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5 astuces pour que la formation professionnelle soit simplifiée

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Alexandre Diard
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De nos jours, les entreprises font face à une nouvelle dynamique, marquée par la création continue de nouveaux métiers, de nouvelles organisations du travail et de nouveaux modes de consommation et de communication. De ce fait, l’obsolescence des compétences arrive généralement assez rapidement chez les salariés. Pouvoir proposer régulièrement des formations professionnelles au sein de son entreprise apparaît donc comme un enjeu stratégique évident, voir indispensable. Pourtant, cela est bien plus facile à dire qu’à faire.

La formation professionnelle, est difficile à mettre en place et demande un investissement en temps et en argent non négligeable. Les managers et RH peinent à former efficacement leurs collaborateurs, les démarches étant compliquées et la formation adéquate difficile à déterminer.

 

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1) Déterminez les besoins

Autant pour vos collaborateurs que pour votre entreprise, la mise en place de formations professionnelles ne doit pas être faite au hasard. Chaque collaborateur a des compétences et des lacunes différentes et votre entreprise n’a pas forcément les mêmes besoins que ceux de vos salariés. Il est indispensable de déterminer, dans un premier temps, les compétences déjà existantes au sein de vos équipes ainsi que celles à développer et, dans un deuxième temps, les compétences dont votre entreprise va avoir besoin pour aller de l’avant.

- Faites un bilan des compétences : avant de vous lancer dans un plan de formation, établir un bilan des compétences, est indispensable. En effet, cela vous permettra d’évaluer les compétences professionnelles et personnelles de vos salariés, ses aptitudes et ses motivations.

- Faites le point : il est indispensable de comprendre où en est l’entreprise et quels sont ses besoins en termes de métiers et de compétences. Votre entreprise a forcément évolué au fil des années et bien que vos collaborateurs soient parvenus à s’adapter comme ils l’ont pu, ce n’est pas forcément la meilleure stratégie. Déterminez lors d’une réunion regroupant les PDG, les managers et les décisionnaires, les compétences déjà acquises, celles à améliorer et bien sur celle qui doivent être intégrées dans les années à venir. Etablir un plan de développement des objectifs, vous permettra de faire un suivit de l’évolution des compétences de votre entreprise.

Une fois toutes les informations nécessaires récoltées, analysez-les et déterminez les besoins les plus urgents. En regroupant les lacunes, vous serez en mesure de faire des choix stratégiques et utiles pour votre entreprise. Pour y parvenir, faites un parallèle entre les besoins de votre entreprise et les solutions. Ainsi, vous proposerez es formations les plus efficaces pour vous assurer une montée en compétence rapide de toutes vos équipes.

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2) Connaître les modalités de la formation professionnelle

Connaître certaines modalités de la formation professionnelle, est fondamental et vous permettront de mieux l’aborder auprès de vos salariés. Il faut savoir que toutes les formations professionnelles sont régulées par le code du travail. Elle est accessible par les entreprises, qui organise soit elle-même la formation de ses salariés ou alors par le biais d’un organisme spécialisé. Il se peut aussi que les salariés demandent à faire eux même une formation, en prenant des congés de formation.

2.1) les différents types de formations professionnelles

Dans le code du travail, toutes les actions entrant dans la perspective de formation est acté dans l’article L6313-1. Il existe d’après cet article du code du travail, plusieurs types de formation qui permet aux salariés d’avoir accès à de nombreuses capacités, voici quelques-unes d’entre elles :

- L’adaptation et développement des compétences : Faciliter l’adaptation de vos salariés suivant le poste occupé, l’évolution des emplois et de l’activité de votre entreprise, ainsi que favoriser le maintien de leur emploi. Ils pourront ainsi participer au développement des compétences des autres salariés.

- La promotion : cela peut permettre à vos salariés d’acquérir une qualification plus élevée.

- La prévention : préparer ses salariés à une mutation d’activité en vue des changements techniques et des structures de l’entreprise, cela permet de réduire les risques d’inadaptation de qualification à l’évolution des techniques

- La formation d’économie et gestion : permettre à vos salariés de mieux aborder les enjeux et le fonctionnement de l’entreprise et plus particulièrement de la vôtre.

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2.2) Autres modalités liées à la formation

L’accès aux formations professionnelle pour les salariés, peut se faire par le biais de plusieurs canaux, qui sont par exemple :

- À la demande de l’employeur, dans le cadre d’un plan de formation

- À l’initiative de votre salarié, soit dans le cadre de son compte personnel de formation (anciennement DIF), soit en prenant des congés individuels de formation

- Avec l’orientation professionnelle, en relation avec le conseil d’évolution professionnelle (CEP) et le bilan des compétences

- Lors de période de professionnalisation, c’est-à-dire former individuellement vos salariés afin qu’ils puissent évoluer professionnellement et ainsi maintenir leur emploi. Cette période se fait en alternance, de la théorie et des heures de travail.

