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5 conseils pour construire un livret d’accueil en entreprise

Alexandre Diard

Outil RH pour accompagner les nouveaux employés arrivant en entreprise, le livret d’accueil est un document essentiel qui présente l’entreprise et son nouvel environnement de travail tout en mettant en avant ses modes de fonctionnement.

Comment construire un livret d’accueil en entreprise ? Et dans quels buts ? Quels sont les renseignements à intégrer plus rapidement pour accueillir de nouveaux membres ?

Nous répondons dès maintenant à toutes les questions.

 

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Qu’est-ce que le livret d’accueil en entreprise ?

Le livret d’accueil en entreprise recense les principales informations et les éléments pratiques qui illustrent ce qu’est l’entreprise et son mode de fonctionnement.

Ce document, à l’image d’un tutorat, doit faciliter l’adoption de repères en entreprise. Il contient donc des éléments d’orientation spécifiques et utiles pour tout nouveau collègue dès le premier jour.

Qu’il soit numérique — et pouvant se décliner en vidéo ou en webinaire — ou en papier, le livret d’accueil s’imprègne de l’histoire, de la culture d’entreprise, des valeurs et des objectifs de la société.

Il aide en même temps à familiariser le nouveau collaborateur avec les pratiques et les procédures mises en place dans l’entreprise pour qu’il soit pleinement opérationnel.

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Quelles sont les informations et rubriques à intégrer dans le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil en entreprise est obligatoire dans les établissements de santé, mais c’est un document qui se développe de plus en plus dans les autres secteurs d’activité.

En fonction du type d’entreprise et de ses activités, et du type de contrat proposé (CDD, CDI, Intérim, stage, alternance), voici les différentes rubriques qui doivent figurer dans ce document d’entreprise.

L’introduction du dirigeant

Dès les premières lignes, l’introduction du livret d’accueil en entreprise doit susciter et insuffler un sentiment d’appartenance au nouveau collaborateur. Ainsi, généralement rédigée par le chef d’entreprise, le dirigeant ou le PDG, le CEO ou encore par le fondateur, l’introduction souhaite la bienvenue aux nouveaux embauchés et cherche à donner une bonne impression.

Il introduit également le contexte du livret d’accueil en devenant un guide qui servira au quotidien et facilitera la bonne intégration des nouveaux salariés, à l’image d’un tuteur, d’un parrain ou d’un mentor.

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Une présentation de l’entreprise

La 1ère partie du livret d’accueil en entreprise est l’occasion de présenter l’entreprise, depuis son histoire jusqu’à ses aspirations et ses objectifs éventuellement. Cette partie commence habituellement par l’histoire de la compagnie : date de création, premières productions, les évolutions au fil des années, etc.

Ensuite, il est généralement convenu de lister les grandes valeurs qui accompagnent la croissance de l’entreprise depuis toujours et jusqu’à aujourd’hui.

La dernière partie de cette présentation concerne concrètement la présentation des activités actuelles de l’entreprise. On va chercher à préciser quelles sont les stratégies et les ambitions à court, moyen et long terme.

Pour plus d’impact et de visibilité, pourquoi ne pas accompagner ce début de présentation avec un organigramme général ? Cela va aider le nouvel embauché à mieux identifier les différents services et les personnes qui sont en charge de chaque département.

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Description des locaux et de l’environnement de travail

Si l’histoire et les aspirations de l’entreprise sont essentielles pour informer le nouveau collaborateur, il peut être intéressant de lui présenter l’entreprise dans son espace géographique afin qu’il se situe concrètement.

Dans cette section du livre d’accueil, mettre à disposition un plan aide à localiser l’entreprise dans la ville et dans le quartier ou dans les locaux.

C’est l’occasion de montrer quels sont les points d’intérêts les plus importants autour de l’entreprise comme les stations de transport en commun (métro, bus), les parkings publics et privés, ou encore le parking privé de l’entreprise. Pour une bonne intégration du salarié, indiquez également les points de restauration dans les alentours proches.

Tout lieu de travail ou espace important au sein de l’entreprise (poste de travail, espace de repos, salle de convivialité, salle de réunion, etc.) et dans l’environnement proche de l’entreprise doit être précisé et localisé.

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Dans un second temps, il est utile de créer une carte interne de l’entreprise avec les points suivants pour optimiser l’expérience collaborateur :

  • Les lieux où il est autorisé de fumer ;
  • Le restaurant d’entreprise ;
  • Les salles de pause ;
  • Les issues de secours ;
  • Les WC ;
  • Le local à vélos ;
  • etc.

Les règles de vie au travail

Dans cette partie du livret d’accueil d’entreprise, il est bon de préciser les informations pratiques à la vie de travail au sein de l’entreprise.

Ce sont des renseignements pratiques qui dessinent un cadre de travail et aident à l’intégration des nouveaux employés.

