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5 astuces pour centraliser les informations RH venant de vos filiales

centraliser les informations rh
Alexandre Diard
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Avec l’ère de la globalisation, le nombre d’entreprises transnationales (FTN) a fortement augmenté à la fin du XXᵉ siècle pour atteindre 83 000 en 2010 (contre 7 000 en 1960). Elles détiennent aujourd’hui plus de 810 000 filiales à l’étranger et ont près de 80 millions de salariés dans le monde.

De plus en plus de fonctions support ont eu besoin de centraliser leurs données pour avoir le recul nécessaire au bon fonctionnement de leur entreprise. Par exemple, le cashpooling, à savoir la centralisation des flux financiers est une pratique de gestion que les entreprises ont adopté pour gérer leur trésorerie à un niveau global.

En termes de gestion des ressources humaines, la mondialisation pose un problème majeur au niveau des sociétés-mères de ces entreprises : comment gérer la masse salariale quand une cinquantaine d’employés partent et arrivent chaque jour dans l’entreprise ? Comment maintenir une bonne gestion et se tenir informé de l’actualité de filiales à l’autre bout du monde ou même dans la région voisine ?

Pour faciliter la gestion des ressources humaines dans les entreprises possédant des filiales, la direction des ressources humaines peut mettre en place un SIRH (Système d’Information en Ressources Humaines) qui permettra de regrouper toutes les données des collaborateurs employés dans le groupe. Encore faut-il bien le choisir et savoir l’installer correctement.

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1) Mettez en place une DRH Groupe et anticipez vos besoins  

Avoir une gestion des données RH globale a plusieurs avantages considérables : en plus d’une gestion des talents simplifiée (gestion de la mobilité au niveau global, échange de bonnes pratiques entre filiales, reportings précis et améliorés au niveau groupe…), vous pourrez aussi avoir des données agrégées sur la gestion administrative dans vos différentes entités (temps de recrutement, niveaux de salaires, nombre et type de formations des salariés, turn-over au niveau des filiales et au niveau du groupe, nombre de salariés à l’instant T, taux d’accomplissement des campagnes de performance etc.).  

GRH groupe : anticiper les besoins  

La première étape de la structuration de vos organisations et la centralisation de votre gestion RH sera bien évidemment de remettre à plat vos besoins et vos ressources dans ce domaine. Ainsi, dans un premier temps, il conviendra d’interroger et d’impliquer les responsables des ressources humaines de vos différentes filiales.  

Voici quelques questions que vous pourriez leur poser :    

  • Quels problèmes rencontrez-vous dans la gestion de vos ressources humaines au niveau local ?  
  • Qu’attendez-vous d’une gestion RH centralisée ?  
  • Quelles données vous semblent pertinentes pour statuer du bon fonctionnement de l’entreprise ?  

Il est important d’également de poser ces questions au niveau de la société mère afin de soulever des problématiques plus globales sur le groupe (gestion de la data de l’ensemble du groupe, homogénéisation des processus, gestion des talents globalisée, respect de la RGPD…).   

Poser les bonnes questions est, en effet, la meilleure des façons de débusquer les problèmes que rencontrent vos collaborateurs. Cela permet aussi et surtout d’aboutir à des solutions concrètes qui résolvent de vrais sujets aussi bien au niveau local que global.     

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Faire un état des lieux des ressources disponibles et outils utilisés dans vos filiales  

Afin d’organiser votre gestion RH et commencer à centraliser les données des collaborateurs de vos filiales, il est important de commencer par comprendre comment sont récoltées les données au niveau local.  

Vos filiales utilisent-elles déjà des logiciels pour les différents aspects de leur gestion RH (Congés et Absences, Paie, Gestion des talents, Planification…) ? Récoltent-elles le même type de données ?    

Un sondage peut se révéler pratique également à cette étape. Voici quelques axes de questionnement pour bien organiser vos enquêtes :    

  • Quels logiciels utilisez-vous dans votre gestion RH ?  
  • Lesquels préférez-vous et pourquoi ?  
  • Lesquels souhaiteriez-vous remplacer et pourquoi ?  
  • Quelles sont les tâches problématiques dans votre quotidien ?  
  • Comment faciliter votre quotidien ?  
  • Quelles données et KPI sont indispensables pour piloter une gestion RH locale ?  
  • Et au niveau global ?  