Il ne faut pas oublier aussi, que les employeurs sont dans l’obligation de proposer des formations professionnelles à leurs employés, soit tout le long de leur contrat, soit dans le cadre d’accord de branche ou d’une convention collective. Pour finir, sur les principes généraux de la formation professionnelle, il est important de savoir que l’entreprise est tenue de contribuer financièrement aux formations, cette charge est calculée sur votre masse salariale. Il est possible, en faisant des versements, de faire appel à des organismes spécialisés, l’OPCA est un bon exemple.

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3)Élaborez un programme de formation

Établir un programme de formations professionnelles, est important pour définir toutes les actions à réaliser pour la bonne réalisation de la formation, elles sont inscrites dans l’article L. 6353-1 du code du travail.

En effet, vous devez préciser les objectifs à atteindre, le niveau de compétences requis pour accéder aux formations, déterminer les moyens pédagogique, techniques et l’encadrement de la formation. Vous devez par la suite, mettre en place des moyens afin de suivre la bonne exécution de la formation et des résultats qui en découlent.

- Les objectifs : but précis à atteindre par les salariés lors de la formation, en termes de compétences ou de qualifications à obtenir, que la formation soit récompensée d’un titre/Diplôme ou non.

- Les compétences et les pré-requis : il convient de définir les compétences des salariés concernés suivant ses fonctions, leur catégorie de poste, ainsi que les conditions d’accès à la formation comme le niveau exigé pour qu’un salarié puisse y participer.

- La durée : Précisez la durée de la formation et de ses actions, sa répartition sur les temps de travail avec les dates de début et de fin. Présentez-la sous forme de planning ou d’un calendrier

- Moyens pédagogique et technique : il vous faut décrire tous les éléments matériels de la formation c’est-à-dire, les supports, les salles prévus à cet effet, la documentation et autres ainsi que les compétences ainsi que les capacités pédagogiques des formateurs en rapport avec la formation

Dans le cas de la formation professionnelle en partie ou totalement à distance, qui se nomme « la Formation Ouvertes à Distance – FOAD ». L’entreprise doit alors établir un programme pour le salarié concerné. Ce programme doit comprendre :

- Les qualifications et les compétences des personnes en charge d’accompagné le salarié dans la réalisation de la formation

- Les modalités de temps et de lieu mis à disposition pour que le salarié puisse s’entretenir avec les personnes en charge de le former.

- Les délais de suivi du salarié par les personnes en charge de sa formation.

Dans les formations ouvertes à distance, il est important que vous puissiez connaître l’assiduité de votre salarié. Pour cela des moyens sont en place comme les justificatifs qui atteste de la réalisation des travaux suivant l’article L. 6353-A ou encore par des évaluations mis en place par l’organisateur de la formation.

- Le contenu de la formation : Vous devez détailler la formation à vos salariés en faisant apparaître tous les objectifs ainsi que toutes les phases de la formation

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4) Rendez les formations professionnelles attractives

La formation professionnelle doit être mise en place en dehors des activités habituelles de l’entreprise. Former ses salariés ne signifie pas que les postes doivent être abandonnés. Les deux projets doivent être menés en parallèle pour ne pas mettre en danger les activités de l’entreprise.

De ce fait, il est indispensable d’élaborer un planning pour mettre en ordre les priorités, disperser les charges de travail intelligemment et placer les moments de formations à des moments clés.

Ces contraintes peuvent effrayés vos salariés, qui peuvent penser que cela leur apportera une surcharge de travail. Il est donc important de bien les conseiller sur les modalités des temps de formations ainsi que de les motiver à s’engager dans le processus des formations.

Afin de les attirer d’avantage, misez sur des formations ludiques, et non scolaire qui pourraient engendrer un manque de motivation de la part de vos salariés. Des formations qui impliquent d’avantage le salarié, vous permettra de vous assurer que la formation sera efficiente et restera effective durant toute sa carrière.

- Misez sur les jeux de rôle : une formation théorique, longue et monotone a peu de chance d’intéresser vos salariés. Pour ne pas perdre leur attention et ne pas perdre de temps dans une formation d’où il ne ressortira rien, changez de méthode et impliquez-les dans le processus d’apprentissage. Les jeux de rôles sont une activité parfaite pour mettre le collaborateur en situation, le challenger et le marquer. Proposez des simulations et agrémenter le tout d’improvisations, d’accessoires et pourquoi pas d’un enregistrement pour qu’il puisse se voir et s’auto-évaluer. L’investissement de la part des équipes est garanti !

- Proposez des formations ludiques : de nombreuses formations ludiques voit le jour. La gamification est l’une d’entre elle, en effet elle permet, sous la forme d’un jeu vidéo, de former ses salariés à de nouvelles compétences quand ils le désirent. Ce principe est très efficace puisque votre employé n’aura pas l’impression d’être formé comme un enfant. Il s’amuse, réfléchit, se challenge et se met en difficulté sans même réaliser qu’il est en train d’apprendre. Vous pouvez mettre en compétition les différentes équipes de votre entreprise ou proposer une récompense pour les meilleurs résultats afin de donner envie aux salariés de s’investir et se dépasser.