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On retrouve alors les éléments suivants :

  • Les heures d’ouverture du site ;
  • Les plages d’arrivée et de départ ;
  • Le temps de travail ;
  • La convention collective de l’entreprise ;
  • Un rappel des bonnes pratiques au sein des locaux : nettoyage du four micro-ondes, entretien des sanitaires, entretien de la machine à café, etc.
  • Les avantages légaux et conventionnels : chèque-vacances, tickets-restaurant, mutuelle, Plan d’Épargne Entreprise (PEE), etc.
  • Le règlement intérieur (via un lien Web) ;
  • Les outils de communication en interne 
  • Les règles de sécurité + le plan d’évacuation : en cas d’incendie et d’alerte ;
  • La politique RSE de l’entreprise :
  • Les coordonnées de contact en interne comme en externe : service RH, conseil des Prud’hommes, numéros des secours, numéro de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), les services généraux, etc.

Les procédures

Quand on intègre une entreprise pour la 1ère fois, il est important de prendre toute la mesure des réglementations et des procédures qui régentent la vie en entreprise, surtout pendant les premiers mois.

Dans cette section, c’est le moment d’indiquer qui contacter en cas de retard, en cas d’absence. Il faut préciser les différents justificatifs à joindre et à quel service les envoyer.

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De même, toute la législation en rapport avec l’acquisition et la prise de congés doit être précisée : RTT, où faire la demande ? À qui s’adresser ? Dans quel délai faire sa demande ? Où et comment faire sa déclaration de temps de travail ? Comment déclarer les heures supplémentaires ? À qui envoyer les notes de frais ? Comment revaloriser son contrat de travail ? Où aller suite à la perte de mon badge ? Etc.

Présentation des IRP (Instances représentatives du personnel)

Si l’entreprise possède des instances représentatives comme le CSE, le CE, le CHSCT ou encore des délégués syndicaux, cette section est l’endroit exact pour en informer les collaborateurs.

Précisez ainsi le rôle de chaque instance, le lieu où les contacter ainsi que les coordonnées de contact. Cette dernière partie du livret d’accueil d’entreprise est l’occasion d’indiquer l’existence d’une commission en particulier : commission de sécurité, commission de formation, etc.

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5 conseils pour construire votre livret d’accueil d’entreprise

1.      Créer un groupe de travail

Afin de lister les besoins des nouveaux collaborateurs, il est important de les écrire noir sur blanc. Pour éviter toute omission et faire le point, créer des ateliers afin de définir convenablement et de manière exhaustive le contenu du livret d’accueil est un bon réflexe.

Dans une sorte de programme d’intégration des nouveaux arrivants, c’est aussi l’occasion d’inviter les autres salariés et de faire connaissance avec les nouvelles recrues. Les avis des uns enrichissent les opinions des autres.

2.      Organiser une collecte d’informations

En ayant défini les thématiques et les rubriques qui figureront dans le livret d’accueil, il est essentiel de collecter les renseignements adéquats. En effet, un livret d’accueil erroné ou obsolète, voire incomplet risque de desservir l’entreprise et sa marque employeur.

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3.      Choisir le bon format

Quand la question du fond est réglée vient la question de la forme. Dans le monde numérique dans lequel nous vivons, il est nécessaire que le service ressources humaines opte pour un format digital. Celui-ci peut mêler avec brio textes, vidéos, icônes interactives, liens Web, etc. Une plateforme SIRH permet de parvenir à ce type de résultats.

Ensuite, le second point est de décider des formulations à employer :

Esprit startup avec le vocabulaire adéquat ?

Jouer sur l’étonnement avec une touche d’humour pour une fidélisation spontanée ?

Mettre en avant l’aspect légal et administratif ?

Chaque détail compte pour intégrer les nouveaux entrants et fidéliser tout en rassurant les collaborateurs en place.

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4.      Anticiper les mises à jour

Pour accueillir les nouveaux talents, le livret d’accueil doit être évolutif. Il est important qu’il soit mis à jour régulièrement et que vous puissiez apporter des modifications si nécessaires.

Que cela concerne la présentation de l’entreprise, les noms et coordonnées des contacts en interne, les différents processus, chaque point doit pouvoir être modifié et actualisé si besoin.

En organisant une veille et en choisissant les moments réguliers pour effectuer les mises à jour, vous optimisez la création du livret d’accueil et sa pérennité.

5.      Rendre le document accessible

Même si le livret d’accueil en entreprise s’adresse principalement au nouvel arrivant — il est généralement remis au nouvel employé au cours du processus d’Onboarding ou encore pendant sa journée d’accueil ou de prise de nouveau poste — il importe que ce document complet sur la vie de l’entreprise soit accessible à tous, à tout instant.

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L’entreprise comme les services des ressources humaines doivent ainsi en faire la promotion et communiquer dessus en interne.

Le numériser, enfin, permet de le stocker à moindres frais et le rendre accessible sur un espace de travail commun. Le livret d’accueil d’entreprise est un document essentiel pour accueillir le nouveau salarié et pour informer sur la vie dans sa nouvelle entreprise.

Ce guide va faciliter les démarches de la nouvelle recrue au sein de la structure. Il l’aidera à mieux s’intégrer à son poste de travail au moment de l’embauche pendant les premiers jours, les premières semaines voire les premiers mois dans certains cas.

Le livret va susciter un engagement des uns et des autres, qu’ils soient présents dans l’entreprise depuis un certain moment ou qu’ils arrivent juste dans la société. Une intégration réussie pour le collaborateur idéal, en somme.

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