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5 astuces pour anticiper la gestion des congés payés de mai

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Juliette Plachez
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Les congés payés font chaque année partie d’une des missions les plus importantes des services RH à l’approche du mois de mai. En effet, les employés retardataires ayant des congés non soldés les posent sur le mois de mai et à cela s’ajoute les nombreux jours fériés. Une bonne gestion des congés est donc primordiale pour les entreprises.

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Depuis 1982, les salariés français ont droit à 5 semaines de congés payés par an, faisant ainsi de la France l’un des pays dans lesquels les congés payés sont les plus longs au monde.  Ces jours de congés payés ne sont valables uniquement pendant la période de référence (1er juin au 31 mai). Autre particularité des congés payés, il est également impossible de prendre tous ses congés en une fois sauf exception, le maximum étant de 4 semaines consécutives.

Malgré une pratique courante dans les entreprises, la loi ne rend pas obligatoire le report des congés payés pour l’année suivante. Un employé n’ayant pas pris tous ses jours de congés payés au 31 mai les perdra définitivement. De plus, ces derniers ne sont pas récupérables en indemnités excepté en cas de rupture de contrat, les congés payés seront donnés lors du solde de tout compte.

La gestion et le planning des congés payés font souvent l’objet de discussions en entreprise. La gestion et la décision de la validation des congés payés revenant à l’employeur, certains collaborateurs peuvent parfois se retrouver avec des dates de congés non conformes à leurs souhaits. Mauvaise gestion des congés payés et des absences de la part de l’entreprise, demande de congés trop tardive de la part de l’employé, comment faire pour éviter cette situation et anticiper au mieux la gestion des congés payés ?

Qu’entend-on par anticipation de la gestion des congés payés ? 

L’anticipation de la gestion des congés payés en mai est primordiale pour un planning de congés payés efficace. L’utilisation complète des congés payés par les employés relève de la responsabilité de l’entreprise. Elle doit veiller à ce que tous ses collaborateurs utilisent leurs jours de congés en temps et en heure dans le cadre fixé par la loi et la convention collective. Anticiper la gestion des congés payés et des absences de ses collaborateurs permet à l’entreprise de gérer efficacement les employés n’en ayant pas posé ou même les jours de fractionnement. 

Qu'est ce qu'un jour de fractionnement ?

« Lorsque le congé principal est d'une durée supérieure à douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l'accord du salarié. Cet accord n'est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l'établissement. Une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire. » Article L3141-19

Les jours de congés payés restants sont dits de fractionnement – à noter que la 5ème semaine de congés payés ne rentre jamais en compte pour les jours de fractionnement. Ces jours de fractionnement sont des jours de congés supplémentaires accordés au salarié.

Dans quel cadre est-il possible d’obtenir un jour de congés payés supplémentaire ?

- Lorsque le salarié a entre 3 et 5 jours restants sur son congé principal, il obtient un jour supplémentaire.
- Lorsque le salarié a entre 6 et 12 jours restants sur son congé principal, il obtient deux jours de congés payés supplémentaires.

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La période légale du congé payé principal se terminant le 31 octobre, la gestion et le calcul des jours de fractionnement ne peut se faire qu’à partir de novembre. Il est tout de même possible de déroger à cette règle avec la convention collective de l’entreprise ou un accord collectif ou si tout simplement le salarié y renonce.

Pourquoi anticiper et améliorer sa gestion des congés sur la période de mai ?

L’anticipation de la gestion des congés payés lors de périodes de fortes absences telles que mai ou les vacances d’été présente plusieurs avantages.

Effectivement, cela permet d’éviter une partie des départs massifs en congés payés en mai. En effet, une partie est due aux retardataires devant prendre leurs jours de congés payés avant le 31 mai. Pour éviter cela, une bonne gestion des congés est essentielle. Le service RH et les responsables d’équipe ont pour responsabilité de relancer les salariés régulièrement si ces derniers n’ont pas effectué de demande de congé.