Mettre en place des indicateurs pertinents  

Les indicateurs RH (KPI : Key Performance Indicators) sont indispensables à la bonne gestion dans vos filiales car ce sont ces indicateurs qui vont vous permettre d’analyser réellement ce qui s’y passe et suivre les évolutions au fil du temps. Encore faut-il savoir suivre les bons indicateurs : tous ne seront pas pertinents pour votre organisation, c’est pour cela qu’il vous faudra bien déterminer vos besoins et objectifs.  

Associés à un tableau de bord, vos indicateurs vont vous permettre de visualiser les résultats de vos efforts et tâches de tous les jours, suivre vos projets sur le long terme, mettre en valeurs vos actions, prendre de meilleures décisions et convaincre votre hiérarchie.  

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Voici une liste d’indicateurs que vous pourriez suivre :  

  • Les KPI de recrutement et communication (délais de contacts et réponses, durée de recrutement, taux de rétention…)  
  • Les KPI de mobilité et formation  
  • Les KPI de performance (par entité, par collaborateur, par service)  
  • Les KPI d’engagement collaborateurs  

Grâce aux indicateurs mis en place, par exemple, vous pourrez visualiser exactement la fluctuation du nombre de collaborateurs au niveau du groupe : encore faut-il que la donnée puisse circuler en temps réel…     

Ce sera l’objet du prochain point : sans digitalisation de vos processus RH, il sera quasiment impossible d’agréger les données de vos filiales en évitant les erreurs de saisie et traitements fastidieux. De plus, la digitalisation s’impose aujourd’hui comme inévitable pour simplifier la vie des services RH aujourd’hui.  

   

2) Digitalisez tous vos processus RH pour les rendre plus fluides  

Pour centraliser les datas de vos filiales, il vous faudra adopter des processus plus fluides : il faudra que l’information puisse remonter en temps réel pour éviter le risque d’erreurs et optimiser la performance des différents services RH. De plus, dématérialiser a des avantages notables : gain de temps, d’argent, responsabilisation des collaborateurs et surtout une communication des informations beaucoup plus rapide et facilitée. 

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Évitez les erreurs humaines et le traitement manuel contraignant  

Le traitement manuel des documents implique un risque d’erreurs humaines non négligeable. La dématérialisation de vos documents aura un double avantage pour les filiales mais également les sociétés-mères : en effet, en plus de vous permettre de visualiser les informations de vos filiales en temps réel (planning de présence, organigrammes prévisionnels, masse salariale actualisée, KPI synchronisés…), cela facilitera grandement le travail de vos différents services RH (automatisation des transferts de données, limitation des saisies…).  

Responsabilisez vos collaborateurs  

La digitalisation de vos services RH au niveau des filiales va également permettre de responsabiliser vos collaborateurs : ils pourront faire leurs démarches directement en ligne et suivre leurs demandes en temps réel via le portail. La dématérialisation évite les allers-retours des documents, la mise sous pli des fiches de paie etc. En plus de simplifier la vie du responsable des ressources humaines et agréger les données en temps réel, cela améliore également le quotidien des salariés qui peuvent poser leurs congés et déposer leurs notes de frais à la minute, sur un espace virtuel. Tous leurs documents sont stockés et archivés : le suivi est beaucoup plus facile !  

C’est aussi pour cela qu’il est important de recueillir les besoins de vos collaborateurs (au niveau local et global) dès le départ dans l’installation de votre plateforme d’expérience collaborateur. Cela permettra qu’ils comprennent bien les avantages du projet SIRH que vous mettez en place et les avantages de l’outil pour leur vie quotidienne. Le changement peut faire peur : il faut donc désamorcer les réticences, premièrement, en communicant de façon claire et précise, mais aussi, en impliquant le plus de collaborateurs possibles dans le processus.  

Si ces logiciels permettant la dématérialisation sont connectés à un socle RH comme PeopleSpheres, les employés peuvent accéder à tous leurs outils via un portail RH unique : cela limite le nombre de saisie et constitue un vrai outil tout-en-un pour la vie quotidienne en entreprise.  

