et stockés ? 
  • Les documents sont-ils digitaux (Word) et partagés sur le cloud de votre entreprise ? Comment vous assurez vous de leur sécurité ? 
  • Possédez-vous déjà un SIRH (Systèmes d’information en Ressources Humaines) pour d’autres aspects des Ressources Humaines, comme par exemple pour la gestion des congés et absences ? 

Cette liste de questions n’est pas exhaustive mais vous donne déjà une idée de la situation dans laquelle vous vous trouvez au niveau de votre gestion des emplois et des compétences. En fonction de vos réponses à ces questions (et à d’autres qui auront émergé lors de votre réflexion), vous pourrez comprendre au mieux les besoins de votre entreprise, leurs importances relatives et ainsi choisir au mieux les solutions RH qui vous correspondent.  
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Développer une culture d’entreprise digitale  


Digitaliser votre GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) est une étape fondamentale pour optimiser les performances de votre entreprise. Cela vous permettra de prendre les meilleures décisions pour les collaborateurs et pour votre entreprise en vous basant sur des données fiables et objectives. 

Néanmoins, la réussite de la digitalisation de votre GPEC repose aussi sur son intégration par votre équipe RH, par la Direction Générale, les managers et tous les collaborateurs. Le projet de digitalisation de cet aspect des Ressources Humaines peut être difficile à mettre en place, si les acteurs ne sont pas en accord avec son utilisation. 

Pour permettre la mise en pratique facile et rapide de la GPEC digitalisée, vous pouvez créer des mouvements de sensibilisation pour tous les collaborateurs, sous forme de conférences et de réunions d’information. Il est important lors de ses réunions d’information de bien appuyer l’importance de la digitalisation de la GPEC, les conséquences bénéfiques pour eux ainsi que pour l’entreprise en générale, les étapes d’implémentation et la façon dont la transition se passera. 

Leurs communiquer toutes ses informations, va leurs permettre d’envisager la digitalisation comme un aspect positif pour leurs développements dans l’entreprise et ainsi pour leurs compétences. 

Bien que tous les collaborateurs soient concernés par la digitalisation de la GPEC, les managers auront bien évidemment un rôle très important pour l’acceptation de ces nouvelles pratiques par leurs équipes. Leurs rôles et leurs pratiques seront bouleversés, c’est pourquoi il est essentiel de bien se concentrer sur l’intégration de ce processusDes formations spécialisées, pour les managers seraient le moyen adéquat pour s’assurer de leurs engagements. 

Une fois l’outil implémenté, former correctement tous les collaborateurs à l’outil, et pas seulement l’équipe RH, leur permettra de rester positifs en vue de son utilisation. Remettre un manuel d’utilisation ainsi qu’un contact (de l’équipe RH ou la DSI) s’ils ont des questions lors de leurs premières utilisation du logiciel/SIRH est crucial à la fois pour les rassurer (ils ne vont pas se retrouver dépassés par ces nouvelles méthodes) et pour permettre de profiter pleinement des nouvelles fonctionnalités qui les concernent (par exemple prendre part à la création de leur plan de développement de compétences). 

La meilleure façon d’implémenter et de promouvoir continuellement une culture d’entreprise digitale et de s’assurer de son adoption dès l’intégration de nouveaux collaborateurs. Lors de l’« onboarding » de nouveaux collaborateurs, vous pouvez mettre en place des jours de formation poMettur les familiariser dès le début à l’utilisation des outils/logiciels de votre entreprise. C’est un investissement qui rapportera sur le long terme à votre entreprise. 
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Mettez vos collaborateurs au centre des changements 


Mettre vos collaborateurs au centre des changements facilitera l’engagement futur lorsque la solution digitalisée de la GPEC sera mise en place. Vous pouvez les impliquer dès l’étape de diagnostic des processus en place et des données déjà collectées.  

Certains d’entre eux sont les experts de leurs propres métiers et peuvent vous aider à mettre à jour toutes les données sur les emplois et compétences. Manque-t-il des aspects de certains métiers ? Des compétences nécessaires qui ne sont pas listées pour certains emplois ? Il est primordial pour engager les collaborateurs de leur faire prendre part à la construction de nouveaux processus. 

La digitalisation permettra de faciliter les processus mais ne remplace pas le cô humain de celle-ci. Il est très important de commencer ou de continuer le dialogue au niveau de la GPEC entre entreprise et collaborateur, entre service RH et collaborateur. Ce n’est qu’en communiquant pleinement avec le collaborateur que vous pourrez faire coïncider le projet de carrière de vos collaborateurs avec les besoins de votre entreprise et les opportunités qu’elle est en possibilité de proposer. Il est aussi important de rassurer le collaborateur en lui donnant accès aux informations relatives à son profil. En effet, la digitalisation de la GPEC peut lui permettre d’avoir accès à tout moment aux informations de GPEC le concernant, le rendant pleinement conscient de sa position dans l’entreprise et des étapes à effectuer pour s’améliorer et ainsi évoluer au sein de l’entreprise. 

Une fois la solution digitale de gestion des emplois et compétences bien intégrée dans votre organisation, vous pouvez encore une fois mettre le collaborateur au cœur des changements. Pour cela, favoriser son implication dans l’évaluation, le suivi et l’évolution de ses compétences. Il peut ainsi s’approprier pleinement son projet professionnel et améliorer les compétences qui seront nécessaires dans le futur. 
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Choisissez le logiciel le plus adéquat pour votre entreprise 


 Le SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) est un logiciel RH permettant d’automatiser un grand nombre de tâches liées aux Ressources Humaines. Il permet une communication optimisée entre les collaborateurs et le service RH, permettant à tout le monde de gagner du temps et ainsi d’être plus productif. 