N’oubliez pas, pour une formation réussie, le salarié a besoin de comprendre la raison pour laquelle il la suit et l’utilité qu’elle a pour lui dans le futur. Bien sûr, celle-ci lui servira à répondre plus rapidement et efficacement aux attentes, mais il est possible que le salarié n’en saisisse pas l’enjeu immédiat. Pour cela, vous pouvez prouver l’utilité de la formation en récompensant par exemple les meilleurs résultats : titre de formateur pour les prochaines formations, petite prime, avantages en nature, etc.

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5) Adoptez le Blended-Training

La formation professionnelle, prend une place importante aujourd’hui au sein des entreprises. Avec l’avènement numérique, une nouvelle formule de formation a vu le jour ces dernières années : Le Blended – Learning (Formation mixte). Cette nouvelle formule, très moderne, désigne une formation par le biais de nombreux canaux comme le numérique. Voici quelques raisons de choisir ce genre de formation :

- Réduction des coûts : ce dispositif permet de former une grande partie de ses salariés et d’optimiser leur temps, et donc de réduire les coûts de formation et de déplacement.

- Formation rapide, efficace : le blended-training permet de mettre en place une technologie et une architecture plus fiable ainsi que de meilleures animations.

- S’adapte aux besoins des salariés : cette formation s’adapte au rythme de travail du salarié, ce qui les rend autonome contrairement aux formations « classique ». Elle favorise la motivation du salarié, en lui donnant envie d’apprendre.

- Favorise le travail collectif : permet aux entreprises de créer une cohésion au sein de leurs salariés pour optimiser le travail collaboratif.

- Contribue à un meilleur suivi : les outils mis en place permettront de tester vos salariés avant, pendant et après leur formation. Cela vous permettra de connaître les lacunes et les compétences de chacun.

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Pour aller plus loin :

Aidez-vous des outils SIRH Une bonne organisation et une gestion des plannings de chacun de manière rapide et efficace n’est pas toujours facile à mettre en place manuellement. Plus il y a de salariés ou de missions, plus la tâche se complique et les risques d’oublis ou d’erreurs augmentent.

Bien que les évolutions technologiques puissent engendrer un besoin de développement des compétences, elles peuvent aussi être un allié de taille pour l’organisation. De nombreux outils sont apparus pour aider le service des ressources humaines à organiser et mettre en place un plan de développement. Cela permet de s’assurer une organisation efficace, une charge de travail mieux répartie et une gestion des différentes formations facilitée.

- Un planning en ligne : en mettant à disposition un planning pour l’ensemble de l’entreprise, consultable et modifiable par chacun, vous aurez une vue générale des différentes activités de chacun, de la masse de travail attribuée et du temps passé entre formations et tâches quotidiennes. Ainsi, vous pourrez réajuster les plannings mal répartis pour ceux qui en ont besoin, agirez rapidement lors de l’absence d’un formateur ou d’un collaborateur ou encore, prouverez votre transparence et votre justesse quant au travail distribué à chacun et au temps accordé pour les formations de ceux qui en ont besoin.

- Des entretiens réguliers en ligne : pour vous assurer de l’efficacité des formations que vous avez mises en place, vous pouvez très rapidement créer avec l’aide de formateurs des petits tests ou QCM d’une dizaine de minutes que vous soumettrez aux formés afin de vérifier leur bon apprentissage et réagir à temps face aux lacunes et retards que vous décèlerez.

- Un catalogue de formations : si l’organisation de formations internes n’est pas possible par manque de temps ou de moyens, vous pouvez proposer à vos salariés des catalogues de formation en lignes afin de laisser le collaborateur prendre ses dispositions pour développer ses compétences et mieux répondre à ses besoins. Ainsi, vous pouvez repérer vos salariés les plus motivés pour organiser vos plans de remplacement ou d’évolution.

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Conclusion

La formation professionnelle au sein d’une entreprise n’est donc pas simple à mettre en place et demande une certaine organisation. Entre coûts et moyens, motivation des salariés, ressources disponibles et disponibilité en termes de temps, la formation professionnelle peut s’avérer être un véritable casse-tête. Pourtant, elle est très importante tant pour le développement personnel des salariés que pour celui de l’entreprise. Alors pour faciliter la mise en place de celle-ci, quelques pratiques peuvent vous être utiles :

- Déterminer les besoins de l’entreprise, les compétences des salariés déjà acquises ainsi que celles à améliorer

- Mettre en place des plannings pertinents

- Prendre en compte la charge de travail de chacun

- Mettre en place des règles

- Assurer un suivi régulier

- Mettre à disposition les outils nécessaires à la bonne mise en place de la formation professionnelle

- Challenger les salariés pendant leur apprentissage

- S’entourer des bons outils pour faciliter la gestion et le suivi de celle-ci

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