Et pour ce faire, l’outil indispensable est le socle RH. C’est cet outil qui vous permettra de récolter les données et vraiment faire circuler les informations entre les différentes entités du groupe.  

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3) Connectez tous les logiciels RH de vos filiales grâce à un socle RH  

Les croissances externes et l’internationalisation des entreprises ont poussé les créateurs de logiciels RH à mettre en place la réunification des données collaborateurs dans un seul logiciel via un socle RH unifié.  

Qu’est-ce qu’un socle RH ?  

Le socle RH d’une entreprise est une méthode qui permet la centralisation de toutes les informations administratives et de gestion du personnel de celle-ci : informations liées aux salariés, gestion des talents, informations légales, gestion de la rémunération, des compétences, communication interne etc. Ce socle a bouleversé l’organisation de la fonction RH et ce notamment pour les entreprises présentent à l'international.  

C’est un fait, l'organisation du travail a évolué. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises s’organisent autour de missions ou de projets. Les collaborateurs ne sont plus rattachés à un seul département, ils sont polyvalents. De plus, ils sont mobiles.  

Par ailleurs, les tendances tendent à montrer que les entreprises externalisent de plus en plus en passant notamment par des freelances, des intérimaires ou des petites entreprises spécialisées pour effectuer des missions précises.  

Ces changements, bien que stratégiques, augmentent la charge de travail des responsables des ressources humaines et de leurs équipes. Mais c’est également là que peut intervenir le socle RH. Effectivement, le socle RH permet à chaque équipe RH des différents bureaux, locaux, agences ou encore filiales de retrouver une même information sur un seul et même logiciel.    

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Prenons un exemple concret : votre entreprise possède 5 filiales, à l’étranger ou dans le même pays. Ces filiales, issues de croissances externes, ont leurs propres outils RH en place depuis des années. Concrètement, elles possèdent chacune des logiciels de congés et absences, de gestion des talents, de gestion des performances différents.  

Pour uniformiser les données et pouvoir organiser la centralisation des informations, vous avez deux solutions :  

  • 1ère solution : tout désinstaller pour installer une même suite de logiciels RH dans toute l’entreprise, société-mère et filiales comprises.  

Uniformiser de cette manière peut vous permettre de centraliser toutes les données facilement puisque les données sont homogènes. Cependant, attention à ne pas choisir des logiciels seulement parce qu’ils font partie d’une suite de logiciels.  

D’ailleurs, à noter que cette solution implique un change management qui peut durer quelques mois : l’installation des logiciels, leur implémentation ainsi que la formation des différentes équipes sur plusieurs site constituent une organisation et un coût en temps et en argent qu’il est nécessaire de prendre en compte dans votre réflexion.  

  • 2nde solution : utiliser l’existant et l’enrichir pour mieux centraliser.  

En installant un socle capable de lire et traduire les données de tous les logiciels existants de vos différentes filiales. En plus d’être installé en quelques semaines, ce type de socle RH a pour avantage de ne pas troubler les habitudes de vos collaborateurs et donc de ne pas influer sur la performance de votre entreprise. Le socle harmonise et centralise toutes les informations fournies par les différents logiciels de vos filiales pour en sortir des données homogènes et uniformisées.  

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Vous pourrez en profiter pour mener un audit des solutions RH installées dans l’entreprise pour savoir lesquelles ont les meilleures performances et les implanter éventuellement là où c’est nécessaire dans l’entreprise.  

De plus, votre marque-employeur reste unifiée puisque le collaborateur accède à tous ses logiciels via le socle : il possède donc un seul accès et un portail RH unique pour toutes ses demandes RH.  

Enfin, un tel socle vous permet également de se connecter à d’autres outils (ERP, CRM…) existants afin de croiser la donnée et en tirer des reportings plus poussés, sur la performance des collaborateurs par exemple.  

Quelle est l’utilité d’un SIRH ?  

Le socle RH permet d’aller encore plus loin dans la recherche puisque grâce à ce dernier, une équipe RH sera capable de sortir un résultat en correspondance avec la localité de la recherche. Cela intéressera plus particulièrement les entreprises présentes à l’international, car les contrats, documents etc. seront automatiquement mis en conformité avec les lois du pays selon le type de modèle de socle RH utilisé.  