Ensuite dans le cas d’une mauvaise gestion, le manque de suivi des congés payés des employés est un des facteurs causant les périodes de forte absence et peut avoir des conséquences néfastes telles que :

- Altération de l’image de l’entreprise
- Perturbation des employés

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Le manque de personnel se fait ressentir sur l’activité de l’entreprise : la qualité du service offert peut notamment se dégrader (délai supplémentaire, …). Une dégradation de l’image auprès des différents partenaires externes est possible. Prévoir, anticiper et mettre en place une meilleure gestion de la période des congés payés de mai permet ainsi d’éviter des désagréments avec les partenaires.

En outre, les employés travaillant pendant ces périodes de fortes absences connaissent un rythme de travail perturbé. Cela peut affecter leur productivité mais également leur bien-être au travail. Dans l’optique d’être le plus efficace possible même à effectif réduit, anticiper au maximum la gestion des départs en congés payés permet de préparer les employés pour cette période creuse.

Exemple concret de la nécessité d'une bonne gestion des congés payés 

Pour bien comprendre la nécessité d’anticiper la gestion des congés payés, nous allons prendre un exemple concret.

Même pendant les périodes de départ massif groupé, l’entreprise doit respecter la date de paie habituelle pour ses salariés. Dans le cas où l’entreprise impose des congés fixes lors des vacances d’été, si la date de la paie a lieu pendant cette période de congés. Il est impératif de s’organiser en amont pour ne pas influer sur la date de paie habituelle. Pour cela, une bonne gestion du planning de congés est requise.

Il existe plusieurs solutions face à ce problème évitant de mobiliser une personne du service RH le jour même de la date de paie. Les solutions de gestion suivantes peuvent être mise en place :

- Automatiser la gestion de la paie
- Faire un virement plus tôt et prévenir ses employés en conséquence
- Verser un acompte à ses employés dont le montant est le plus proche possible de leur salaire initial et les prévenir de ce changement

Dans tous les cas, cela demande de la prévision au niveau de la gestion des congés payés et des absences de l’entreprise.

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Comment anticiper les congés de mai ?

Il est possible d’anticiper la gestion des congés en automatisant une partie des actions nécessaires. En effet, une gestion automatique des plannings de congés payés simplifie la vie des employés, des responsables d’équipe et du service RH. Pour cela, il est possible d’avoir recours à des outils de gestion RH tels que des logiciels. S’inscrivant dans une ère où le développement de nouvelles technologies est maître, ces logiciels utilisent les dernières technologies disponibles sur le marché au service de la gestion de votre entreprise.

Les avantages de ce nouveau mode de gestion sont multiples :

1- Meilleure vue sur le planning des congés payés
2 - Planning à jour en toutes circonstances
3 - Calcul des indemnités plus simple
4 - Fiabilité des informations
5 - Facilitation du processus pour les soldes tout compte

1 - Meilleure vue sur le planning des congés payés

Les employés ont une vision claire sur leur nombre de jours de congés payés restants ainsi que les congés à venir ou pris précédemment. Les responsables d’équipe ont un panorama exact des congés de leurs collaborateurs et peuvent donc ajuster et gérer les projets en fonction. Le service RH est informé de chaque départ et en cas de malentendu régler rapidement le problème.

Module congés et absences MonPortailRH - PeopleSpheresImage MonPortailRh.com

2 - Planning à jour en toutes circonstances

Les demandes et les validations des congés sont directement effectué dans le logiciel. Ceci permet au planning de congés d’être à jour en toutes circonstances et pour tous les collaborateurs. Cela facilite la gestion pour le service RH et les responsables d’équipe.

Module congés absences MonPortailRH PeopleSpheres

Image MonPortailRh.com

3 - Calcul des indemnités plus simple

Du fait que les informations soient automatiquement à jour, les solutions logiciels de gestion des congés payés offrent également la possibilité de calculer les indemnités plus simplement et rapidement.

4 - Fiabilité des informations

Tous les collaborateurs ont accès (employé, service RH, responsables) à leur planning mais ont également une vue sur le processus de validation. Tout ceci permet d’obtenir une grande fiabilité des informations présentes dans le logiciel.

5 - Facilitation du processus pour les soldes tout compte

L’outil vous permet de suivre le compte des jours de congés payés restants avec une grande précision ce qui facilite grandement le processus lors du départ d’un collaborateur.

 


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