Après avoir établi un état des lieux de vos processus de la GPEC, il est maintenant intéressant d’analyser votre entreprise en général et votre processus global :  

  • Combien de salariés compte votre entreprise ? quels sont ses principaux acteurs ?  
  • Possédez-vous déjà des outils de gestion RH ? peut-être avez-vous déjà un SIRH pour d’autres aspects des Ressources Humaines (ex : pour le recrutement, …) 
  • Quel est votre budget pour ce projet ?  
  • Quels acteurs de votre entreprise souhaiteront assister et aider au choix du SIRH ? (Direction, DSI, …) 

Si vous n’avez pas encore de SIRH pour aucun de vos processus RH, il serait conseillé de commencer la digitalisation par un processus RH plus « concret » et administratif tel que la gestion des congés et absences ou des notes de frais, afin d’habituer les collaborateurs au changement de manière progressive. 

Si vous avez déjà opté pour un SIRH pour d’autres processus RH, ce SIRH propose-t-il aussi la digitalisation de la GPEC ? Etes-vous satisfait de votre SIRH actuel ? Pensez-vous qu’il puisse être performant au niveau de la gestion des talents ? 

Vous pouvez ainsi comparer les différents SIRH sur le marché proposant des modules de gestion des compétences et des talents. 

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Outres les critères techniques de la GPEC, il y a d’autres critères à prendre en compte : 


- le temps de mise en place et sa facilité d’utilisation : que ce soit la mise en place technique ou bien l’intégration du logiciel par les collaborateurs, cela dépendra de la fonction du logiciel et de sa facilité d’utilisation. 
la qualité des services : pour s’assurer de ce critère, faites bien attention aux clients qui ont déjà opté pour la solution et ont donnés leurs avis 
la sécurité des données : la sécurité des données internes et externes de votre entreprise est excessivement importante, assurez-vous que les SIRH que vous envisagez respectent les lois RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) 
l’accompagnement : ne négligez pas ce critère, mettre en place un SIRH et le faire adopter par ces collaborateurs n’est pas chose facile et une aide de prise en main au début ainsi qu’un contact à appeler en cas de problème est un atout indispensable. 
l’interface : que ce soit l’intuitivité de son utilisation ou son design, une excellente interface permet une prise en main plus rapide et une adhésion sans faille des collaborateurs. 

La meilleure solution reste tout de même d’utiliser un SIRH comportant tous les modules nécessaires à une digitalisation complète des processus RH. Même si vous n’optez pas directement pour tous les modules, vous savez qu’ils seront disponibles pour vous lorsque le moment sera venu. 

Le SIRH ne remplace aucunement le travail des Ressources Humaines, mais permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus hautes valeurs ajoutées. 

Mettez en place la digitalisation de la GPEC étape par étape 

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Concrètement, quels processus/outils peut proposer une solution GPEC d’un SIRH ? 

  • Une cartographie des métiers et emplois facilement actualisable, 
  • Des référentiels de compétences, efficacement répertoriés et facilement actualisable 
  • Des évaluations de compétences et le suivi de leurs améliorations 
  • Des plans de développement de compétences 
  • Des rapports personnalisés pour prévoir les tendances et prendre les meilleures décisions 
  • Des matrices de compétences pour identifier facilement les lacunes de tous les collaborateurs de l’entreprise 
  • Une identification des talents à garder dans votre entreprise 
  • Une cartographie de vos talents (par exemple dans une matrice présentant leur niveau de performance et leur probabilité/risque de quitter l’entreprise) 
  • Une préparation de plans de succession afin de toujours être prêt pour des situations inattendues 
  • Et bien d’autres encore… 

Toutes ces possibilités paraitront difficiles à assimiler une fois l’implémentation de la solution finie. Vous vous retrouvez avec toutes ces fonctionnalités à maitriser pour le service RH, mais aussi pour tous les collaborateurs et managers de votre entreprise. L’astuce 2 vous présente l’importance de former de manière très approfondie tous les collaborateurs de votre entreprise aux différentes fonctionnalités de la nouvelle solution GPEC. Il est fondamental, de former vos collaborateurs étape par étape, afin de maximiser l’adhésion des collaborateurs et la compréhension du fonctionnement logiciel.  

Conclusion : 


La digitalisation de la GPEC dans votre entreprise, représentera un atout considérable pour la productivité de votre entreprise, votre prise de décisions, et le suivi des tendances concernant les nouvelles compétences et les nouveaux métiers. 

En effet, avec l’arrivée des nouvelles technologies de plus en plus innovatrice, il devient de plus en plus difficile (bien que nécessaire) de suivre les tendances et changements en matière de capital humainIl existe de nombreux métiers actuels qui n’existeront plus dans quelques années, et de nouvelles compétences liées à la digitalisation et aux nouvelles technologies voient le jour continuellement.   

Pouvoir anticiper les tendances d’évolutions, détecter les métiers et compétences en émergence, et prendre des décisions éclairées par des données globales fiables représentent le futur de la GPEC. 

Ce n’est qu’en adoptant une approche RH digitale que nous pouvons optimiser notre GPEC de la manière la plus efficace possible. Digitaliser des processus d’entreprise reste toujours un challenge mais celui-ci peut être facilité en faisant tout d’abord un diagnostic approfondi de votre situation actuelle, en développant une culture d’entreprise digitale, en mettant vos collaborateurs au cœur du changement, en choisissant le SIRH le plus adéquat pour votre entreprise et pour finir, en mettant en place la digitalisation de la GPEC étape par étape. 

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