Ainsi, connecter les différents logiciels de vos filiales dans un socle RH vous permettra de mettre en place un SIRH global avec un minimum d’effort de mise-en-place et de change management.  En quelques semaines à peine, vous pourrez profiter pleinement de l’outil dans toutes vos filiales et collecter les données nécessaires à vos reportings.  

Pour optimiser ces reportings, il est nécessaire de mettre en place des workflows adaptés et d’automatiser la mise-à-jour de vos données : ce sera l’objet de notre prochain point.  

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4) Mettez en place des workflows cross-logiciels et automatisez vos reportings  

Automatisez les processus grâce aux workflows  

Un workflow, en français flux de travail, représente un ensemble de tâches qui permettent de réaliser une opération définie.  

Par exemple, un workflow Approbation d’une demande de congés impliquera les étapes suivantes :  

  • Lancement du processus > le collaborateur envoie une demande de congés via son logiciel RH  
  • (Une notification est envoyée au manager pour qu’il approuve ou refuse la demande)  
  • Le manager approuve ou refuse sa demande  
  • (Une notification est envoyée au salarié)  
  • > Les plannings sont mis-à-jour  
  • > Les données de présence sont mis-à-jour dans les différents dashboards.  
  •  

Nouvel exemple de workflow, cross-logiciels cette fois : cela est possible lorsque vous disposez d’un socle RH qui vous permet de synchroniser les logiciels.  

  • Un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise  
  • Lancement du processus > un nouveau collaborateur est renseigné en tant que salarié dans le socle RH  
  • L’information est synchronisée automatiquement dans les autres logiciels de l’entreprise  

Explications : Alors qu’une personne du service RH aurait dû normalement saisir les informations personnelles du nouveau collaborateur dans les différents logiciels (congés, paie, plannings, gestion des performances etc.), là l’information vient automatiquement se renseigner dans les différents modules RH dont vous disposez.   

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Autre type de workflow cross-logiciels :  

  • Ce nouveau collaborateur a une période d’essai de 4 mois.  
  • Lancement du processus > Le service RH renseigne la durée de la période d’essai du nouveau collaborateur,  
  • 1 mois avant la fin de la période d’essai, une notification est déclenchée sur le portail du Manager lui rappelant qu’une revue de performance est à programmer.  

Un dernier :  

  • Un collaborateur quitte l’entreprise > Lancement du processus,  
  • Une notification est envoyée au DSI pour couper les différents accès du collaborateur,  
  • Selon le pays où il travaillait, les données sont stockées ou supprimées des différents logiciels conformément à la législation,  
  • A la fin du délai légal, ses données sont totalement supprimées, automatiquement.  

Pourquoi les workflows sont-ils importants dans un contexte RH ?  
Ces workflows sont essentiels dans un contexte RH pour faciliter et automatiser les tâches répétitives qui sont lourdes, chronophages et ayant peu de valeur ajoutée pour vos services RH.  

L’outil SIRH va automatiser toutes les tâches administratives répétitives via le workflow. Vous n’aurez qu’à paramétrer le workflow une fois pour que le processus se lance automatiquement toutes les fois qu’il le faudra.     

Les workflows vous seront utiles notamment pour la mise en place de processus transverses, le partage et comparaison des KPI RH (proportion de nouveaux salariés, durée de recrutement, taux de rétention… etc.) : ce qui va vous permettre de mieux comprendre les problématiques de vos filiales, évaluer leurs besoins et de leur allouer les ressources nécessaires.  

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Créez un tableau de bord sur-mesure  

Pour mieux centraliser les données provenant de filiales, créez des tableaux de bord vous permettant de visualiser les données en temps réel. La création de KPI pertinents (étape 2) va se révéler extrêmement importante pour créer vos tableaux de bords RH facilement.  

Votre outil de centralisation devient une véritable banque de données RH où toutes les informations de tous vos collaborateurs sont présentes. Vous repérez les données dont vous avez besoin et vous pouvez les compiler pour mieux les analyser et suivre leur évolution. Grâce à un SIRH multi-logiciels, vous pourrez compiler et/ou comparer les données de vos filiales les unes avec les autres, et aussi avoir une vue globale des informations de toute l’entreprise.  

Choisissez un outil qui vous permettra non seulement de créer un dashboard mais également d’exporter vos données et graphiques. Un tel outil pourra exporter vos rapports et vous aider à prendre les meilleures décisions.  

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5) Optimisez le taux d’engagement de vos employés  

Enfin, joignez l’utile à l’agréable en faisant de votre outil de centralisation des informations, un outil intuitif et ergonomique pour vos collaborateurs. Vous favoriserez ainsi l’interconnexion entre les collaborateurs et le développement de votre marque-employeur.  

La mise en place d’un socle RH, notamment via un logiciel SIRH comme PeopleSpheres, permet aux collaborateurs de mieux s’identifier à l’entreprise. Ils ne font plus simplement partie d’un bureau, d’une filiale etc. mais d’une entité entière et unique. Cela favorise l’engagement des collaborateurs auprès de l’entreprise et par conséquent, augmente la marque employeur de celle-ci.  

Ainsi, choisissez un outil qui soit ludique et qui optimise l’engagement de vos collaborateurs en améliorant votre marque-employeur. Dans cette logique, par exemplePeopleSpheres vous permet  

  • d’informer vos collaborateurs en leur poussant les informations qui les intéressent,  
  • d’organiser des évènements à une échelle globale comme locale,  
  • et donner l’occasion à vos collaborateurs de vous donner leur avis via des sondages.  

Autre conseil : améliorez vos processus en continu pour donner envie à l’utilisateur de renseigner ses informations de façon ludique via un portail RH unique.  Vous optimiserez ainsi le taux d’engagement de vos employés dans le monde et aurez une communication cohérente pour mettre en place une marque employeur forte.  

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6) N’oubliez pas la sécurité des données !  

Centraliser les données RH de vos filiales via un socle adapté doit vous sembler maintenant indispensable. Cependant attention au socle que vous choisissez ! En termes de sécurité, manipuler des données RH s’avère être extrêmement sensible !  

Voici deux points pour s’assurer que votre outil répond à tous les critères en matière de sécurité :  

  • Intégrité et effacement des données  

Pour être conforme aux différentes législations concernant les données personnelles, il faut vous doter d’un outil qui traite les données en conformité avec les différentes législations des pays dans lesquels vous êtes présents.  

Par exemple, le socle PeopleSpheres permet un effacement de données (data deletion) automatique qui fonctionne comme un workflow : si vous le paramétrez, il est possible de faire en sorte que lorsqu’une personne quitte l’entreprise, ses données soient automatiquement supprimées de vos bases après un certain délai (que vous choisissez également, selon les lois des pays dans lesquels vous êtes présents).  

Toutes les données identifiantes sont supprimées mais vous gardez l’historique des champs ne permettant pas l’identification du propriétaire de cette données pour vos reportings ! Magique non ?  
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  • Sécurité de stockage et d’archivage  

Pour conserver et archiver vos données en sécurité, nous vous conseillons de mettre en place un coffre-fort numérique lié à votre socle dans votre entreprise et filiales.  Grâce cet outil, vous pourrez numériquement conserver tous vos documents et simplifier vos échanges documentaires en toute sécurité. Vous pourrez centraliser vos données dans un seul et même coffre-fort facile d’accès.     

Conclusion   

Au cœur des stratégies pour mieux centraliser les données et permettre des reportings efficaces, le socle SIRH est d’autant plus nécessaire quand il s’agit de centraliser des données hétérogènes dans les différentes entités d’une entreprise.  

Pour avoir une vue d’ensemble et centraliser les données de vos filiales voici donc 5 (+1) astuces à mettre en place dans votre entreprise :  

  • Mettez en place une direction des ressources humaines Groupe  
  • Digitalisez vos processus RH pour les rendre plus fluides  
  • Connectez tous les logiciels RH de vos filiales grâce un socle RH  
  • Mettez en place des workflows multi-modules et automatisez vos reportings  
  • Optimisez le taux d’engagement de vos employés -       Et enfin, n’oubliez pas la sécurité de vos données !

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